Giriş Ekranı ve Genel Ayarlar - Dokümantasyon

Görevler - Giriş Ekranı ve Genel Ayarlar

Tüm Görevler : Açılmış tüm görev kayıtlarının ulaşıldığı menüdür. Görevler uygulama yetkilerine göre kullanıcılar tüm ilgili/sorumlu oldukları görevlere ulaşabilmektedir. Tüm görevleri yönetme yetkisi mevcut ise açılmış tüm görevler(ilgili/sorumlu bağlantısı aranmaksızın) listelenmektedir.

Gelen Görevler: Açılmış olan görevin ilgili kişilerinde bulunulduğu anlamına gelmektedir. Kaydın kendi kullanıcınız ya da başkası tarafından oluşturulmuş olması önem arz etmemektedir.

Giden Görevler: Kendi kullanıcınız ile oluşturmuş olduğunuz görevler listelenmektedir. Listeleme yapılırken görevin ilgili kişileri arasında bulunulması gerekmemektedir.

Gecikmiş Görevler: İşlem tarihi belirlenmiş olan görevlerde, belirtilmiş işlem tarih geçen görevler listelenmektedir.

Sürelendirme  Bekleyen Görevler: Otomatik takvimlendirme kullanılıyor ise açılmış görev tahmini çalışma süresinin girilmesi gerektiğini belirtmektedir. Tahmini çalışma süresi girildiğinde takvimde uygun olan tarih ve saate görev atanır.

Aşamalar

Bu menü altında tanımlamış olduğunuz aşamalara göre görevlerinizi listeleyebilirsiniz.Aynı zamanda açık, kapalı ve iptal edilmiş görevlere de ulaşabilirsiniz.
Görev detayı işlemler menüsünden görevi kapatabilir, iptal edebilir kapalı veya iptal edilmiş görevlerinizi yeniden açabilirsiniz.
Açık Görevler: Tüm aşamalardaki açık görevler listelenir.
Kapalı Görevler: Kapatılmış tüm görevler listelenir.,
İptal Edilen Görevler: İptal edilmiş tüm görevler listelenir.

Gruplar: Grup özelliği kullanıyorsanız  tanımladığınız gruplara göre görevler listelenir.Grup ataması için görev detayından gruplar menüsüne gelerek atama yapabilirsiniz.

Görev Takvimi: İşlem tarihi girilmiş veya otomatik takvimlendirme kullanılmış görevleri, kendi kayıtlarınızı veya tüm kullanıcıları görecek şekilde görüntüleyebilirsiniz.

Şablonlar: Tekrarlanan/aynı maddeleri içeren görevlere sahipseniz bu menü üzerinden yeni şablon ekleyebilir, görev açıklaması girebilir ve dilerseniz kontrol listesi kullanabilirsiniz.Yeni görev ekleme işlemi sırasında şablondan oluştur seçeneğini kullanarak manuel işlem yapmaktan kurtulabilirsiniz.

Kullanıcı İstatistikleri: Görev ilgili kişisinde bulunulması şartına göre çalışmaktadır.( sorumlu olma şartı aranmaz) Kullanıcıların tüm açık ve kapalı görev sayılarını verir.Aşama özelliği kullanılıyorsa görevlerin aşamalara göre dağılımları da (sayı olarak) gösterilmektedir.

Göstergeler: Uygulama verileri ile çalışan göstergeler eklenebilmektedir. Bu konuya göstergeler uygulaması açıklamasında değinilecektir.

Log Kayıtları: Kullanıcıların görevler içerisinde yaptıkları işlemlerin kayıtlarını tutmaktadır.
Örneğin; görevin hangi tarih ve saatte oluşturulduğu, aşama değişikliğinin ne zaman hangi kullanıcı tarafından yapıldığını gösterir.

Ayarlar: Uygulamayı kullanımımıza uygun/özel duruma getirdiğimiz alandır.Her bir maddesine ayrı ayrı değinilecektir.

Genel Ayarlar


Aşama Özelliği: Görevleriniz belirli aşamalardan geçiyorsa bu özelliği kullanabilirsiniz.
Özelliği açtığınızda Aşama Tanımları menüsüne gelerek dilediğiniz kadar aşama tanımı yapabilirsiniz. Yeni Aşama Ekle dedikten sonra aşamanın adını var ise açıklaması ve sıra numarası girilip kayıt işlemi yapılır. Kayıttan sonra Aşama Tanımı Düzenleme alanı gelecektir. Buradan aşamanın rengini ve kullanıcı yetkilerini ayarlayabilirsiniz.Genel bilgiler bölümünde yer alan “İşlem Tarihi zorunludur” alanı: Aşamada bu özellik aktif hale getirildi ise görev detayında görevin yerine getirileceği tarih bilgisi girilmiş olmalıdır.
Örneğin İşlemde aşaması tanımlandı ve İşlem Tarihi zorunludur özelliği açıldı. Görevin İşlemde aşamasına alınabilmesi için görev detayında işlem tarihinin belirtilmiş olması gerekmektedir.

Durum Özelliği: Görevleriniz için durum özelliği kullanabilirsiniz. Durum özelliği, aşama özelliği kullanılıyorsa aktif edilebilmektedir. Oluşturmuş olduğunuz her aşama için yeni durum tanımları yapabilirsiniz.
Örneğin; Test aşamasını tanımlandı. Test aşamasını için test bekliyor, test ediliyor, başarılı test gibi durum tanımları yapabilir ve görevlerinizin takibi daha sağlıklı gerçekleştirebilirsiniz.

