Die Meetings-App ist eine Anwendung, mit der Benutzer ihre Meetings planen, organisieren und verwalten können. Diese App bietet Funktionen wie Kalenderintegration, Erinnerungen und Dokumentenfreigabe.

Der Zweck der Meetings-Anwendung besteht darin, die Meetingprozesse der Benutzer effizienter und organisierter zu gestalten. Diese Anwendung digitalisiert den Prozess von der Planung bis zur Durchführung von Besprechungen, optimiert das Zeitmanagement und sorgt für eine effektivere Kommunikation zwischen den Teilnehmern.

• Es ermöglicht Benutzern, Besprechungszeiten einfach zu planen und zu verfolgen.
• Dank Erinnerungen und Benachrichtigungen wird verhindert, dass Besprechungen vergessen werden.
• Optimiert Besprechungsprozesse mit Besprechungsnotizen, Aufgabenzuweisungen und Kalenderintegrationen.
• Die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Dateien ermöglicht den Teilnehmern den einfachen Zugriff auf die erforderlichen Informationen.
• Es fördert die Teamarbeit und steigert die Zusammenarbeit.
• Es bietet die Möglichkeit, die Tagesordnung von Sitzungen festzulegen und zu befolgen.
• Klärt die Rollen und Verantwortlichkeiten der Teilnehmer.
• Es ermöglicht Verbesserungen für zukünftige Meetings durch die Aufzeichnung und Analyse von Meetings.
• Bietet Statistiken wie Teilnahmequoten und Produktivitätskennzahlen.

Dies ist der Startbildschirm der Meetings-Anwendung.

Treffen; Es ist in fünf Gruppen unterteilt: Offene Besprechungen, Geschlossene Besprechungen, Abgesagte Besprechungen, Alle Besprechungen und Gelöschte Besprechungen.
Wenn die Phasenfunktion verwendet wird, werden die definierten Phasen im Menü „Offene Meetings“ aufgeführt.
Beispiel: Geplante Besprechungen

Offene Meetings

Dies ist der Bildschirm, auf dem offene Besprechungsaufzeichnungen angezeigt werden.

Auf dem Bildschirm „Offene Besprechungen“ werden „Nein“, „Besprechungsinformationen“, „Teilnehmer“, „Registrierungsdatum“, „Besprechungsdatum“, „Aktualisierungsdatum“, „Agenda“ und „Entscheidungsinformationen“ in einer Tabelle aufgeführt.

Geplante Besprechungen

Dies ist der Bildschirm, auf dem geplante Besprechungsaufzeichnungen angezeigt werden.

Auf dem Bildschirm „Geplante Besprechungen“ werden Besprechungsnummer, Besprechungsinformationen, Teilnehmer, Registrierungsdatum, Besprechungsdatum, Aktualisierungsdatum, Tagesordnung und Entscheidungsinformationen in einer Tabelle aufgelistet.

Geschlossene Sitzungen

Dies ist der Bildschirm, auf dem geschlossene Besprechungsaufzeichnungen angezeigt werden.

Auf dem Bildschirm „Geschlossene Besprechungen“ werden die Besprechungsnummer, die Besprechungsinformationen, die Teilnehmer, das Registrierungsdatum, das Abschlussdatum, die Tagesordnung und die Entscheidungsinformationen in einer Tabelle aufgeführt.

Abgesagte Besprechungen

Dies ist der Bildschirm, auf dem abgesagte Besprechungsaufzeichnungen angezeigt werden.

Auf dem Bildschirm „Abgesagte Besprechungen“ werden Besprechungsnummer, Besprechungsinformationen, Teilnehmer, Anmeldedatum, Absagedatum, Tagesordnung und Entscheidungsinformationen in einer Tabelle aufgeführt.

Alle Treffen

Auf diesem Bildschirm werden alle Besprechungsaufzeichnungen angezeigt.

Auf dem Bildschirm „Alle Besprechungen“ werden die Besprechungsnummer, die Besprechungsinformationen, die Teilnehmer, das Registrierungsdatum, das Besprechungsdatum, das Aktualisierungsdatum, das Abschlussdatum, das Absagedatum, die Tagesordnung und die Entscheidungsinformationen in einer Tabelle aufgeführt.

Gelöschte Besprechungen

Auf diesem Bildschirm werden gelöschte Besprechungsdatensätze angezeigt.

Auf dem Bildschirm „Gelöschte Besprechungen“ werden Besprechungsnummer, Besprechungsinformationen, Teilnehmer, Registrierungsdatum, Löschdatum, Tagesordnung und Entscheidungsinformationen in einer Tabelle aufgeführt.

