تطبيق الاجتماعات هو تطبيق يتيح للمستخدمين تخطيط اجتماعاتهم وتنظيمها وإدارتها. يوفر هذا التطبيق وظائف مثل تكامل التقويم والتذكيرات ومشاركة المستندات.

الغرض من تطبيق الاجتماعات هو جعل عمليات اجتماعات المستخدمين أكثر كفاءة وتنظيمًا. يعمل هذا التطبيق على رقمنة العملية بدءًا من التخطيط وحتى تنفيذ الاجتماعات، وتحسين إدارة الوقت وتوفير تواصل أكثر فعالية بين المشاركين.

• يتيح للمستخدمين جدولة وتتبع أوقات الاجتماعات بسهولة.
• يمنع نسيان الاجتماعات بفضل التذكيرات والإشعارات.
• يعمل على تحسين عمليات الاجتماع من خلال ملاحظات الاجتماع وتعيينات المهام وعمليات تكامل التقويم.
• تتيح مشاركة المستندات والملفات للمشاركين الوصول بسهولة إلى المعلومات الضرورية.
• يشجع العمل الجماعي ويزيد التعاون.
• فهو يوفر الفرصة لوضع ومتابعة جداول أعمال الاجتماعات.
• يوضح أدوار ومسؤوليات المشاركين.
• وهو يتيح إجراء تحسينات للاجتماعات المستقبلية عن طريق تسجيل الاجتماعات وتحليلها.
• يوفر إحصائيات مثل معدلات المشاركة ومقاييس الإنتاجية.

هذه هي الشاشة الرئيسية لتطبيق الاجتماعات.

الاجتماعات؛ وهي مقسمة إلى خمس مجموعات: الاجتماعات المفتوحة، والاجتماعات المغلقة، والاجتماعات الملغاة، وجميع الاجتماعات، والاجتماعات المحذوفة.
إذا تم استخدام ميزة المراحل، فسيتم إدراج المراحل المحددة ضمن قائمة الاجتماعات المفتوحة.
مثال: الاجتماعات المجدولة

الاجتماعات المفتوحة

هذه هي الشاشة التي يتم فيها عرض سجلات الاجتماعات المفتوحة.

في شاشة الاجتماعات المفتوحة، يتم إدراج لا، معلومات الاجتماع، المشاركون، تاريخ التسجيل، تاريخ الاجتماع، تاريخ التحديث، جدول الأعمال، ومعلومات القرار في جدول.

الاجتماعات المجدولة

هذه هي الشاشة التي يتم فيها عرض سجلات الاجتماعات المخطط لها.

في شاشة الاجتماعات المخططة، يتم إدراج رقم الاجتماع ومعلومات الاجتماع والمشاركين وتاريخ التسجيل وتاريخ الاجتماع وتاريخ التحديث وجدول الأعمال ومعلومات القرار في الجدول.

الاجتماعات المغلقة

هذه هي الشاشة التي يتم فيها عرض سجلات الاجتماعات المغلقة.

في شاشة الاجتماعات المغلقة، يتم إدراج رقم الاجتماع ومعلومات الاجتماع والمشاركين وتاريخ التسجيل وتاريخ الإغلاق وجدول الأعمال ومعلومات القرار في جدول.

الاجتماعات الملغاة

هذه هي الشاشة التي يتم فيها عرض سجلات الاجتماعات الملغاة.

في شاشة الاجتماعات الملغاة، يتم إدراج رقم الاجتماع ومعلومات الاجتماع والمشاركين وتاريخ التسجيل وتاريخ الإلغاء وجدول الأعمال ومعلومات القرار في جدول.

جميع الاجتماعات

هذه هي الشاشة التي يتم فيها عرض كافة سجلات الاجتماع.

في شاشة جميع الاجتماعات، يتم إدراج رقم الاجتماع ومعلومات الاجتماع والمشاركين وتاريخ التسجيل وتاريخ الاجتماع وتاريخ التحديث وتاريخ الإغلاق وتاريخ الإلغاء وجدول الأعمال ومعلومات القرار في جدول.

