Giriş Ekranı ve Ayarlar - Dokümantasyon

Destek Kayıt - Giriş Ekranı ve Ayarlar

Ayarlar

Genel Ayarlar

Uygulamanın Kullanım Şekli Özelliği: Uygulamanızı müşteri, personel veya hem müşteri hem personel bazlı kullanabilirsiniz.

Destek Kaydını Şubelere Göre Ayır Özelliği: Bünyenizde birden fazla şube var ise kayıtlarınızı şubelere göre ayırabilirsiniz. Bu ayırma işlemi ile filtreleme de yaparak destek kayıtlarınızı inceleyebilirsiniz.

Bildirimleri Yönet Özelliği: Destek kayıtlarındaki hareketlere göre bildirim almanız mümkündür. Bildirimleri yönet özelliği kullanırsanız ayarlar menüsüne Bildirim Ayarları menüsü eklenecektir. Buradan hangi durumlarda bildirim almak istediğinizi seçebilirsiniz.

Grup Özelliği Kullan: Destek kayıtlarınızı gruplara göre ayırarak tanımlama ve filtreleme işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz.

Kategori Özelliği Kullan: Destek kayıtlarınızı kategoriler uygulayacak iseniz bu özelliği tercih edebilirsiniz. Her bir kategori için yetkili kullanıcıları tanımlayabilir ve o kategoriye hangi kullanıcılarınızın işlem yapabileceğini seçebilirsiniz. Kayıtlarınıza birden fazla kayıt eklemek istediğinizde de Yeni kayıt eklerken tüm kategoriler seçilebilsin butonunu işaretlemeniz gerekmektedir.

Kategori özelliği kullan özelliği açıldıktan sonra,  ayarlar menüsünden Kategoriler menüsünden kategorilerinizi tanımlamalısınız. Dilerseniz üst kategori ve ilgili uygulama seçebilirsiniz. Kategorinizi tanımladıktan sonra yetkili kullanıcı veya takım özelliği kullanıyorsanız yetkili takımlarını ayarlayabilirsiniz.

Takım Özelliği Kullan: Kayıtlarınıza takım bilgisi de ekleyebilirsiniz. Ayarlar menüsünden Takım Tanımları menüsünden bu tanımlamaları yapıp yetkili kullanıcılarını ayarlamanız yeterlidir.

Forum Mesajı Yazınca Müşteriye Bilgi Maili Gitsin Özelliği: Destek kayıtlarınız müşteri bazlı kullanıyorsanız kayıt ile ilgili temel bileşenlerden forum mesajı girdiğiniz zaman müşterinize bu forum mesajının mail olarak gönderilmesini sağlayabilirsiniz.

Aşama Özelliği Kullan: Destek kayıtlarınızı aşama tanımlarına göre takip edebilirsiniz. Aşamalarınızı durum özelliği ekleyebilirsiniz. Örneğin destek kaydınızın aşaması test iken durumu test bekliyor veya test başarılı olabilir. Aşama özelliğinde de diğer özelliklere benzer şekilde kullanıcılarınıza yetki verebilirsiniz. Ayarlardan Aşama Tanımları ve Durum Tanımları menülerinden tanımlarınızı yapabilirsiniz. Aşama tanımları kullanıyor iseniz her bir aşama için tahmini işlem süresi tanımlayabilirsiniz.  

Aidat Özelliği Kullan: Müşteri bazlı destek kayıtlarında aidat özelliği kullanılmaktadır. Bu özellik kullanılırken gelen ve giden aidatların kategorisi seçilerek nereye gittiği görüntülenebilmektedir.

Müşteri Temsilcilerine Göre Ayır: Destek kayıtlarınızı müşteri temsilcilerine göre ayırıp filtreleyebilirsiniz. Bu sayede her temsilci kendi müşterisine odaklanmasını sağlayabilirsiniz. Aynı zamanda kayıtlar sıralandığı zaman destek kaydının sorumlu bilgisinde de müşteri temsilcisi olarak görüntülenebilmektedir.

