Was ist Bestands- und Einkaufsmanagement? Wie lässt es sich einfach umsetzen?

Wissen Sie genau, wie viele Produkte Sie auf Lager haben? Bestellen Sie oft nach dem Motto: „Das wird schon reichen“? Dann sind Sie nicht allein. Viele kleine und mittlere Unternehmen verwalten ihren Lagerbestand und ihre Einkaufsprozesse noch immer mit Excel-Tabellen oder auf Papier. Mit zunehmendem Unternehmenswachstum wird diese Methode jedoch problematisch: Ein Produkt erscheint im System als „auf Lager“, obwohl es nicht im Regal steht, Bestellungen werden zu spät aufgegeben und manchmal werden mehr Waren bestellt als benötigt, wodurch Kapital im Lager verbleibt. In diesem Artikel erklären wir Ihnen in einfachen Worten, was Bestands- und Einkaufsmanagement sind, wie Sie diese mit einfachen Methoden steuern können und wie Entranet Sie dabei unterstützen kann.

Was sind Bestandsmanagement und Einkaufsmanagement?

Beim Bestandsmanagement geht es darum, stets die richtige Menge an Waren – ob verkaufsfertige Artikel oder Rohstoffe für die Produktion – zum richtigen Zeitpunkt vorrätig zu haben. Das Ziel ist einfach: weder zu viel Lagerbestand anhäufen und Kapital im Lager binden, noch durch Lieferengpässe Kunden verlieren. Das Einkaufsmanagement hingegen ist der Prozess, die benötigten Materialien vom richtigen Lieferanten zum richtigen Preis und zum richtigen Zeitpunkt zu beschaffen, um dieses Gleichgewicht zu erreichen. Tatsächlich sind sie zwei Seiten derselben Medaille: Das eine verwaltet den vorhandenen Bestand, das andere sorgt für die rechtzeitige Nachbestellung fehlender Waren.

Warum ist eine ordnungsgemäße Bestandsverwaltung so wichtig?

Wenn Sie mehr Produkte im Lager haben, als Sie benötigen, bedeutet das gebundenes Kapital, das Sie nicht anderweitig investieren können. Bei geringen Lagerbeständen finden Kunden die gesuchten Produkte nicht und wenden sich der Konkurrenz zu. Beide Situationen gleichzeitig mit manuellen Tabellen und Büchern korrekt zu verwalten, ist äußerst schwierig, da die Daten nicht aktuell sind, Vertrieb, Lager und Buchhaltung unterschiedliche Zahlen verwenden und Entscheidungen verzögert werden. Ein effizientes Bestandsmanagement wirkt sich direkt auf Ihren Gewinn und die Kundenzufriedenheit aus.

Die häufigsten Probleme, mit denen Unternehmen beim Kaufprozess konfrontiert sind

Der Einkauf beschränkt sich nicht nur auf die Bestellung von Waren; er umfasst viele Schritte, darunter die Bedarfsgenerierung, den Vergleich von Angeboten, die Einholung von Genehmigungen und die Nachverfolgung bei Lieferanten. Die häufigsten Probleme, auf die Unternehmen in diesem Prozess stoßen, sind:

• Verzögerungen, die durch die Bearbeitung von Anfragen und Genehmigungen per E-Mail oder Papier entstehen.
• Die Unfähigkeit, Angebote verschiedener Anbieter einfach zu vergleichen.
• Über- oder Unterbestellungen entstehen aufgrund von Diskrepanzen zwischen Bestell- und Lagerbestandsinformationen.
• Es ist nicht möglich nachzuvollziehen, welche Lieferanten pünktlich liefern und welche regelmäßig verspätet sind.

Viele dieser Probleme rühren daher, dass der Einkaufsprozess nicht mit den Bestands- und Finanzinformationen innerhalb desselben Systems übereinstimmt.

