Şirket sözleşmelerinizin takibi için sözleşmeler uygulamasından faydalanabilirsiniz. Kullanımını şirketinize özel yapabilmek için ayarlar menüsünden bulunan özellikler hakkında bilgi verilecektir.
Uygulamaya giriş ekranında sol menüde Açık Sözleşmeler, Gecikmiş Sözleşmeler, Kapalı Sözleşmeler, İptal Edilen Sözleşmeler ve Silinen Sözleşmeler ile birlikte Temel Bileşenler ve Ayarlar menüleri bulunur.
Aşama özelliği kullanıyorsanız Açık Sözleşmeler menüsü altında girmiş olduğunuz aşama tanımları da listelenecektir.
Açık Sözleşmeler: Kapalı, iptal ya da silinmiş olmayan tüm sözleşmeler listelenir.
Gecikmiş Sözleşmeler: Belirtilen “bitiş tarihi” geçmiş olan sözleşmeler listelenir.
Kapalı Sözleşmeler: Kapalı sözleşmeler listelenmektedir.
İptal Edilen Sözleşmeler: İptal edilmiş sözleşmeler listelenmektedir.
Silinmiş Sözleşmeler: Silinmiş sözleşmeler listelenmektedir.
*Sözleşme detayına gelerek İşlemler menüsünden sözleşmeyi kapatabilir, iptal edebilir ve sol menüden sözleşmeyi silebilirsiniz.
Temel Bileşenler: Tüm sözleşmelere girilmiş kayıtlar uygulama bazlı listelenir.
Ayarlar
Genel Ayarlar
Uygulamayı firmalarıma göre ayrıştır: Entranetinizde birden fazla firma tanımı mevcut ise ve sözleşmeler uygulamasını kullanırken sözleşmelerinizi firmalara göre ayırmak istiyorsanız bu özellikten faydalanabilirsiniz. Bu özellik aktif olduğunda uygulamaya giriş ekranında firma seçimi sunulacaktır. Ayrıştırma kullanmıyorsanız varsayılan firmayı seçerek kayıtların varsayılan firma için kaydolmasını sağlayabilirsiniz.
Aşama Özelliği: Sözleşmeleriniz için aşamalar oluşturup bu aşamalar üzerinden takip edebilirsiniz. Bu özelliği aktif ettiğinizde Genel Ayarlar menüsü altına Aşama Tanımları menüsü eklenecektir. Aşama Tanımları menüsünden aşama tanımlarınızı ekleyebilir, aşamalar için renk tanımı yapabilir, kullanıcılara belirtilen aşama için kayıtları görme, kayıt eklendiğinde bildirim alma ve hangi aşamalara değişiklik yapabileceği konusunda yetkiler tanımlayabilirsiniz.
Durum Özelliği Kullan: Aşama özelliği ile birlikte durum özelliğini kullanabilirsiniz. Durum tanımları aşamalara bağlı tanımlarını ifade etmektedir. Aşama tanımlarında olduğu gibi durumlar tanımlarında da kullanıcı bazlı yetkilendirme yapabilirsiniz.
Taslak Özelliği Kullan: Birden fazla firma ile aynı içeriği sahip sözleşmeniz bulunuyorsa bu özellikten faydalanabilirsiniz. Sözleşme Taslakları menüsünden taslaklarınızı oluşturabilir, yeni sözleşme eklerken oluşturduğunuz taslak sözleşmelerden faydalanabilirsiniz. Sözleşme taslaklarınızı oluşturduğunuz kategorilere göre ayrı ayrı kaydetme imkanı sunulacaktır. Taslaklarınızı kategorilere göre listeleyip dilediğinizde üzerlerinde değişik yapabilirsiniz. Taslakta girmiş olduğunuz sözleşme metinleri otomatik olarak kayda gelecektir. Bu özellik sizi her sözleşme için aynı metinleri girme zorunluluğundan kurtaracaktır.
Damga Vergisi Özelliği Kullan: Sözleşmelerde doğan damga vergilerinizi takip etmek istiyorsanız bu özellikten faydalanabilirsiniz. Damga vergisi tutarı, muafiyet durumu, istisna durumu, ödeyecek taraf (tarafınızca, karşı firma, paylaşımlı seçenekleri ile) ve ödeme tutarını belirtebilirsiniz.
Ek Özellikler
Manuel konu eklemeye izin ver: Sözleşme kaydında konu bölümü tanımlanırken “Konu Tanımları” alanında tanımlanmış başlıkları kullanabileceğiniz gibi bu ek özelliği aktif ederek manuel giriş yapılmasını da sağlayabilirsiniz.
Gösterilecek Sözleşme Listesi Sütunları: Sözleşmeler liste sayfasından (sözleşme detayına girilmeden) takip etmek istediğiniz bilgileri buradan seçebilir liste kaçıncı sütunda gösterilmesini istiyorsanız düzenleyebilirsiniz.
Sözleşme Kategorileri: Sözleşmelerinize ait sınıflandırma/kategorilendirme işlemi için başlıklarınızı buradan oluşturabilirsiniz. Sözleşme girişinde genel bilgiler alanında kategorisi seçimi yapmanız istenecektir.
Konu Tanımları: Sözleşme konu tanımlarınız için başlıklarınızı buradan oluşturabilirsiniz. Dilerseniz Genel Ayarlar menüsünden manuel konu girişine izin verebilirsiniz. Sözleşme girişinde genel bilgiler alanında konu seçimi yapmanız istenecektir.
Sözleşme Saklama Yeri: Sözleşmelerinizin fiziki takibi için saklama yerleri tanımları yapabilir, sözleşme detayında belirtebilirsiniz. Sözleşmenin nerede bulunduğuna/saklandığına kolaylıkla ulaşabilirsiniz.
Doküman Türleri: Sözleşme detayında sol menüde bulunan dokümanlar alanından Entranet üzerinden oluşturduğunuz sözleşme kayıtlarına doküman ekleyebilirsiniz. Bu menü yardımı ile doküman türleri için kategori başlıkları belirtebilir, her bir kategori için doküman türü tanımı yapabilirsiniz.
Sözleşme Taslakları: Taslak özelliği devre ise bu menüden oluşturduğunuz taslaklara ulaşabilir, düzenleme yapabilirsiniz. Sözleşme taslakları hakkında bilgilendirme “Taslak Özelliği Kullan” başlığı altında yapılmıştır.
Otomatik Numaralandırma: Sözleşme numaralarınızı manuel belirlemek yerine bu ekranda belirleyeceğiz ön ek ve kullanılacak ise son ek göre otomatik numara verilmesini sağlayabilirsiniz.
Örneğin ön ek SZL otomatik arttırılacak sayı 1 olarak kaydettiğinizde; SZL1,SZL2, .. şeklinde sözleşme numaraları atanacaktır.
Temel Bileşenler: Sözleşme özetinde kullanmak istediğiniz uygulamaları buradan ekleyebilirsiniz. Temel bileşenlere eklediğiniz uygulamalar üzerinden kayıt ekleyebilir, daha önce sözleşme için girdiğiniz kayıtlara ulaşabilirsiniz.
Yetkili Kullanıcılar: Sözleşmeler uygulamasına erişim yetkisi bulunan kullanıcılara burada ulaşabilirsiniz.