Destek Paketleri Özelliği Kullan: Vereceğiniz hizmete göre destek paketleri oluşturarak ilgili müşteriye ne kadarlık bir işlem yapmanız gerektiğini her kayıt içerisinde görebilirsiniz. Bu özellik kullanılacak ise ayarlardan Destek Paketleri menüsünden hizmet periyodunu, paketin fiyatını ve açıklamasını tanımlayabilirsiniz.

Sözleşme Özelliği Kullan: Sözleşme özelliği kullanarak açık kayıtlarınızdaki müşterilerinizin sözleşmesi olup olmadığını görebilirsiniz.

Tamamlanma Yüzdesi Özelliği: Destek kaydının ne kadarının tamamlandığının görüntülenmesini sağlamaktadır.

İşlem Tarihi Kullan Özelliği: Destek kaydınıza herhangi bir işlem tanımlamış iseniz o işlemin ne zaman yapılacağı ile ilgili işlem tanımlayabilirsiniz. Örneğin bir destek kaydına görev açmış iseniz görevin ne zaman yapılacağını oluşturulan takvime göre takip edebilirsiniz. Bu tarihler yardımı ile listelerinizde işlem ve süre bilgisini gösterebilirsiniz.

Tahmini Bitiş Tarihini İlgili Görevlerden Getir Özelliği: Destek kaydınız ile ilgili görev açılmış ise o görevin sonlanma tarihine göre destek kaydınızın tamamlanma tarihi getirilmektedir. Bu süreye ek gün ekleyerek işleminizi daha garanti hale getirebilirsiniz.

İlgili Kişiler: Destek kaydınızı oluştururken, kaydı açan kişi otomatik ilgili kişilere ekleyebilirsiniz. Görev eklerken ilgili kişiyi destek kaydındaki ilgili kişilerden seçebilirsiniz. Kayıt eklerken sorumlu bilgisi yok ise otomatik sorumlu tanımlaması yapabilirsiniz.

Parametreler

Destek kaydınıza eklemek istediğiniz özellikleri parametreler yardımı ile ekleyebilirsiniz. Bu parametreler.

Takvim Ayarları

Destek kayıtlarınıza takvim entegrasyonunu kullanarak takviminizde destek kayıtlarının günlerini görebilirsiniz.

Mail Form Ayarları

Kayıtlarınız ile ilgili mail gönderirken kapalı, gecikmiş ve açık kayıtlara göre bu mail formlarını düzenleyebilirsiniz. Açık kayıtlarda tanımlamış olduğunuz aşamalara göre de farklı farklı mail formları oluşturabilirsiniz. Formlar oluşturulurken; gönderilecek olan hesabı, hangi şablonun kullanılacağını ve kopyasının gönderileceği alıcıları seçebilirsiniz. İlgili formu kullanmak istemediğiniz zaman pasife alabilirsiniz.

E-mail Ayarları

Forum mesajları gönderilirken kullanılacak olan e-mail adresinin özelliklerini tanımlamanız gerekmektedir.

Otomatik Yanıtlama

Müşteriniz tarafından forum mesajları girildiğinde ve bu mesajlar tatil günlerinde girilirse gönderilecek yanıtları seçebilirsiniz. Tatil günlerini tanımlı günlerden ayarlayabilir veya cumartesi, pazarı ekleyebilirsiniz.

Otomatik Yanıtlar

Otomatik yanıtlama özelliği kullanılacak ise otomatik yanıtlar menüsünden gönderilecek yanıtların tanımlanması gerekmektedir. Tatil günleri de eklenerek tanımlamalar yapılabilmektedir.

Temel Bileşenler

İşaretlediğiniz uygulamalar üzerinden destek kayıt detayınıza ekleyebilirsiniz.

Bağlantı Ayarları

Destek kaydı ile ilişkilendirme istediğiniz uygulamaları işaretleyebilirsiniz.

Otomatik Numaralandırma

Otomatik numaralandırma kullanarak ön ek ve artacak sayı girilerek her yeni kayıtta otomatik olarak artırma işlemi sağlayabilirsiniz.

Yetkili Kullanıcılar

Uygulamaya erişim yetkisi bulunan kullanıcılar listelenir. Kullanıcılar için yetki ekleme/çıkarma işlemleri gerçekleştirebilirsiniz.