E-Rechnung ist eine digitale Lösung, bei der Unternehmen Rechnungen elektronisch erstellen, an Käufer senden und speichern. Durch die Integration in ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) automatisiert es die Rechnungsprozesse von Unternehmen, minimiert Fehler und spart Zeit. E-Invoice sorgt zudem für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und erhöht die Transparenz und Nachvollziehbarkeit in Geschäftsprozessen.

Ziel von E-Invoice ist es, manuelle Transaktionsfehler zu reduzieren, die betriebliche Effizienz zu steigern, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen und Kosten durch die Digitalisierung der Rechnungsprozesse von Unternehmen zu senken. Gleichzeitig stellt es eine umweltfreundliche Lösung dar, die den Papierverbrauch minimiert und die Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit der Geschäftsprozesse erhöht.

Die Hauptvorteile der E-Rechnung sind:

1. Dadurch entfallen Papier-, Druck-, Versand- und Archivierungskosten.
2. Es beschleunigt die Prozesse der Rechnungserstellung, -übermittlung und -archivierung und minimiert manuelle Prozesse.
3. Es eliminiert Fehler, die durch manuelle Dateneingabe verursacht werden, und erhöht die Datengenauigkeit.
4. Es stellt die vollständige Einhaltung der Steuergesetze sicher und erleichtert Prüfungsprozesse.
5. Es trägt zur Umwelt bei, indem es den Papierverbrauch reduziert.
6. Es ermöglicht eine einfachere Überwachung und Berichterstattung von Rechnungsprozessen und erhöht die Transparenz in Geschäftsprozessen.
7. Die schnelle Übermittlung im elektronischen Umfeld ermöglicht einen schnelleren Einzug von Forderungen.

Dies ist der Anmeldebildschirm der E-Invoice-Anwendung.

Alle Rechnungen: Alle eingehenden und ausgehenden Rechnungen werden aufgelistet.

Erhalten Sie E-Rechnungen von der Finanzverwaltung: Rechnungen aus diesem Feld werden geprüft, um eingehende Rechnungen im ERP-System zu erfassen. Alle Rechnungen der Finanzverwaltung werden in der E-Rechnungsanwendung gespeichert. Über die E-Rechnungsdetails werden die Produkt-/Ausgabenbestimmungen im ERP-System für die Positionen der Eingangsrechnungen ausgewählt und in die Rechnungsanwendung übernommen.

Eingehende Rechnungen: Alle ausstehenden, ausstehenden, akzeptierten, abgelehnten und archivierten Rechnungen werden aufgelistet. Auf Datensätze kann auch über die entsprechenden Menüs zugegriffen werden.

Ausgehende Rechnungen: Alle ausstehenden, entworfenen, gesendeten, abgelehnten, stornierten und gelöschten Rechnungen werden aufgelistet.

Ausstehend: Es handelt sich um Rechnungen, die von der Rechnungsanwendung zur E-Rechnungsanwendung übertragen und noch nicht verarbeitet wurden.
Entwurf: Hierbei handelt es sich um die Rechnungen, die lediglich an das izibiz-Portal übermittelt wurden, ohne die Rechnung zu versenden.

Gesendet: Bezieht sich auf die Rechnungen, die gesendet wurden.

Abgelehnt: Bezieht sich auf abgelehnte Rechnungen.

Storniert: Auf diesem Bildschirm werden stornierte Rechnungen aufgelistet.

Gelöscht: Alle gelöschten Rechnungen werden aufgelistet.

Serienanalyse: Nummern, die in der Serie enthalten sind, für die aber keine Rechnungen vorliegen, werden aufgelistet.
Rechnungsanalyse: Rechnungen, die sich in Izibiz, aber nicht in Entranet befinden, und Rechnungen, die sich in Entranet, aber nicht in Izibiz befinden, werden aufgelistet.

Protokollaufzeichnungen: Aufzeichnungen zu den gesendeten Rechnungen werden nach ihrem Erfolgs- oder Fehlerstatus aufgelistet. Bei erfolglosen Fällen wird die Fehlerursache angegeben.

Sie können über das entsprechende Menü auf das Einstellungsdokument zugreifen.
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Genel Ayarlar menüsünden firmanın  tercihine göre kullanacağı ayarlar seçilerek ayarlar özelleştirilir. 

• Kalemlerde alt ürün kodları yerine ürün kodlarını kullan: Fatura kalemlerinizde alt ürün kodları yerine ana ürün kodunun gösterilmesini sağlar.

• Ücretsiz fatura kalemlerini %100 iskontolu olarak aktar: Faturada bulunan ücretsiz (fiyat girilmemiş) ürünlerin e-faturaya aktarılmasını ve %100 iskontolu olarak gösterilmesini sağlar.

• Faturadan e-fatura oluşturulduğunda otomatik e-fatura gönderimi yapılsın: Faturanızı e-faturaya aktardığınızda, oluşan e-faturanın otomatik olarak gönderilmesini sağlar. Özellik aktif değilken, e-fatura özetinde bulunan işlemler menüsünden "Gönder" butonuna tıklayarak fatura gönderimi yapılmaktadır.