الاجتماعات المحذوفة

هذه هي الشاشة التي يتم فيها عرض سجلات الاجتماعات المحذوفة.

في شاشة الاجتماعات المحذوفة، يتم إدراج رقم الاجتماع ومعلومات الاجتماع والمشاركين وتاريخ التسجيل وتاريخ الحذف وجدول الأعمال ومعلومات القرار في جدول.

جداول أعمال الاجتماع؛ وهي مقسمة إلى ثلاث فئات: لم تتم مناقشتها، تمت مناقشتها، وتم إلغاؤها.

لم تتم مناقشتها

يتضمن جداول أعمال الاجتماعات التي لم تتم مناقشتها.

في شاشة لم تتم مناقشتها، يتم إدراج معلومات رقم جدول الأعمال والمسمى الوظيفي والشخص المسؤول وتاريخ الاجتماع والمنشئ والمنظم والحالة في جدول. يمكن الوصول إلى سجل الاجتماع ذي الصلة ضمن معلومات العنوان.

مناقشة

يتم تضمين جداول أعمال الاجتماع التي تمت مناقشتها.

في شاشة المناقشة، يتم إدراج معلومات رقم جدول الأعمال والمسمى الوظيفي والمسؤول وتاريخ الاجتماع والمنشئ والمنظم والحالة في جدول.

تم الإلغاء

يتم تضمين جداول الأعمال الملغاة.

في الشاشة الملغاة، يتم إدراج معلومات رقم جدول الأعمال والمسمى الوظيفي والمسؤول وتاريخ الاجتماع والمنشئ والمنظم والحالة في جدول.

قرارات الاجتماع وقد تم تقسيمها إلى ثلاث مجموعات: غير محققة، ومحققة، وملغاة.

لم يحدث

هناك قرارات غير محققة

في شاشة القرارات غير المحققة، يتم إدراج معلومات لا والمسمى الوظيفي والمسؤول وتاريخ الاجتماع والمنشئ والمنظم وتاريخ الشراء والحالة في الجدول.

لقد حدث ذلك

يتم تضمين القرارات التي تم اتخاذها.

في الشاشة التي تم التحقق منها، يتم إدراج معلومات لا والمسمى الوظيفي والمسؤول وتاريخ الاجتماع والمنشئ والمنظم وتاريخ الشراء والحالة في جدول.

تم الإلغاء

يتم تضمين القرارات الملغاة

في شاشة الإلغاء، يتم إدراج معلومات لا، والمسمى الوظيفي، والمسؤول، وتاريخ الاجتماع، والمنشئ، والمنظم، وتاريخ الشراء، والحالة في جدول.

هذه هي الشاشة التي يتم فيها عرض الاجتماعات المتكررة بشكل دوري.

في شاشة الاجتماعات الدورية، يتم إدراج معلومات لا، والعنوان، والمشاركين، والمرحلة، ومنشئ الفترة، ووقت البدء، ووقت الانتهاء في جدول.

هذه هي الشاشة التي يتم فيها عرض غرف الاجتماعات. يمكن إجراء تسجيل جديد لغرفة الاجتماعات من قائمة الإعدادات.

غرفة الاجتماعات النموذجية: غرفة اجتماعات المكتب
يتم إدراج الاجتماعات المحفوظة في غرفة الاجتماعات ذات الصلة.

في شاشة غرفة اجتماعات المكتب، يتم إدراج الرقم ومعلومات الاجتماع والمشاركين وتاريخ التسجيل وجدول الأعمال ومعلومات القرار في الجدول.

تقويم الاجتماع؛ وهي مقسمة إلى قسمين: السجلات الخاصة بي وجميع المستخدمين.

سجلاتي الخاصة

-تقويم

يمكن تتبع وقت الاجتماع بسهولة عن طريق إدخال مواعيد الاجتماعات اليومية والأسبوعية والشهرية على شاشة التقويم.

-الجدول الزمني

تشتمل شاشة الجدول الزمني على جدول زمني يومي. تتبع الاجتماعات اليومية أمر سهل.

-جدول الأعمال

-

يتم استخدامه عن طريق إدخال معلومات التاريخ والوقت والحدث على شاشة جدول الأعمال.

