Gelen evrak, giden evrak ve ortak dokümanlarınızı bu uygulama üzerinden takip edebilirsiniz.
Ayarlar
Genel Ayarlar
Benzersiz İşletme Kayıt No kullan: Gelen, giden ve ortak doküman kayıtlarında kullanabileceğiniz İşletme Kayıt No bilgisinin tek kullanımlık olmasını ifade eder. Diğer bir deyiş ile aynı İşletme Kayıt No tek bir dokümanda kullanılabilir.
Silinmiş Öğeler İçin Benzersiz İşletme Kayıt No kullan: İçerik hazırlanıyor.
Kullanım alanına göre ayrı otomatik numaralandırma kullan: Gelen, giden evrak ve ortak dokümanlar için ayrı ayrı otomatik numaralandırma yapılmasını sağlar. Otomatik Numaralandırma menüsünden gelen evrak, giden evrak ve ortak dokümanlar için ön ek , sayı ve son ek belirleyebilirsiniz.
Mail gönderim özelliği kullan: Dokümanlar için Dağıtım, Günlük Rapor ve Haftalık Raporları mail yoluyla bilgilendirme yapmanızı sağlar.
Mail Form Ayarları menüsünde ve uygulama kullanım dokümanında detaylı bilgi verilecektir.
Kurumları tanımlanmış müşteri kayıtları üzerinden çalıştır: İçerik hazırlanıyor.
Kurum - CRM Kategori eşleşmesi yap ve kategoriyi otomatik güncelle: Müşteriler uygulamasında oluşturmuş olduğunuz grup ve kategorilere atadığınız müşteriler ile evrak/doküman tiplerine göre kurumlara topluca atama yapabilmenizi sağlar. Müşteri kategorisi ile evrak tipi eşleştirmesi yapılır. Kategoriye eklenmiş müşteriler o evrak tipi kurumlarında listelenir.
Meta Data kullan: Kayıtlar ile ilgili üst verileri oluşturmanızı sağlar. Parametre özelliği ile benzerlik göstermektedir. Parametreden farkı; parametre girişinde tanımlanmış nitelik/niceliklere göre değer karşılığı girilmektedir. Meta Datada ise giriş ekranında anahtar kelime girişi kullanıcıya bırakılmış hangi nitelik/nicelikte değer girilmek istiyorsa belirtilebilmesi sağlanmıştır. Parametre geneli kapsarken meta data kayıt için özelleştirilebilir.
Varsayılan döküman sıralama ve tarih filtrelerini genel ayarlardan düzenleyebilirsiniz. Dokümanlar seçtiğiniz kriterlere göre listelenecektir.
Gelen Evrak
Gelen Evrak özelliği kullan: Özellik aktif edildiğinde uygulama giriş ekranında Gelen Evrak menüsü yer alacaktır. Gelen evraklarınızı burada toplayabilirsiniz.
Grup Özelliği Kullan: Evraklarınızı gruplandırmak için bu özelliği kullanabilirsiniz. Bu özellik sayesinde oluşturduğunuz gruplara göre listeleme gerçekleştirebilirsiniz.
Kategori Özelliği Kullan: Grup özelliği aktif ise kullanılabilir. Kategoriler, grupların alt kırılımları olarak düşünülebilir. Grup genel bir başlık iken kategori daha belirleyici bir başlığı ifade eder.
Örneğin; İnsanlar Kaynakları grup adı , Özlük Dosyaları kategori adı ve daha özele indirgemek gerekirse Kimlik Fotokopisi alt kategori adı olarak düşünülebilir.
İlgili / Sorumlu Firma Özelliği Kullanın: Evrak takibinde, evraktan sorumlu olan ve evrak ile ilgili firmalar yer alabilir. Evrak içinde bu firmaları belirtebilirsiniz.
Giden Evrak
Giden Evrak özelliği kullan: Özellik aktif edildiğinde uygulama giriş ekranında Giden Evrak menüsü yer alacaktır. Giden evraklarınızı burada toplayabilirsiniz.
Grup , Kategori ve ilgili/sorumlu firma açıklamaları “Gelen Evrak” başlığı altında açıklanmıştır.
Ortak Dokümanlar
Ortak Dokümanlar özelliği kullan: Şirket ortak dokümanlarına tek bir ekran ulaşmak için bu özellikten faydalanabilirsiniz.
Gelen ve giden evrakta olduğu gibi grup ve kategori özelliği kullanabilirsiniz.
Doküman listesinde gösterilecek bilgiler: Dokümanlar liste sayfasında gösterilmesini istediğiniz bilgileri, listelenmiş olan başlıkları içerisinden seçebilir, gösterim sıralamasını düzenlemek için numara atayabilirsiniz.