Tagesordnungen für Sitzungen; Es ist in drei Kategorien unterteilt: Nicht besprochen, Besprochen, Abgesagt.

Nicht besprochen

Enthält Besprechungsagenden, die nicht besprochen wurden.

Auf dem Bildschirm „Nicht besprochen“ werden Tagesordnungsnummer, Titel, verantwortliche Person, Besprechungsdatum, Ersteller, Organisator und Statusinformationen in einer Tabelle aufgeführt. Unter der Titelinformation ist der jeweilige Sitzungsbericht abrufbar.

besprochen

Die besprochenen Tagesordnungen der Sitzungen sind enthalten.

Auf dem Bildschirm „Besprochen“ werden Tagesordnungsnummer, Titel, Verantwortlicher, Besprechungsdatum, Ersteller, Organisator und Statusinformationen in einer Tabelle aufgeführt.

Abgesagt

Abgesagte Termine sind enthalten.

Auf dem Bildschirm „Abgesagt“ werden Tagesordnungsnummer, Titel, Verantwortlicher, Besprechungsdatum, Ersteller, Organisator und Statusinformationen in einer Tabelle aufgeführt.

Entscheidungen treffen; Es wurde in drei Gruppen unterteilt: Nicht realisiert, Realisiert und Abgesagt.

Ist nicht passiert

Es gibt unrealisierte Entscheidungen.

Auf dem Bildschirm „Unrealisierte Entscheidungen“ werden Nr., Titel, Verantwortlicher, Besprechungsdatum, Ersteller, Organisator, Beschaffungsdatum und Statusinformationen in einer Tabelle aufgeführt.

Es ist passiert

Die getroffenen Entscheidungen werden einbezogen.

Auf dem Bildschirm „Umgesetzt“ werden die Informationen Nr., Titel, Verantwortlicher, Besprechungsdatum, Ersteller, Organisator, Beschaffungsdatum und Status in einer Tabelle aufgeführt.

Abgesagt

Aufgehobene Entscheidungen sind enthalten

Auf dem Bildschirm „Storniert“ werden die Informationen „Nein“, „Titel“, „Verantwortlicher“, „Besprechungsdatum“, „Ersteller“, „Organisator“, „Beschaffungsdatum“ und „Status“ in einer Tabelle aufgeführt.

Dies ist der Bildschirm, auf dem periodisch wiederkehrende Besprechungen angezeigt werden.

Auf dem Bildschirm für regelmäßige Besprechungen werden die Informationen „Anzahl“, „Titel“, „Teilnehmer“, „Phase“, „Ersteller des Zeitraums“, „Startzeit“ und „Endzeit“ in einer Tabelle aufgelistet.

Dies ist der Bildschirm, auf dem Besprechungsräume angezeigt werden. Eine neue Besprechungsraumanmeldung kann über das Einstellungsmenü vorgenommen werden.

Beispiel für einen Besprechungsraum: Büro-Besprechungsraum
Im entsprechenden Besprechungsraum gespeicherte Besprechungen werden aufgelistet.

Auf dem Bildschirm „Büro-Besprechungsraum“ werden Nr., Besprechungsinformationen, Teilnehmer, Registrierungsdatum, Tagesordnung und Entscheidungsinformationen in einer Tabelle aufgeführt.

Besprechungskalender; Es ist in zwei Bereiche unterteilt: „Meine eigenen Datensätze“ und „Alle Benutzer“.

Meine eigenen Aufzeichnungen

-Kalender

Die Besprechungszeit kann einfach verfolgt werden, indem tägliche, wöchentliche und monatliche Besprechungstermine auf dem Kalenderbildschirm eingegeben werden.

-Zeitleiste

Der Zeitleistenbildschirm enthält eine tägliche Zeitleiste. Die Verfolgung täglicher Besprechungen ist einfach.

-Agenda

-

Es wird durch die Eingabe von Datums-, Uhrzeit- und Ereignisinformationen auf dem Agenda-Bildschirm verwendet.

Alle Benutzer

Tägliche, wöchentliche und monatliche Besprechungstermine aller Benutzer werden aufgelistet.

Statistiken; Es ist zweigeteilt: Personalstatistik und Kundenstatistik.

Personalstatistik

Dies ist der Bildschirm, auf dem die Statistiken des Personals angezeigt werden.