كافة المستخدمين

يتم سرد مواعيد الاجتماعات اليومية والأسبوعية والشهرية لجميع المستخدمين.

إحصائيات؛ وهي مقسمة إلى قسمين: إحصاءات الموظفين وإحصاءات العملاء.

إحصائيات الموظفين

هذه هي الشاشة التي يتم فيها عرض إحصائيات الموظفين.

في شاشة إحصائيات الموظفين، يتم إدراج معلومات الموظفين والمفتوحة والمغلقة والإجمالية في جدول. إذا تم استخدام ميزة المرحلة، فسيتم عرض عدد تسجيلات الاجتماع في المرحلة ذات الصلة.

إحصائيات العملاء

في شاشة إحصائيات العميل، يتم إدراج معلومات العميل والمعلومات المفتوحة والمغلقة والإجمالية في جدول. إذا تم استخدام ميزة المرحلة، فسيتم عرض عدد تسجيلات الاجتماع في المرحلة ذات الصلة.

هذه هي الشاشة التي يتم فيها إنشاء تسجيل الاجتماع.

تم تحديد العميل لإضافة اجتماع جديد. رقم الاجتماع، الموضوع، غرض الاجتماع، الاستعجال، تاريخ الاجتماع، مكان الاجتماع، يتم إدخال معلومات الوصف. إذا كنت ترغب في إنشاء جدول أعمال وقرار، فسيتم وضع العلامات. بعد الانتهاء من جميع العمليات، يتم حفظها بالضغط على زر حفظ .

Kişisel Ayarlar, kullanıcının bir uygulama üzerindeki deneyimini özelleştirmesine olanak tanır. Kullanıcının kendi tercihlerine göre çeşitli ayarları yapılandırabilmesini sağlar.

Toplantılar uygulamasını özelleştirmek için Listeleme Ayarları ve Sütunlar ayarları yapılır. 

Listeleme Ayarları

Detay Gösterim Yöntemi;  Sekme veya Popup seçilir. 

Varsayılan Takvim Filtresi; Günlük, Haftalık, Aylık, Senelik veya Tümü olarak seçilir. 

Varsayılan Tarih Filtresi; Kayıt Tarihi veya Güncelleme Tarihi seçilir. 

Sayfalamada Kayıt Sayısı; 25, 50, 100, 250 veya 500 olarak seçilir. 

Sütunlar 

No
Başlık
Katılımcılar
Aşama / Durum
Kayıt Tarihi
Toplantı Tarihi
Güncelleme Tarihi
Kapatma Tarihi
İptal Tarihi
Silinme Tarihi
Gündem Karar

Yukarıda listenenen sütun maddeleri tercihe göre seçilerek kaydedilir. 

Filtreleme ayarları, uygulamada belirli kriterlere göre verileri listelemek için kullanılır. Kullanıcıya yalnızca ilgili veya uygun verileri sunmaya yardımcı olur. 

Filtreleme ayarları ekranında Tarih Aralığı, Toplantı Odası, Toplantı Amacı, Pozisyon Türü, Personel Adı, Aşama, Aciliyet, alanları seçilerek filtreleme yapılır.

Sıralama; Toplantı Numarası, Konu, Aşama,Toplantı Tarihi seçilerek sıralama yapılır. 

Gündemler menüsünde farklı filtreleme alanları mevcuttur. 

Filtreleme ayarları ekranında Tarih Aralığı, Pozisyon Türü, Personel,İlgi Durumu, Gerçekleşme Durumu, Toplantı Adı alanları seçilerek filtreleme yapılır.

Sıralama; ID, Konu, Tarih, Sorumlu alanlar seçilerek sıralama yapılır. 

يتم تضمين معلومات موجزة لتسجيل الاجتماع.

تتضمن شاشة الملخص معلومات الاجتماع والمشاركين والمكونات الرئيسية. يمكن إجراء عمليات إغلاق التسجيل وإلغاء التسجيل وحذف التسجيل وإخطار البريد الإلكتروني من قائمة المعاملات. إذا تم استخدام المرحلة، يمكن إجراء تغيير المرحلة.