Tamamlanma Yüzdesi: Özellik aktif edilerek görevler liste sayfasında yahut görev detayında tamamlanma yüzdesini girebilir ve takip edebilirsiniz.

Kontrol Listesi: Bu özellik ile açmış olduğunuz göreve kontrol maddeleri ekleyebilirsiniz. Özellik aktif edildikten sonra kontrol listesi menüsüne gelerek dileğiniz kadar liste oluşturabilir ve kontrol maddelerini ekleyebilirsiniz.

Liste Özelliği: Görev matrisi kullanmak için gerekli olan özelliktir. Listeler uygulaması üzerinden oluşturulmuş  listeler üzerinden çalışmaktadır.

Görev detayında görev matrisi kullan denildiğinde seçilen listenin öğeleri için kontrol listesi maddelerinde işlem yapılıp yapılmama durumu kontrol edilir.
Örneğin; tahsilat aramaları için bir liste oluşturduk. Kontrol listemizde arama yapılması ve ödeme istemesi mevcut. Her bir liste öğesi için aramanın yapılıp yapılmaması ve ödeme istenip istenmemesi durumları kontrol edilebilir.

Grup Özelliği: Görevlerinizi gruplandırabilirsiniz. Grup tanımları menüsü üzerinden tanımlarınızı gerçekleştirebilirsiniz. Yapacağınız gruplandırma ile görevlerinizin ağırlıklı olarak hangi konularda/başlıklarda olduğunun takibi yapabilirsiniz. Gruplar menüsü üzerinden grup bazlı listeleme gerçekleştirebilirsiniz.
Grupları görev listesinde etiket olarak gösterebilirsiniz. Görev özetinde belirttiğiniz grup listede görev başlığı altında gösterilecektir.

Diğer uygulamalarla grup eşleştirmeyi kullanın özelliği destek kayıt uygulaması ile entegre çalışmaktadır. Destek kayıt uygulamasında da grup özelliği kullanılmaktadır. Destek kayıtta oluşturulmuş grubun görevler uygulamasında oluşturulmuş hangi grup ile eşleştiğini seçebilirsiniz. Grubu seçilmiş bir destek kaydı üzerinden görev oluşturduğunuzda otomatik olarak görevin grubu seçili gelecektir. Grup tanımları menüsünden grubu düzenleme alanından eşleştirmeyi yapabilirsiniz.Grup tanımları menüsünden grubu düzenleme alanından eşleştirmeyi yapabilirsiniz.

Dilerseniz göreve aktivite girilmeden (görev için gerçekleştirilen çalışma süresi) görevin kapatılamamasını sağlayabilirsiniz.

Ayrılmış olan personellerin (kullanıcısı pasife alınmış)  görevlerini Pasif kullanıcıların görevlerini göster özelliği ile listede görebilirsiniz.

Listede sürelendirme bilgisini göster: Görevde otomatik takvimlendirme kullanılıyorsa girilmiş olan tahmini çalışma süresinin ve göreve girilmiş olan aktivite süresinin listede gösterilmesi sağlar.

Girilen aktivite süresi tahmini çalışma süresinden %20 fazla ise çerçeve turuncu, %20 az ise sarı , %20 fazla - %20 az aralığında ise yeşil gösterilmektedir.

Genel ayarlar bölümünden kayıtlar için varsayılan sıralama türünüzü de seçebilirsiniz.

Aşama Geçişleri: Bu özellik ile görevin aşama geçişlerine göre bağlı destek kaydının aşamalarının otomatik değiştirilmesini sağlayabilirsiniz. ( Aynı zamanda destek kayıt uygulaması sanal uygulamaları için de kullanabilirsiniz.)

Takvim Ayarları

Bu uygulamada Takvim entegrasyonu kullan: Görevleri takvim üzerinden takip edebilme imkanı sağlamaktadır.

Bu uygulamada "Takvime Ekle" seçili gelsin: Görev kaydı  genel bilgiler sayfasında takvime ekle seçeneği gelmektedir. Takvim üzerinden takip edebilmek için işaretlenmesi gerekmektedir. Bu seçeneğin işaretli olarak gelmesini sağlamaktadır.

Otomatik Takvimlendirme Kullan: Görevler için çalışma gün ve saatlerini manuel olarak belirlemek yerine otomatik takvimlendirme özelliğinden faydalanabilirsiniz. Bu özellik ile oluşturulan görevin sorumlu kişinin çalışma takviminde ilk boş/müsait olan tarih ve saate görevin atanmasını sağlayabilirsiniz. Özellik altından görevin hangi aşamalarda otomatik takvimlendirme işlemi yapması gerektiğini işaretlemesiniz.

Bildirim E-mail Ayarları: İçerik hazırlanıyor.

Bağlantı Ayarları: Görev kaydı ile ilişkilendirme istediğiniz uygulamaları işaretleyebilirsiniz.
Örneğin; müşteriler uygulamasını ekleyerek görevin hangi müşteri için gerçekleştirileceği bilgisini tutabilirsiniz.

Temel Bileşenler: Görev detayına işaretlediğiniz uygulamalar üzerinden kayıt ekleyebilirsiniz.
Örneğin; aktiviteler uygulaması ekli ise görev için çalışılan süreleri belirtebilir veya dokümanlar uygulaması ekli ise doküman ekleyebilirsiniz.

Yetkili Kullanıcılar: Uygulamaya erişim yetkisi bulunan kullanıcılar listelenir. Kullanıcılar için yetki ekleme/çıkarma işlemleri gerçekleştirebilirsiniz.