Ayarlar - Dokümantasyon

Toplantılar - Ayarlar

Ayarlar

Genel Ayarlar

E-mail gönderim özelliği kullan ı işaretleyerek toplantı katılımcılarına bilgilendirme maili gönderilmesini sağlayabilirsiniz.
Bu özellikten faydalanmak için E-mail Form Ayarları menüsüne gelerek mailin gönderileceği e-mail hesabını, mail şablonunu ( Mail Şablonları uygulamasından şablon oluşturulmaktadır. ) seçerek mail gönderim durumunu aktif olarak işaretledikten sonra kaydı tamamlayabilirsiniz. Dilerseniz kopya alıcılar ve gizli kopya alıcılar da ekleyebilirsiniz. Bu uygulamadan gönderilen her mail girilen e-mail adreslerine de gönderilir.

Not: Mailin gönderileceği hesap tanımı için Mail Hesapları uygulaması ayarlar menüsünden Sistemsel E-mail Hesaplarına gelerek kayıt oluşturabilirsiniz. Kullandığınız mail alt yapısına göre geçerli SMTP ayarlarını girmeniz gerekmektedir.
Örneğin Yandex için ; smtp.yandex.com.tr , Port:465 ve Güvenlik: SSL seçilmelidir.

Bağlantı Ayarları: Toplantı kaydı ile ilişkilendirme istediğiniz uygulamaları bu alandan seçebilirsiniz.
Örneğin; Projeler uygulamasını seçerek toplantı detayı Bağlantılar menüsünden istediğiniz proje ile ilişkilendirebilirsiniz.

Aşama Tanımları: Toplantıların takibi için aşama tanımları yapabilirsiniz. Bu uygulama için aşamalarda personel bazlı yetkilendirme bulunmamaktadır. Toplantılar uygulamasına yetkisi bulunan kullanıcılar tüm aşamalardaki ilgili oldukları kayıtlara ulaşabilmektedirler.

Toplantı Odaları: Toplantıları gerçekleştirdiğiniz alan tanımlarını girebilirsiniz. Aynı zamanda toplantı odası için kapasite belirleyebilir ve kullanım durumlarını aktif/pasif olarak belirleyebilirsiniz.
Toplantılarda çakışma yaşanmaması adına aynı saat, tarih ve toplantı odası için başka bir kayıt mevcut ise yani toplantı odası o saatlerde dolu ise kayıt oluştururken sistem tarafından uyarı verilmektedir.

 Takvim Ayarları
Bu uygulamada Takvim entegrasyonu kullan
’ı işaretleyerek toplantı kayıtlarını takvim uygulaması üzerinden takip edebilirsiniz.
Not: Kaydın takvimde gözükmesi için kayıtta Takvime Ekle işaretlenmelidir.
Bu uygulamada "Takvime Ekle" seçili gelsin’i işaretleyerek oluşturduğunuz kayıtlarda Takvime Ekle alanının otomatik işaretli gelmesi sağlanır. Kayıtlarınız takvime eklenmiş olur.

Toplantı Amacı: Gerçekleşecek ve gerçekleşen toplantılar için bir araya geliş amaçlarını belirtmek ve takip etmek istiyorsanız bu menü üzerinden tanımlar ekleyebilirsiniz.

Temel Bileşenler:  Toplantı detayında hangi uygulama ile ilgili kayıt eklemek istiyorsanız bu alandan ilgili uygulamaları işaretlemesiniz.
Örneğin; personellerinizin çalışma sürelerini takip ediyorsanız ve bir toplantı için ne kadar zaman ayırdığını bilmek istiyorsanız temel bileşenlere Aktiviteler uygulamasını ekleyip toplantı kaydı için aktivite girişi yapılabilmesini sağlayabilirsiniz.

Yetkili Kullanıcılar: Uygulamaya erişimi bulunan personelleri listeleyebilir ve yetki geri alma/verme işlemleri gerçekleştirebilirsiniz.