Ayarlar - Dokümantasyon

İş Akış Formları - Ayarlar

Genel Ayarlar

Bildirimleri Yönet: Bu özellik aktif ise Ayarlar menüsünde “ Bildirim Ayarları “ menüsü yer alacaktır. Bildirim Ayarları menüsü üzerinden belirtilen tanımlar için entranet bildirimi ve mail ile bildirim alma seçeneklerini işaretleyebilirsiniz.

Uygulamayı firmalarıma göre ayrıştır: Entranetinizde birden fazla firma tanımı bulunuyorsa uygulamayı firmalara göre ayrıştırarak kullanabilirsiniz. Aktif olmadığı taktirde varsayılan firmayı seçerek kayıtların ilgili firmaya kaydolmasını sağlayabilirsiniz.

Aşama Özelliği Kullan: İş akış formlarınızın yönetimi için aşamalar kullanabilir ve aşamalar için kullanıcı bazlı yetkilendirmeler yapabilirsiniz.

Durum Özelliği Kullan: Aşama özelliği ile birlikte kullanılmaktadır. Tanımladığınız her bir aşama için durum tanımları yapabilirsiniz. Aşamalarda olduğu gibi durumlar için de personel bazlı yetkilendirme yapabilirsiniz.

Form Tanımlarında Geçerli Aşama Seç: Form tanımı detayından geçerli aşamaların işaretlenmesini sağlar. Form detayından Geçerli Aşamalar menüsünden seçilmeyen aşamalar, o form için söz konusu olmaz. Örneğin; Beklemede, İşlemde, Onay Bekliyor, Onaylandı aşama tanımlarımız mevcut. Satın Alma Talep Formu için, geçerli aşamalar menüsünden “İşlemde” aşaması seçilmediğinde oluşturulan Satın Alma Talep Formları için İşlemde aşamasına geçiş işlemi gerçekleştirilemez. Bu aşama satın alma talep formları için kullanılmaz.

Form Alanları Düzenlemeyi Kısıtla:  Bu özellik aktif edildiğinde form tanımı detayında Alan Düzenlemeyi Kısıtla yer alacaktır. Formda bulunan alan tanımları için düzenleme kısıtlaması yapılmaktadır. Alan tanımları için hangi aşamalarda düzenleme yapılamaması isteniyorsa işaretlenmelidir.

Onay Mekanizması Kullan: Doldurulan formların işleme alınması için onay sürecinden geçmesini tercih ediyorsanız bu özelliği kullanmanız gerekmektedir. Tek bir kullanıcıya onay yetkisi tanımlayabileceğiniz gibi tüm kullanıcılara da onay yetkisi verebilirsiniz. Tüm kullanıcılar için onay yetkisi verildiyse formun onaylanması için herhangi bir kullanıcının onayı yeterli olabileceği gibi tüm kullanıcıların ayrı ayrı onay vermesi de gerekebilir.

Form Bazlı Onay Mekanizması Kullan: Tanımlanan Onay Mekanizmaları her form için geçerli olmayabilir. Form bazında onay mekanizması kullanarak hangi form tanımlarının hangi onay mekanizmalarından geçmesi gerektiğini belirleyebilirsiniz.

Örneğin; Satın alma talep formları için Genel Müdür Onayı’na ihtiyaç duyulmuyorsa form detayı Onay Süreci Ayarları menüsünden ilgili yetki mekanizmasını işaretlememeniz gerekmektedir.

Onay Mekanizması Limiti Kullan: Onay mekanizmasına göre form limitleri tanımlayabilirsiniz.

Örneğin ; 5000 TL’ye kadar olan harcamaların için Mali İşler onayı yeterli iken 5000 TL ve üzeri harcamalar için Genel Müdür onayına ihtiyaç duyulabilir. Form detayı Onay Limit Ayarları menüsünden gerekli düzenlemeleri gerçekleştirebilirsiniz.

Mail gönderim özelliği kullan: Formların aşama değişikliği, kapatılma ve reddedilme durumlarını form ilgili kişilerine bildirmek için bu özellikten faydalanabilirsiniz. Bu özellik aktif edildiğinde Ayarlar alanına Mail Form Ayarları gelecektir. Mail Form Ayarları menüsünden mailin gönderileceği hesabı ve göndermek istediğiniz metni ( oluşturulmuş mail şablonları üzerinden ) seçebilirsiniz. Mail şablonu oluştururken (gönderilecek metin) kullanabileceğiniz etiketler de belirtilmiştir.

Dokümanları E-Mail'e Ekle: İçerik hazırlanıyor.

Onay E-Mailini Otomatik Olarak Gönder: İçerik hazırlanıyor.

Listede forum mesaj sayısını göster: Formlara eklenmiş forum mesajı adedinin liste sayfasında gönderilmesini sağlar.

 

Aşama Tanımları: Formların takibi ve yönetimi için aşama özelliğinden faydalanabilirsiniz. Her aşama için kullanıcı yetkileri tanımlayabilir ve aşama özelinde onay süreci kullanabilir ve aşama seçeneklerinden faydalanabilirsiniz.

Durum Tanımları: Aşama özelliği ile birlikte kullanılır ve her bir aşama tanımı için durum tanımlanmasına olanak sağlar. Aşama tanımlarında olduğu gibi durum tanımları için de kullanıcı bazlı yetkilendirme yapabilirsiniz.

Onay Mekanizması Tanımları: Formların onayından geçmesini istediğiniz kişi/departman tanımları bu ekran üzerinden gerçekleştirmelisiniz.

Mail Form Ayarları: “Mail gönderim özelliği kullan” başlığı altında açıklaması yapılmıştır.

Temel Bileşenler: Form detayında faydalanmak istediğiniz uygulamaları işaretlemeniz gerekmektedir.
Örneğin; Dokümanlar uygulaması işaretlendiğinde form detayında doküman ekleme işlemi gerçekleştirebilirsiniz.

Otomatik Numaralandırma: Formlarınız için manuel numara ataması gerçekleştirmek yerine bu özellikten faydalanarak belirlediğiniz ön ek, artacak sayı ve dilerseniz son ek’e göre formlara otomatik numara atanmasını sağlar.

Yetkili Kullanıcılar: Uygulamaya erişim yetkisi bulunan kullanıcıları listeyebilir ve düzenleyebilirsiniz.