هذه هي الشاشة التي يتم فيها تحرير تسجيل الاجتماع.

في شاشة التحرير، يتم تحرير معلومات العميل، والموضوع، والغرض من الاجتماع، وتاريخ البدء، والاجتماع الدوري، ومكان الاجتماع، والوصف. بعد الانتهاء من جميع العمليات، يتم حفظها بالضغط على زر حفظ .

هذه هي الشاشة التي يتم فيها عرض المشاركين.

تم إدراج المشاركين في الاجتماع. يمكن إضافة المشاركين من قائمة الموظفين والعملاء.

هذه هي الشاشة التي يتم فيها عرض جداول الأعمال.

لا على شاشة جداول الأعمال، عنوان، مشاركون، الخالق، تم التعديل بواسطة، يتم سرد معلومات الحالة في شكل جدول.

تتم إضافة جدول الأعمال بالضغط على الزر "إضافة جديد" .

لإضافة جدول الأعمال، يتم إدخال معلومات العنوان وحالة المناقشة والوصف. إنه مرتبط بالمشارك في الاجتماع. بعد الانتهاء من جميع العمليات، يتم حفظها بالضغط على زر حفظ.

يتم تحريره بالضغط على شريط التحرير الخاص بمدخل جدول الأعمال المضاف.

-معلومات عامة

تتضمن شاشة المعلومات العامة معلومات عن العنوان وحالة الاجتماع والوصف.

-صناعة القرار

تم تحديد جدول الأعمال لإنشاء القرار. يمكن عرض جداول الأعمال التي لم يتم تحديدها. يتم إدخال معلومات العنوان وحالة التنفيذ وتاريخ الاستحقاق والوصف. إنه مرتبط بالمشارك في الاجتماع. بعد الانتهاء من جميع العمليات، يتم حفظها بالضغط على زر حفظ .

هذه هي الشاشة التي يتم فيها عرض قرارات الاجتماع.

في شاشة القرارات، يتم إدراج معلومات "لا" و "العنوان " و" المهمة " و "المشاركين" و "المنشئ " و "المحرر" و "الموعد النهائي " و "الحالة" في الجدول.

يتم إضافة القرار بالضغط على زر إضافة جديد .

تم تحديد جدول الأعمال لإضافة قرار جديد. يمكن عرض جداول الأعمال التي لم يتم تحديدها. يتم إدخال معلومات العنوان وحالة التنفيذ وتاريخ الاستحقاق والوصف. إنه مرتبط بالمشارك في الاجتماع. بعد الانتهاء من جميع العمليات، يتم حفظها بالضغط على زر حفظ . لتحرير القرار المضاف، يتم الضغط على شريط التحرير.

تتضمن شاشة التحرير معلومات عامة وإنشاء المهام.

إنشاء مهمة

لإضافة مهمة جديدة، أدخل معلومات اسم المهمة وتاريخ المعاملة وأشخاص الاتصال ووصف المهمة. بعد الانتهاء من جميع العمليات، يتم حفظها بالضغط على زر حفظ .

هذه هي الشاشة التي يتم فيها عرض المهام.

في شاشة المهام، يتم إدراج معلومات رقم الفهرس ووصف المهمة وجهات الاتصال والمرحلة والتقدم والمدة والاتصال وتاريخ التسجيل وتاريخ المعاملة في جدول. يمكن تصفية تاريخ النشر والمكونات الرئيسية.

تتم إضافة مهمة عن طريق الضغط على زر إضافة مهمة جديدة .

لإضافة مهمة جديدة، أدخل اسم المهمة العاجلة والنسبة المئوية للإكمال ومعلومات المجموعة. يمكن استخدام قائمة مراجعة الجدولة التلقائية، ومصفوفة المهام (قائمة x قائمة المراجعة)، ويمكن تحديد تاريخ المعاملة. يمكن إدخال وصف المهمة. بعد الانتهاء من جميع العمليات، يتم حفظها بالضغط على زر حفظ .