Auf dem Bildschirm „Personalstatistik“ werden Personal-, Offen- , Geschlossen- und Gesamtinformationen in einer Tabelle aufgelistet. Bei Nutzung der Bühnenfunktion wird die Anzahl der Meeting-Anmeldungen in der jeweiligen Bühne angezeigt.

Kundenstatistik

Auf dem Bildschirm „Kundenstatistik“ werden Kundeninformationen, offene, geschlossene und Gesamtinformationen in einer Tabelle aufgelistet. Bei Nutzung der Bühnenfunktion wird die Anzahl der Meeting-Anmeldungen in der jeweiligen Bühne angezeigt.

Dies ist der Bildschirm, auf dem die Besprechungsaufzeichnung erstellt wird.

Der Kunde wird ausgewählt, um ein neues Meeting hinzuzufügen. Es werden Besprechungsnummer, Betreff, Besprechungszweck, Dringlichkeit, Besprechungsdatum, Treffpunkt und Beschreibungsinformationen eingegeben. Wenn Sie eine Agenda und einen Beschluss erstellen möchten, ist die Markierung erfolgt. Nachdem alle Vorgänge abgeschlossen sind, werden sie durch Klicken auf die Schaltfläche „Speichern“ gespeichert.

Kişisel Ayarlar, kullanıcının bir uygulama üzerindeki deneyimini özelleştirmesine olanak tanır. Kullanıcının kendi tercihlerine göre çeşitli ayarları yapılandırabilmesini sağlar.

Toplantılar uygulamasını özelleştirmek için Listeleme Ayarları ve Sütunlar ayarları yapılır. 

Listeleme Ayarları

Detay Gösterim Yöntemi;  Sekme veya Popup seçilir. 

Varsayılan Takvim Filtresi; Günlük, Haftalık, Aylık, Senelik veya Tümü olarak seçilir. 

Varsayılan Tarih Filtresi; Kayıt Tarihi veya Güncelleme Tarihi seçilir. 

Sayfalamada Kayıt Sayısı; 25, 50, 100, 250 veya 500 olarak seçilir. 

Sütunlar 

No
Başlık
Katılımcılar
Aşama / Durum
Kayıt Tarihi
Toplantı Tarihi
Güncelleme Tarihi
Kapatma Tarihi
İptal Tarihi
Silinme Tarihi
Gündem Karar

Yukarıda listenenen sütun maddeleri tercihe göre seçilerek kaydedilir. 

Filtreleme ayarları, uygulamada belirli kriterlere göre verileri listelemek için kullanılır. Kullanıcıya yalnızca ilgili veya uygun verileri sunmaya yardımcı olur. 

Filtreleme ayarları ekranında Tarih Aralığı, Toplantı Odası, Toplantı Amacı, Pozisyon Türü, Personel Adı, Aşama, Aciliyet, alanları seçilerek filtreleme yapılır.

Sıralama; Toplantı Numarası, Konu, Aşama,Toplantı Tarihi seçilerek sıralama yapılır. 

Gündemler menüsünde farklı filtreleme alanları mevcuttur. 

Filtreleme ayarları ekranında Tarih Aralığı, Pozisyon Türü, Personel,İlgi Durumu, Gerçekleşme Durumu, Toplantı Adı alanları seçilerek filtreleme yapılır.

Sıralama; ID, Konu, Tarih, Sorumlu alanlar seçilerek sıralama yapılır. 

Zusammenfassende Informationen der Besprechungsaufzeichnung sind enthalten.

Der Zusammenfassungsbildschirm enthält Informationen zu Besprechungen, Teilnehmern und Schlüsselkomponenten. Die Vorgänge „Registrierung schließen“, „Registrierung abbrechen“, „Registrierung löschen“ und „E-Mail-Benachrichtigung“ können über das Menü „Transaktionen“ ausgeführt werden. Wenn Phase verwendet wird, kann eine Phasenänderung vorgenommen werden.

Dies ist der Bildschirm, auf dem die Besprechungsaufzeichnung bearbeitet wird.

Auf dem Bearbeitungsbildschirm werden Kundeninformationen, Betreff, Besprechungszweck, Startdatum, regelmäßige Besprechung, Treffpunkt und Beschreibungsinformationen bearbeitet. Nachdem alle Vorgänge abgeschlossen sind, werden sie durch Klicken auf die Schaltfläche Speichern gespeichert.

Dies ist der Bildschirm, auf dem die Teilnehmer angezeigt werden.

Die Besprechungsteilnehmer werden aufgelistet. Teilnehmer können über das Menü „Mitarbeiter und Kunden“ hinzugefügt werden.