4 einfache Wege zur Vereinfachung der Bestandsverfolgung

Um ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Über- und Unterbeständen zu erzielen, sind keine komplizierten Formeln nötig. Hier sind vier einfach umzusetzende Methoden, die häufig von Unternehmen angewendet werden:

Minimum-Maximum-Methode (Doppelbox-Methode): Sie legen für jedes Produkt eine Unter- und eine Obergrenze fest. Sobald die Produktmenge unter die Untergrenze fällt, wird automatisch eine Bestellanforderung erstellt. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, ständig zu prüfen, ob das Produkt ausverkauft ist.

Just-in-Time-Lieferung (JIT) bedeutet, dass Sie das Material genau dann erhalten, wenn Sie es benötigen. Dadurch werden Überbestände und unnötige Lagerkosten reduziert; allerdings setzt dies ein vertrauensvolles Verhältnis zu Ihrem Lieferanten hinsichtlich pünktlicher Lieferungen voraus.

ABC-Analyse: Sie kategorisieren Ihre Produkte nach Wichtigkeit in drei Gruppen: Bestseller und die wertvollsten Produkte (Gruppe A) werden engmaschig überwacht, Produkte mittlerer Größe (Gruppe B) werden regelmäßig überwacht, und bei Produkten mit geringerer Nachfrage (Gruppe C) sind Sie flexibler. So können Sie Ihre Zeit den wichtigsten Produkten widmen.

Lagerumschlagsverfolgung: Sie sehen damit, welche Produkte sich schnell und welche sich langsam verkaufen. Anstatt ein sich langsam verkaufendes Produkt nachzubestellen, können Sie das eingesparte Budget für ein sich schnell verkaufendes Produkt verwenden.

Die Vorteile der Konsolidierung von Lagerbestand und Einkauf in einem einzigen System

Der Zugriff auf Bestands- und Einkaufsinformationen an einem Ort und in Echtzeit bietet Ihrem Unternehmen konkrete Vorteile:

• Zeitgesteuerte Bestellung: Die Bestellung wird automatisch ausgelöst, wenn der Lagerbestand tatsächlich niedrig ist, wodurch unnötige Käufe vermieden werden.
• Kostenkontrolle: Lieferantenangebote und historische Preise werden auf einem einzigen Bildschirm verglichen, sodass Sie leicht die beste Entscheidung treffen können.
• Transparenter Genehmigungsprozess: Jeder Schritt von der Anfrage bis zur Bestellung ist nachvollziehbar, und es ist klar, wer die Genehmigung wann erteilt hat.
• Echtzeitberichterstattung: Informationen wie Lagerwert, Lieferantenleistung und Umschlagshäufigkeit werden Ihnen jederzeit angezeigt.

Wie vereinfacht Entranet die Bestands- und Einkaufsverwaltung?

Entranet Cloud Suite,   Lager- und Einkaufsprozess   Es integriert jeden Schritt in eine einzige Plattform; Sie benötigen keine separaten Programme dafür. Die Bestands- und Einkaufslösung von Entranet.   Es bietet Folgendes:

Lagerkarten: Sie erstellen Karten für verschiedene Produktarten wie Fertigwaren, Halbfertigprodukte und Rohstoffe und verfolgen gesperrte Mengen mithilfe dieser Karten.

Unbegrenzte Lagerdefinition und Regaladressierung: Sie können beliebig viele Lager definieren, erfassen, in welchem Regal sich jedes Produkt befindet, und mithilfe von Barcodes schnell Inventuren durchführen.

Transferformulare und Versandaufträge: Erfasst Produkttransfers und Versandprozesse zwischen Lagern und ermöglicht die Anzeige offener und abgeschlossener Sendungen in einer einzigen Liste.

Inventurformulare: Sie können die Inventurergebnisse manuell oder über Excel in das System übertragen, die Ergebnisse automatisch dem Lagerbestand hinzufügen und den Preisdifferenzbericht überprüfen.

Bestandswertbericht: Sehen Sie sofort den aktuellen Geldwert Ihres Lagerbestands basierend auf den Einkaufs- und Verkaufsmengen.

Bestellmanagement: Sie können alle Schritte von der Erstellung einer Bestellanforderung und dem Vergleich von Angeboten bis hin zur Bestätigung und dem Versand der Bestellung über einen einzigen Bildschirm verwalten.