• Gelen Temel Faturaları otomatik olarak kabul et: Temel faturalar senaryosu gereği alıcının kabul etme/reddetme işlemi yapmasını gerektirmez. Ancak, ERP sisteminde kullanıcının kontrol sağlaması açısından temel faturalarda da kabul etme seçeneği sunulmuştur. Bu özelliği aktif ederek, senaryosu Temel Fatura olan faturaların otomatik olarak kabul edilmesi sağlanır.

• Fatura açıklamalarını e-faturaya aktar: Fatura kaydına girmiş olduğunuz açıklamaların, e-fatura çıktısında fatura altı notlar alanında gösterilmesi sağlanır. Bunun için, faturaya girilmiş olan açıklama alanlarından hangisinin e-faturada gösterilmesini istediğinizi seçmelisiniz.

• Ödeme şeklini not alanında göster: Faturada belirtilen ödeme şeklinin, fatura altı notlar alanında gösterilmesini sağlar.

• Fatura kalemlerinin açıklamalarını e-fatura kalemlerine aktar: Fatura kalemlerine girmiş olduğunuz açıklamaların, e-fatura kalemlerinde de gösterilmesini sağlar.

• E-faturaya Gider Pusulası Ekle: Gönderdiğiniz faturaya gider pusulası eklenmesini sağlar.

• Kapıda Ödeme işlemlerinde toplam tutarı barkod alanında göster: Fatura ödeme şekli kapıda ödeme olarak belirtildiyse, kargo barkodunun altında toplam fatura tutarının gösterilmesini sağlar.

• Yazıcıya gönderildi bilgisini tut: Yazdırılmış faturalar için yazdırıldığı bilgisini kaydeder.

• Gönderim için Varsayılan E-Mail Adresi: Faturayı e-faturaya aktarma ekranında açılan pop-up'ta alıcı e-postası seçilir. Faturanın gönderileceği varsayılan e-mail adresi tanımlanır.

• KDV İstisnası: KDV’siz fatura gönderilmesi halinde, kod listesi alanından faydalanılarak istisna kodu girilir ve bu kodun fatura alt bilgilerinde gösterilmesi sağlanır. İstisna açıklaması alanına metin girişi yapılır.

• Fatura Altı Notlar: Gönderilecek tüm faturalarda gösterilmesi istenen notlar bu alana yazılır.

• Ödeme Şekli: Banka hesap bilgilerinizi bu alana girilir. Girilen bilgiler tüm faturaların altına eklenir.

• İşlem Logları: E-faturada yapılan işlemlerle ilgili log kayıtları tutulur. Başarılı işlemler ve hata sebepleriyle başarısız olan işlemlerin loglarına "Log Kayıtları" menüsünden ulaşılır. Tutulan bu kayıtların saklanma süresi belirlenir. Belirlenen süreler dolduğunda log kayıtları silinir.

Kullanıcı adı ve parola girin ve Kaydet butonuna basın.

Fatura Seri bölümünden kesilen faturalar için seri tanımları yapılır.

Varsayılan Şube Serileri: Varsayılan seri tanımları yapılır. 

E-fatura sol üstte bulunan gönderici bilgileri bu alanda bulunan bilgiler ile otomatik doldurulur.

Şirket/şahıs mali bilgileri ve adres bilgileri doldurulur.

Miktar Tipleri: Bu sayfada entranetinize tanımlı miktar tipleri listelenir. Hedef sütunundan karşılıkları seçilir.

Vergi türleri görüntüleme ekranıdır. 

Zamanlayıcı Ayarları: Gelen faturaların ERP sistemine çekilmesi veya gönderilen faturaların durumlarının kontrol edilmesi için periyot sıklığı ve başlangıç tarihi seçilir, ardından kaydı tamamlanır. Belirtilen periyoda göre, GİB’den gelen faturalar otomatik olarak çekilir ve giden faturaların durumları kontrol edilir.

Temel Bileşenler: E-fatura detayına işaretlenen uygulamalar üzerinden kayıt eklenebilir.


Bağlantı Ayarları: E-fatura ile ilişkilendirmek istenen uygulamalar işaretlenir.

Yetkili Kullanıcılar: Uygulamaya erişim yetkisi bulunan kullanıcılar listelenir. Kullanıcılar için yetki ekleme/çıkarma işlemleri gerçekleştirilir.

Filtreleme ayarları, bir sistemde veya uygulamada  belirli kriterlere göre verileri sınıflandırmak için kullanılır. Bu ayarlar, kullanıcıya yalnızca ilgili veya uygun içerikleri sunmaya yardımcı olur. 

Filtreleme ayarları ekranında Tarih Aralığı, İşlem Durumu, Tip, Fatura Tipi, Profil, Fatura Durumui Fatura Gönderim Durumu, E-Fatura Gönderim Durumu, E-Fatura Yazdırma Durumu, İrsaliye Bağlanma Durumu alanları seçilerek filtreleme yapılır.

Sıralama; Fatura Tarihi (Önce Yeni) , Fatura Tarihi (Önce Eski), Fatura No veya Müşteri seçilerek sıralama yapılır.