L'application Réunions est une application qui permet aux utilisateurs de planifier, organiser et gérer leurs réunions. Cette application offre des fonctionnalités telles que l'intégration de calendrier, des rappels et le partage de documents.

Le but de l'application Réunions est de rendre les processus de réunion des utilisateurs plus efficaces et plus organisés. Cette application numérise le processus depuis la planification jusqu'à l'exécution des réunions, optimisant la gestion du temps et offrant une communication plus efficace entre les participants.

• Il permet aux utilisateurs de planifier et de suivre facilement les heures de réunion.
• Il évite que les réunions soient oubliées grâce aux rappels et notifications.
• Optimise les processus de réunion avec des notes de réunion, des attributions de tâches et des intégrations de calendrier.
• Le partage de documents et de fichiers permet aux participants d'accéder facilement aux informations nécessaires.
• Cela encourage le travail d’équipe et augmente la collaboration.
• Il offre la possibilité de fixer et de suivre les ordres du jour des réunions.
• Clarifie les rôles et responsabilités des participants.
• Il permet d'apporter des améliorations pour les réunions futures en enregistrant et en analysant les réunions.
• Fournit des statistiques telles que les taux de participation et les mesures de productivité.

Il s'agit de l'écran d'accueil de l'application Réunions.

Réunions ; Il est divisé en cinq groupes : Réunions ouvertes, Réunions fermées, Réunions annulées, Toutes les réunions et Réunions supprimées.
Si la fonctionnalité de phases est utilisée, les phases définies sont répertoriées dans le menu Réunions ouvertes.
Exemple : réunions programmées

Réunions ouvertes

Il s'agit de l'écran sur lequel les enregistrements de réunions ouvertes sont affichés.

Sur l'écran Réunions ouvertes, Non, les informations sur la réunion, les participants, la date d'inscription, la date de la réunion, la date de mise à jour, l'ordre du jour et les informations sur la décision sont répertoriés dans un tableau.

Réunions programmées

Il s'agit de l'écran où les enregistrements des réunions planifiées sont affichés.

Sur l'écran Réunions planifiées, le numéro de la réunion, les informations sur la réunion, les participants, la date d'inscription, la date de la réunion, la date de mise à jour, l'ordre du jour et les informations sur la décision sont répertoriés dans un tableau.

Réunions à huis clos

Il s'agit de l'écran sur lequel les enregistrements des réunions fermées sont affichés.

Sur l'écran Réunions fermées, le numéro de réunion, les informations sur la réunion, les participants, la date d'inscription, la date de clôture, l'ordre du jour et les informations sur la décision sont répertoriés dans un tableau.

Réunions annulées

Il s'agit de l'écran sur lequel les enregistrements des réunions annulées sont affichés.

Sur l'écran Réunions annulées, le numéro de réunion, les informations sur la réunion, les participants, la date d'inscription, la date d'annulation, l'ordre du jour et les informations sur la décision sont répertoriés dans un tableau.

Toutes les réunions

Il s'agit de l'écran où tous les enregistrements de réunion sont affichés.

Sur l'écran Toutes les réunions, le numéro de la réunion, les informations sur la réunion, les participants, la date d'inscription, la date de la réunion, la date de mise à jour, la date de clôture, la date d'annulation, l'ordre du jour et les informations sur la décision sont répertoriés dans un tableau.

Réunions supprimées

Il s'agit de l'écran où les enregistrements de réunion supprimés sont affichés.

Sur l'écran Réunions supprimées, le numéro de la réunion, les informations sur la réunion, les participants, la date d'inscription, la date de suppression, l'ordre du jour et les informations sur la décision sont répertoriés dans un tableau.

Ordres du jour des réunions ; Il est divisé en trois catégories : Non discuté, Discuté, Annulé.

Pas discuté

Comprend les ordres du jour des réunions qui n'ont pas été discutés.

Sur l'écran Non discuté, les informations sur le numéro de l'ordre du jour, le titre, la personne responsable, la date de la réunion, le créateur, l'organisateur et le statut sont répertoriées dans un tableau. Le compte rendu de la réunion concerné est accessible sous les informations sur le titre.

discuté

Les ordres du jour des réunions discutés sont inclus.

Sur l'écran Discuté, les informations sur le numéro de l'ordre du jour, le titre, le responsable, la date de la réunion, le créateur, l'organisateur et le statut sont répertoriées dans un tableau.

Annulé

Les ordres du jour annulés sont inclus.