Dies ist der Bildschirm, auf dem Tagesordnungen angezeigt werden.

Nein auf dem Tagesordnungsbildschirm, Titel, Teilnehmer, Schöpfer, Herausgegeben von, Statusinformationen werden in tabellarischer Form aufgelistet.

Die Agenda wird durch Klicken auf die Schaltfläche „Neu hinzufügen“ hinzugefügt.

Um die Tagesordnung hinzuzufügen, werden Informationen zu Titel, Diskussionsstatus und Beschreibung eingegeben. Es ist dem Besprechungsteilnehmer zugeordnet. Nachdem alle Vorgänge abgeschlossen sind, werden sie durch Klicken auf die Schaltfläche „Speichern“ gespeichert.

Die Bearbeitung erfolgt durch Drücken der Bearbeitungsleiste des hinzugefügten Agenda-Eintrags.

-Allgemeine Informationen

Der allgemeine Informationsbildschirm enthält Informationen zu Titel, Besprechungsstatus und Beschreibung.

-Entscheidungsfindung

Die Agenda wird ausgewählt, um eine Entscheidung zu treffen. Unentschlossene Agenden können angezeigt werden. Titel, Realisierungsstatus, Fälligkeitsdatum und Beschreibungsinformationen werden eingegeben. Es ist dem Besprechungsteilnehmer zugeordnet. Nachdem alle Vorgänge abgeschlossen sind, werden sie durch Klicken auf die Schaltfläche Speichern gespeichert.

Dies ist der Bildschirm, auf dem Besprechungsentscheidungen angezeigt werden.

Auf dem Bildschirm „Entscheidungen“ werden die Informationen „Nr“ , „Titel“ , „ Aufgabe“ , „Teilnehmer“ , „Ersteller“ , „Bearbeiter“ , „Frist“ und „Status“ in einer Tabelle aufgelistet.

Die Entscheidung wird durch Klicken auf die Schaltfläche „Neu hinzufügen“ hinzugefügt.

Die Tagesordnung wird ausgewählt, um einen neuen Beschluss hinzuzufügen. Unentschlossene Agenden können angezeigt werden. Titel, Realisierungsstatus, Fälligkeitsdatum und Beschreibungsinformationen werden eingegeben. Es ist dem Besprechungsteilnehmer zugeordnet. Nachdem alle Vorgänge abgeschlossen sind, werden sie durch Klicken auf die Schaltfläche Speichern gespeichert. Um die hinzugefügte Entscheidung zu bearbeiten, wird die Bearbeitungsleiste gedrückt.

Der Bearbeitungsbildschirm umfasst allgemeine Informationen und Aufgabenerstellung.

Aufgabe erstellen

Um eine neue Aufgabe hinzuzufügen, geben Sie den Aufgabennamen, das Transaktionsdatum, die Kontaktpersonen und die Aufgabenbeschreibung ein. Nachdem alle Vorgänge abgeschlossen sind, werden sie durch Klicken auf die Schaltfläche „Speichern“ gespeichert.

Dies ist der Bildschirm, auf dem die Aufgaben angezeigt werden.

Auf dem Bildschirm „Aufgaben“ werden Indexnummer, Aufgabenbeschreibung, Kontaktpersonen, Phase, Fortschritt, Dauer, Verbindung, Registrierungsdatum und Transaktionsdatum in einer Tabelle aufgeführt. Buchungsdatum und Schlüsselkomponenten können gefiltert werden.

Eine Aufgabe wird durch Klicken auf die Schaltfläche „Neue Aufgabe hinzufügen“ hinzugefügt.

Um eine neue Aufgabe hinzuzufügen, geben Sie den Aufgabennamen, die Dringlichkeit, den Fertigstellungsgrad und die Gruppeninformationen ein. Es können eine Checkliste für die automatische Planung, eine Aufgabenmatrix (Liste x Checkliste) und ein Transaktionsdatum definiert werden. Es kann eine Aufgabenbeschreibung eingegeben werden. Nachdem alle Vorgänge abgeschlossen sind, werden sie durch Klicken auf die Schaltfläche „Speichern“ gespeichert.

Die Einstellungen werden angepasst, indem im Menü „Allgemeine Einstellungen“ die Einstellungen ausgewählt werden, die entsprechend den Präferenzen des Unternehmens verwendet werden sollen.

Die Farbe der Anwendung wird durch Auswahl der bevorzugten Farbe gespeichert.

Für Besprechungsphasen werden Definitionen erstellt. Diese Phasendefinitionen erleichtern die Nachverfolgung, indem sie zeigen, in welcher Phase sich das Meeting befindet.