Kısıtlamalar
Zorunlu Doküman Bilgileri: Doküman girişinde doldurulması gereken zorunlu alanları evrak türlerine göre ayrı ayrı, listelenmiş olan başlıklar içerisinden geçebilirsiniz. Belirtilen zorunlu alanlar doldurulmadan kayıt tamamlanamamaktadır.
*Grup ve Kategoriler Hakkında: Oluşturmuş olduğunuz her grup ve kategori için kullanıcı yetkileri ekleyebilirsiniz. Grup ve kategoriye erişim sağlamasını istediğiniz kullanıcıyı grubun yetkili kullanıcılarına eklemeniz gerekmektedir. Kullanıcılara yapacakları işlem türleri göre de yetki verebilirsiniz.
Doküman Grupları: Kullanım alanlarına göre belirlediğinizi başlıklarda dilediğiniz kadar doküman grubu ekleyebilirsiniz. Kullanıcılar için yetkiler atabilirsiniz.
Yetkiler için *Grup ve Kategoriler Hakkında başlığından faydalanabilirsiniz.
Doküman Kategorileri: Oluşturduğunuz grupların kategorilerini bu alandan oluşturabilirsiniz. Kategorilere istediğiniz kadar alt kategori ekleme imkanı da sunulmaktadır.
Yetkiler için *Grup ve Kategoriler Hakkında başlığından faydalanabilirsiniz.
Doküman Konu Tanımları: Dokümanlarda konu alanı kullanılıyorsa bu menüden konu tanımlarını yaparak doküman girişinde yaptığınız tanımlardan birini seçebilirsiniz. Tanımladığınız konu başlıklarında biri kullanılmayacaksa manuel olarak konu başlığı da ekleyebilirsiniz.
Evrak Geliş Yöntemleri: Evrak geliş yöntemlerinizi tanımlayabilirsiniz.
Doküman Durum Tanımları: Dokümanlar için belirlediğiniz durum tanımları bu alandan gerçekleştirebilirsiniz.
Doküman Tipleri: Yükleyeceğiniz doküman tipleri bu alanda tanımlı olarak gelmektedir. Eklemek istediğiniz farklı uzantılı bir dosya varsa buradan ekleyebilirsiniz.
Kurum Kategori Eşleştirme: Müşteriler uygulamasında oluşturduğunuz kategoriler ile evrak tipleri arasında eşleştirme yapabilirsiniz. Seçtiğiniz kategorideki müşteriler, o evrak tipi kurumları listesinde yer alacaktır.
Otomatik Numaralandırma: Eklediğiniz dokümanlara otomatik numaralandırma yapabilirsiniz. Kullanım Alanı'na göre ayrı otomatik numaralandırma kullan ayarını aktifleştirerek gelen evrak, giden evrak ve ortak dokümanlar için ayrı ayrı numaralandırma gerçekleştirebilirsiniz.
Mail Form Ayarları: Gelen/giden evraklar için bilgilendirme ve günlük ve haftalık olarak evrak raporlarını ilgili kişilerine mail yoluyla bilgilendirme imkanı sağlar. Düzenleme yapmak istediğiniz form adına tıklayarak mailin gönderileceği hesap seçimi, mail şablon seçimi yapılıp durum aktif olarak işaretlenip kaydedilir. Dilerseniz kopya ve gizli kopya alıcı ekleyebilir ve mail şablonu oluştururken listelenen etiketlerden faydalanabilirsiniz.
Mail hesap tanımı için Mail Hesapları uygulaması dokümanı, Mail Şablonu için Mail Şablonları uygulaması dokümanından faydalanabilirsiniz.
Temel Bileşenler: Dokümanlarda kullanmak istediğiniz temel bileşenleri buradan ekleyebilirsiniz.
Örneğin doküman kaydına not eklemek istiyorsanız uygulama temel bileşenlerinden “notlar” uygulamasının işaretli olması gerekmektedir.
Varsayılan Meta Data Tanımları: Doküman girişinde doldurulmasını istediğiniz üst veri bulunabilir. Bu verileri dilerseniz dokümanın kaydedilebilmesi için doldurması zorunlu hale getirebilir ve listede gösterebilirsiniz. Girilen meta datalara göre listede filtreleme yapabilirsiniz.
Örneğin, önem derecesi şeklinde bir başlık ekleyebiliriz her dokümanda önem derecesini belirtebilirsiniz.
Kullanıcı Yetkileri: Hangi kullanıcıların hangi işlemleri yapabilme yetkisi olduğuna bu ekrandan ulaşabilirsiniz. Personel adına tıklayarak yetkileri görüntüleyebilir ve düzenleyebilirsiniz.
Uygulama Yetkileri: Uygulamaya erişimi kullanıcılar listelenmektedir.