Sur l'écran Annulé, les informations sur le numéro d'ordre du jour, le titre, le responsable, la date de la réunion, le créateur, l'organisateur et le statut sont répertoriées dans un tableau.

Les décisions de la réunion sont divisées en trois groupes : non réalisées, réalisées et annulées. N'a pas eu lieu

Contient des décisions non réalisées.

Sur l'écran Décisions non réalisées, les informations sur le n°, le titre, le responsable, la date de la réunion, le créateur, l'organisateur, la date d'approvisionnement et le statut sont répertoriées dans un tableau.

C'est arrivé

Contient les décisions qui ont été prises.

Sur l'écran Réalisé, les informations sur le n°, le titre, le responsable, la date de la réunion, le créateur, l'organisateur, la date d'achat et le statut sont répertoriées dans un tableau.

Annulé

Les décisions annulées sont incluses

Sur l'écran Annulé, les informations sur le n°, le titre, le responsable, la date de la réunion, le créateur, l'organisateur, la date de fourniture et le statut sont répertoriées dans un tableau.

Il s'agit de l'écran sur lequel sont affichées les réunions périodiquement récurrentes.

Sur l'écran des réunions périodiques, les informations sur le numéro, le titre, les participants, l'étape, le créateur de période, l'heure de début et l'heure de fin sont répertoriées dans un tableau.

C'est l'écran sur lequel les salles de réunion sont affichées. L’enregistrement d’une nouvelle salle de réunion peut être effectué à partir du menu des paramètres.

Exemple de salle de réunion : salle de réunion de bureau
Les réunions enregistrées dans la salle de réunion concernée sont répertoriées.

Sur l'écran Salle de réunion du bureau, le numéro, les informations sur la réunion, les participants, la date d'inscription, l'ordre du jour et les informations sur la décision sont répertoriés dans un tableau.

Calendrier des réunions ; Il est divisé en deux : Mes propres enregistrements et Tous les utilisateurs.

Mes propres disques

-Calendrier

L'heure des réunions peut être facilement suivie en saisissant les dates de réunion quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles sur l'écran du calendrier.

-Chronologie

L'écran Chronologie comprend une chronologie quotidienne. Le suivi quotidien des réunions est facile.

-Ordre du jour

-

Il est utilisé en saisissant les informations sur la date, l'heure et l'événement sur l'écran Agenda.

Tous les utilisateurs

Les dates de réunion quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles de tous les utilisateurs sont répertoriées.

Statistiques; Il est divisé en deux : Statistiques du personnel et Statistiques clients.

Statistiques du personnel

C'est l'écran où sont affichées les statistiques du personnel.

Sur l'écran Statistiques du personnel, les informations Personnel, Ouvert , Fermé et Total sont répertoriées dans un tableau. Si la fonctionnalité d'étape est utilisée, le nombre d'inscriptions à la réunion dans l'étape concernée est affiché.

Statistiques clients

Sur l'écran Statistiques client, les informations client, les informations ouvertes, fermées et totales sont répertoriées dans un tableau. Si la fonctionnalité d'étape est utilisée, le nombre d'inscriptions à la réunion dans l'étape concernée est affiché.

Il s'agit de l'écran sur lequel l'enregistrement de la réunion est créé.

Le client est sélectionné pour ajouter une nouvelle réunion. Le numéro de la réunion, l'objet, l'objet de la réunion, l'urgence, la date de la réunion, le lieu de la réunion et la description sont saisis. Si vous souhaitez créer un ordre du jour et une décision, la notation est effectuée. Une fois toutes les opérations terminées, elles sont enregistrées en appuyant sur le bouton Enregistrer .

Kişisel Ayarlar, kullanıcının bir uygulama üzerindeki deneyimini özelleştirmesine olanak tanır. Kullanıcının kendi tercihlerine göre çeşitli ayarları yapılandırabilmesini sağlar.

Toplantılar uygulamasını özelleştirmek için Listeleme Ayarları ve Sütunlar ayarları yapılır. 

Listeleme Ayarları

Detay Gösterim Yöntemi;  Sekme veya Popup seçilir. 

Varsayılan Takvim Filtresi; Günlük, Haftalık, Aylık, Senelik veya Tümü olarak seçilir. 

Varsayılan Tarih Filtresi; Kayıt Tarihi veya Güncelleme Tarihi seçilir. 

Sayfalamada Kayıt Sayısı; 25, 50, 100, 250 veya 500 olarak seçilir. 