Lieferantenbeziehungsmanagement: Sie bewerten potenzielle Lieferanten anhand Ihrer definierten Kriterien und legen für jeden Lieferanten Grenzen und Einschränkungen fest.

Integriertes Management von der Produktion bis zum Lager: Rohmateriallager, Verpackungslager, Halbfertigproduktlager und Fertigproduktlager werden separat verwaltet; Sie können die für einen Produktionsauftrag benötigten Materialien sperren.

Mobiler Zugriff: Auch wenn Sie nicht im Büro sind, können Sie Ihre Lagerbestände und Einkaufsprozesse sofort von Ihrem Smartphone oder Tablet aus verfolgen und verwalten.

Warum Entranet für KMU?

Die größten Sorgen kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) sind oft Kosten und Komplexität. Die Lösung von Entranet für KMU...   Dies wird Ihnen die Arbeit in beiden Bereichen erleichtern:

• Kostengünstige und flexible Preisgestaltung: Sie zahlen nur für die Anwendungen, die Sie benötigen, und können das System mit dem Wachstum Ihres Unternehmens erweitern.
• Keine Einrichtung erforderlich: Da es cloudbasiert ist, fallen keine Server-, Hardware- oder Wartungskosten an.
• Über 300 Anwendungen: Neben Lagerverwaltung und Einkauf können Sie auch Ihre Anforderungen in den Bereichen Buchhaltung, Personalwesen, CRM und E-Commerce über dieselbe Plattform erfüllen.
• Automatische Updates und Support: Updates und Sicherheitsmaßnahmen werden automatisch für Sie durchgeführt.
• Datensicherheit: Ihre Daten bleiben durch Verschlüsselung und regelmäßige Datensicherungen geschützt.
• Kostenlose Testversion ohne Kreditkarte: Sie können das System innerhalb weniger Minuten nach der Registrierung nutzen.

Ein Beispiel aus dem echten Leben: Schmuck lieben

Dass das, was wir beschrieben haben, nicht nur Theorie ist, sehen Sie an den Worten eines Unternehmens, das Entranet tatsächlich nutzt: Lovering Jewelry .   Geschäftsführer Yalçın Ulçay fasst die Erfahrungen von Entranet wie folgt zusammen:

„Mit Entranet können wir alle Geschäftsprozesse wie Kundenbeziehungsmanagement, Bestandsverwaltung, Personalwesen und Buchhaltung einfach und praktisch von einem einzigen Punkt aus verfolgen. Darüber hinaus können wir das System problemlos online von unseren Smartphones und Tablets aus verwalten, auch wenn wir nicht im Büro sind.“

Dies ist der beste Beweis dafür, wie sehr sich Bestands- und Einkaufsmanagement mit dem richtigen System vereinfachen lassen.

Fazit: Beginnen Sie noch heute mit der Vereinfachung Ihres Bestands- und Einkaufsmanagements.

Bestands- und Einkaufsmanagement wirken sich direkt auf Ihre Rentabilität aus, unabhängig von der Unternehmensgröße. Mit Excel-Tabellen und unstrukturierten Methoden wird die Verwaltung dieser Prozesse zunehmend schwieriger, je größer Ihr Unternehmen wird. Die Zusammenführung des gesamten Prozesses auf einer einzigen Plattform – von Lagerkarten und Bestellungen bis hin zur Lagerverfolgung und Lieferantenbewertung – ermöglicht zeitnahe Bestellungen, geringere Kosten und zufriedene Kunden.

Sie können die Bestands- und Einkaufslösung von Entranet jetzt kostenlos testen; Sie können sie innerhalb weniger Minuten nutzen, ohne Kreditkarteninformationen angeben zu müssen.

Probieren Sie es kostenlos aus:   https://www.entranet.com/tr/ucretsiz-dene

Entdecken Sie unsere Bestands- und Einkaufslösung:   https://www.entranet.com/tr/cozumler/stok-satin-alma

Weitere Informationen zu den technischen Details des Lagerbetriebs finden Sie auch in unserem Artikel „Was ist ein Warehouse-Management-System (WMS)? Was sind seine Vorteile?“ in der Kategorie Entranet-Nutzung.