يتم تخصيص الإعدادات من خلال تحديد الإعدادات التي سيتم استخدامها حسب تفضيلات الشركة من قائمة الإعدادات العامة.

يتم حفظ لون التطبيق عن طريق اختيار اللون المفضل.

يتم إنشاء التعريفات لمراحل الاجتماع. تسهل تعريفات المرحلة هذه المتابعة من خلال إظهار المرحلة التي يمر بها الاجتماع.

تسرد شاشة تعريفات المرحلة اللون واسم المرحلة والخصائص.

تتم إضافة مرحلة بالضغط على زر إضافة مرحلة جديدة .

لإضافة تعريف المرحلة، يتم إدخال معلومات المرحلة ومعلومات خيارات المرحلة. بعد الانتهاء من جميع العمليات، يتم حفظها بالضغط على زر حفظ . يتم تحرير المرحلة بالضغط على المرحلة المضافة.

-معلومات عامة

يتم ترتيب اسم المرحلة والوصف والتسلسل وخيارات المرحلة على شاشة المعلومات العامة.

-لون المرحلة

يتم اختيار اللون الذي يمثل المرحلة. تسمح قوائم الألوان التي تمثل المراحل بفصل السجلات بسهولة وفقًا لمرحلتها وحالتها.

المستخدمون المعتمدون

يتم إدراج معلومات الاسم واللقب للمستخدمين المعتمدين في شاشة المستخدمين المعتمدين ويتم ترتيب تراخيص المرحلة من خلال النقر على المستخدم المعتمد.

-تحرير تراخيص المرحلة

لتنظيم تراخيص المرحلة، يتم منح الترخيص للمستخدم المصرح له في كل مرحلة. بعد الانتهاء من جميع العمليات، يتم حفظها بالضغط على زر حفظ .

في شاشة غرف الاجتماعات، يتم إدراج معلومات قائمة الانتظار والاسم والسعة والحالة في جدول.

يتم الدخول إلى الغرفة بالضغط على زر إضافة جديد .

لإضافة غرفة اجتماعات، يتم إدخال معلومات العنوان والوصف والسعة والحالة والفرز. بعد الانتهاء من جميع العمليات، يتم حفظها بالضغط على زر حفظ .

هذه هي الشاشة التي توضح الغرض من الاجتماع.

في شاشة غرض الاجتماع، يتم إدراج معلومات قائمة الانتظار والعنوان والتحرير في جدول.

تتم إضافة غرض الاجتماع بالضغط على زر إضافة جديد .

تتم إضافة معلومات الرأس. بعد الانتهاء من جميع العمليات، يتم حفظها بالضغط على زر حفظ .

تتم إدارة الوقت باستخدام تكامل التقويم في تطبيق الاجتماعات.

استخدام تكامل التقويم في هذا التطبيق: يسمح بعرض سجلات الاجتماعات في تطبيق التقويم.
في هذا التطبيق، حدد "إضافة إلى التقويم": عند إضافة سجلات الاجتماع، فإنه يسمح بإضافة السجلات إلى التقويم.

في شاشة إعدادات نموذج البريد الإلكتروني، يتم إدراج معلومات نموذج البريد ومفتاح النموذج وحساب البريد في جدول.

التعديل يتم بالضغط على البريد الإلكتروني.

تم تحرير المعلومات العامة لنموذج البريد الإلكتروني. بعد الانتهاء من جميع العمليات، يتم حفظها بالضغط على زر حفظ .

باستخدام الترقيم التلقائي، عند إضافة سجل اجتماع، يتم تعيينه تلقائيًا مع كل سجل جديد.

املأ حقلي البادئة واللاحقة حسب الرغبة أو اتركهما فارغين.

قم بإعطاء قيمة أولية لحقل الرقم المتزايد تلقائيًا. على سبيل المثال، إذا أعطيت 1000، فإن الأرقام التالية ستكون مثل 1000، 1001، 1002...

بمجرد إدخال القيمة، تظهر معاينة معلوماتية على اليمين.

في شاشة المستخدمين المعتمدين، يتم تسجيل المستخدمين من خلال منحهم التفويضات اللازمة.