Sütunlar 

No
Başlık
Katılımcılar
Aşama / Durum
Kayıt Tarihi
Toplantı Tarihi
Güncelleme Tarihi
Kapatma Tarihi
İptal Tarihi
Silinme Tarihi
Gündem Karar

Yukarıda listenenen sütun maddeleri tercihe göre seçilerek kaydedilir. 

Filtreleme ayarları, uygulamada belirli kriterlere göre verileri listelemek için kullanılır. Kullanıcıya yalnızca ilgili veya uygun verileri sunmaya yardımcı olur. 

Filtreleme ayarları ekranında Tarih Aralığı, Toplantı Odası, Toplantı Amacı, Pozisyon Türü, Personel Adı, Aşama, Aciliyet, alanları seçilerek filtreleme yapılır.

Sıralama; Toplantı Numarası, Konu, Aşama,Toplantı Tarihi seçilerek sıralama yapılır. 

Gündemler menüsünde farklı filtreleme alanları mevcuttur. 

Filtreleme ayarları ekranında Tarih Aralığı, Pozisyon Türü, Personel,İlgi Durumu, Gerçekleşme Durumu, Toplantı Adı alanları seçilerek filtreleme yapılır.

Sıralama; ID, Konu, Tarih, Sorumlu alanlar seçilerek sıralama yapılır. 

Des informations récapitulatives sur l’enregistrement de la réunion sont incluses.

L'écran Résumé comprend des informations sur la réunion, les participants et les composants clés. Les opérations de clôture de l'enregistrement, d'annulation de l'enregistrement, de suppression de l'enregistrement et de notification par courrier électronique peuvent être effectuées à partir du menu Transactions. Si une phase est utilisée, un changement de phase peut être effectué.

Il s'agit de l'écran sur lequel l'enregistrement de la réunion est modifié.

Sur l'écran Modifier, les informations sur le client, l'objet, l'objet de la réunion, la date de début, la réunion périodique, le lieu de réunion et la description sont modifiées. Une fois toutes les opérations terminées, elles sont enregistrées en appuyant sur le bouton Enregistrer .

C'est l'écran où sont affichés les participants.

Les participants à la réunion sont répertoriés. Les participants peuvent être ajoutés à partir du menu Personnel et Clients.

C'est l'écran où sont affichés les agendas.

Non sur l'écran Agendas, Titre, Participants, Créateur, Edité par, Les informations d'état sont répertoriées sous forme de tableau.

L'agenda est ajouté en appuyant sur le bouton Ajouter nouveau .

Pour ajouter l'ordre du jour, les informations sur le titre, l'état de la discussion et la description sont saisies. Il est associé au participant à la réunion. Une fois toutes les opérations terminées, elles sont enregistrées en appuyant sur le bouton Enregistrer.

Il est modifié en appuyant sur la barre d'édition de l'entrée ajoutée à l'agenda.

-Informations générales

L'écran d'informations générales comprend des informations sur le titre, l'état de la réunion et la description.

-Prise de décision

L'ordre du jour est sélectionné pour créer une décision. Les agendas indécis peuvent être affichés. Les informations sur le titre, le statut de réalisation, la date d'échéance et la description sont saisies. Il est associé au participant à la réunion. Une fois toutes les opérations terminées, elles sont enregistrées en appuyant sur le bouton Enregistrer .

C'est l'écran où les décisions de la réunion sont affichées.

Sur l'écran Décisions, les informations Non , Titre , Tâche , Participants , Créateur , Éditeur , Date limite et Statut sont répertoriées dans un tableau.

La décision est ajoutée en appuyant sur le bouton Ajouter nouveau .

L'ordre du jour est sélectionné pour ajouter une nouvelle décision. Les agendas indécis peuvent être affichés. Les informations sur le titre, le statut de réalisation, la date d’échéance et la description sont saisies. Il est associé au participant à la réunion. Une fois toutes les opérations terminées, elles sont enregistrées en appuyant sur le bouton Enregistrer . Pour modifier la décision ajoutée, la barre d'édition est enfoncée.

L'écran d'édition comprend les informations générales et la création de tâches.

Créer une tâche

Pour ajouter une nouvelle tâche, saisissez les informations relatives au nom de la tâche, à la date de la transaction, aux personnes à contacter et à la description de la tâche. Une fois toutes les opérations terminées, elles sont enregistrées en appuyant sur le bouton Enregistrer .

C'est l'écran où les tâches sont affichées.

Sur l'écran Tâches, les informations sur le numéro d'index, la description de la tâche, les personnes à contacter, l'étape, la progression, la durée, la connexion, la date d'enregistrement et la date de transaction sont répertoriées dans un tableau. La date de publication et les composants clés peuvent être filtrés.