Der Bildschirm „Phasendefinitionen“ listet die Farbe, den Phasennamen und die Eigenschaften auf.

Eine Phase wird durch Klicken auf die Schaltfläche „Neue Phase hinzufügen“ hinzugefügt.

Um eine Phasendefinition hinzuzufügen, werden Informationen zu Phaseninformationen und Phasenoptionen eingegeben. Nachdem alle Vorgänge abgeschlossen sind, werden sie durch Klicken auf die Schaltfläche Speichern gespeichert. Die Stufe wird durch Drücken auf die hinzugefügte Stufe bearbeitet.

-Allgemeine Informationen

Bühnenname, Beschreibung, Reihenfolge und Bühnenoptionen werden auf dem Bildschirm „Allgemeine Informationen“ angeordnet.

-Bühnenfarbe

Es wird eine Farbe gewählt, die die Bühne repräsentiert. Farblisten, die die Stufen darstellen, ermöglichen eine einfache Trennung der Datensätze nach Stufe und Status.

Autorisierte Benutzer

Informationen zu Vor- und Nachnamen autorisierter Benutzer werden auf dem Bildschirm „Autorisierte Benutzer“ aufgeführt. Stufenberechtigungen werden durch Klicken auf den autorisierten Benutzer angeordnet.

-Bearbeiten von Bühnenberechtigungen

Um die Stufenberechtigungen zu regeln, wird dem berechtigten Benutzer auf jeder Stufe eine Berechtigung erteilt. Nachdem alle Vorgänge abgeschlossen sind, werden sie durch Klicken auf die Schaltfläche „Speichern“ gespeichert.

Auf dem Bildschirm „Besprechungsräume“ werden Informationen zu Warteschlange, Name, Kapazität und Status in einer Tabelle aufgelistet.

Der Raum wird durch Drücken der Schaltfläche „Neu hinzufügen“ betreten.

Um einen Besprechungsraum hinzuzufügen, werden Titel, Beschreibung, Kapazität, Status und Sortierinformationen eingegeben. Nachdem alle Vorgänge abgeschlossen sind, werden sie durch Klicken auf die Schaltfläche Speichern gespeichert.

Auf diesem Bildschirm wird der Zweck des Meetings angezeigt.

Auf dem Besprechungszweckbildschirm werden Warteschlange, Titel und Bearbeitungsinformationen in einer Tabelle aufgeführt.

Der Besprechungszweck wird durch Klicken auf die Schaltfläche „Neu hinzufügen“ hinzugefügt.

Header-Informationen werden hinzugefügt. Nachdem alle Vorgänge abgeschlossen sind, werden sie durch Klicken auf die Schaltfläche „Speichern“ gespeichert.

Die Zeitverwaltung erfolgt über die Kalenderintegration in der Meetings-Anwendung.

Kalenderintegration in dieser Anwendung verwenden: Ermöglicht die Anzeige von Besprechungsaufzeichnungen in der Kalenderanwendung.
Wählen Sie in dieser Anwendung „Zum Kalender hinzufügen“: Beim Hinzufügen von Besprechungsdatensätzen können die Datensätze zum Kalender hinzugefügt werden.

Auf dem Bildschirm „E-Mail-Formulareinstellungen“ werden die Informationen zum E-Mail-Formular, zum Formularschlüssel und zum E-Mail-Konto in einer Tabelle aufgelistet.

Die Bearbeitung erfolgt durch einen Klick auf die E-Mail.

Allgemeine Informationen des E-Mail-Formulars werden bearbeitet. Nachdem alle Vorgänge abgeschlossen sind, werden sie durch Klicken auf die Schaltfläche „Speichern“ gespeichert.

Mit der automatischen Nummerierung wird beim Hinzufügen eines Besprechungsdatensatzes dieser automatisch jedem neuen Datensatz zugewiesen.

Füllen Sie die Felder „Präfix“ und „Suffix“ wie gewünscht aus oder lassen Sie sie leer.

Geben Sie einen Anfangswert für das Feld „Automatisch erhöhte Zahl“ ein. Wenn Sie beispielsweise 1000 angeben, lauten die folgenden Zahlen wie 1000, 1001, 1002 ...

Sobald der Wert eingegeben wurde, wird rechts eine Informationsvorschau angezeigt.

Auf dem Bildschirm „Autorisierte Benutzer“ werden Benutzer registriert, indem ihnen die erforderlichen Berechtigungen erteilt werden.