Une tâche est ajoutée en appuyant sur le bouton Ajouter une nouvelle tâche .

Pour ajouter une nouvelle tâche, saisissez l'urgence du nom de la tâche, le pourcentage d'achèvement et les informations sur le groupe. Une liste de contrôle de planification automatique, une matrice de tâches (liste x liste de contrôle) peuvent être utilisées et la date de transaction peut être définie. La description de la tâche peut être saisie. Une fois toutes les opérations terminées, elles sont enregistrées en appuyant sur le bouton Enregistrer .

Les paramètres sont personnalisés en sélectionnant les paramètres à utiliser selon les préférences de l'entreprise dans le menu Paramètres généraux.

La couleur de l'application est enregistrée en sélectionnant la couleur préférée.

Des définitions sont créées pour les étapes de réunion. Ces définitions d'étape facilitent le suivi en montrant à quelle étape se trouve la réunion.

L'écran Définitions de phase répertorie la couleur, le nom de la phase et les propriétés.

Une phase est ajoutée en appuyant sur le bouton Ajouter une nouvelle phase .

Pour ajouter une définition de phase, les informations Informations sur la phase et Options de phase sont saisies. Une fois toutes les opérations terminées, elles sont enregistrées en appuyant sur le bouton Enregistrer . L'étape est éditée en appuyant sur l'étape ajoutée.

-Informations générales

Le nom de l'étape, la description, la séquence et les options de l'étape sont disposés sur l'écran Informations générales.

-Couleur de scène

Une couleur qui représente la scène est choisie. Des listes de couleurs représentant les étapes permettent de séparer facilement les enregistrements en fonction de leur étape et de leur statut.

Utilisateurs autorisés

Les informations sur le nom et le prénom des utilisateurs autorisés sont répertoriées sur l'écran Utilisateurs autorisés. Les autorisations d'étape sont organisées en cliquant sur l'utilisateur autorisé.

-Modification des autorisations d'étape

Pour réguler les autorisations d'étape, l'autorisation est donnée à l'utilisateur autorisé à chaque étape. Une fois toutes les opérations terminées, elles sont enregistrées en appuyant sur le bouton Enregistrer .

Sur l'écran Salles de réunion, les informations sur la file d'attente, le nom, la capacité et l'état sont répertoriées dans un tableau.

Vous entrez dans la salle en appuyant sur le bouton Ajouter nouveau .

Pour ajouter une salle de réunion, les informations Titre, Description, Capacité, Statut et Tri sont saisies. Une fois toutes les opérations terminées, elles sont enregistrées en appuyant sur le bouton Enregistrer .

C'est l'écran qui montre le but de la réunion.

Sur l'écran d'objectif de la réunion, les informations File d'attente, Titre et Modifier sont répertoriées dans un tableau.

L'objectif de la réunion est ajouté en appuyant sur le bouton Ajouter nouveau .

Les informations d'en-tête sont ajoutées. Une fois toutes les opérations terminées, elles sont enregistrées en appuyant sur le bouton Enregistrer .

La gestion du temps se fait grâce à l'intégration du calendrier dans l'application Réunions.

Utiliser l'intégration du calendrier dans cette application : permet d'afficher les enregistrements des réunions dans l'application de calendrier.
Dans cette application, sélectionnez « Ajouter au calendrier » : lors de l'ajout d'enregistrements de réunion, cela permet d'ajouter les enregistrements au calendrier.

Sur l'écran Paramètres du formulaire de courrier électronique, les informations sur le formulaire de courrier, la clé du formulaire et le compte de messagerie sont répertoriées dans un tableau.

L'édition se fait en cliquant sur l'email.

Les informations générales du formulaire e-mail sont modifiées. Une fois toutes les opérations terminées, elles sont enregistrées en appuyant sur le bouton Enregistrer .

Avec la numérotation automatique, lors de l'ajout d'un enregistrement de réunion, celui-ci est automatiquement attribué à chaque nouvel enregistrement.

Remplissez les champs Préfixe et Suffixe comme vous le souhaitez ou laissez-les vides.

Donnez une valeur initiale au champ Nombre automatiquement augmenté. Par exemple, si vous donnez 1000, les nombres suivants seront 1000, 1001, 1002...

Une fois la valeur saisie, un aperçu informatif s'affiche à droite.

Sur l'écran Utilisateurs autorisés, les utilisateurs sont enregistrés en leur donnant les autorisations nécessaires.