تزداد إدارة الموارد البشرية تعقيدًا بغض النظر عن حجم الشركة. فمع ازدياد عدد الموظفين، تتشتت معلوماتهم في ملفات وجداول بيانات ورسائل بريد إلكتروني مختلفة، مما يخلق حالة من عدم اليقين في العمليات اليومية وقرارات الإدارة. وتتمثل الخطوة الأولى في بناء هيكل سليم لإدارة الموارد البشرية في إدارة بيانات الموظفين في مكان واحد منظم وسهل الوصول إليه.
توفر وحدة الموارد البشرية في الشبكة الداخلية بنيةً تلبي هذه الحاجة بشكل مباشر. لا تقتصر هذه الوحدة على كونها مساحة لتخزين معلومات الموظفين فحسب، بل إنها تُقدّم نفسها كبيئة عمل تدعم وتنظم وتبسط سير العمليات اليومية للموارد البشرية.
من أين تأتي أهمية البيانات في مجال الموارد البشرية؟
لا تقتصر إدارات الموارد البشرية على معالجة الرواتب أو تتبع الإجازات فحسب، بل تشمل مسؤولياتها الأساسية فهم الهيكل التنظيمي، وتخطيط القوى العاملة، وتقييم أعباء العمل الجماعية، وتتبع معدل دوران الموظفين. وتعتمد جميع هذه المسؤوليات على بيانات دقيقة ومحدثة عن شؤون الموظفين.
عندما تكون معلومات الموظفين متناثرة، يصعب تقديم إجابات واضحة حتى على أبسط الأسئلة. وتصبح إدارة الموارد البشرية رد فعلية عندما تكون أسئلة مثل عدد الموظفين في كل قسم، وعدد سنوات خدمتهم في مناصبهم، ومن هم في إجازة، ومن توشك عقودهم على الانتهاء، غير واضحة. يزيل نظام إنترانت هذا الغموض من خلال مركزة بيانات الموارد البشرية.
أين يقع قسم الموارد البشرية في الشبكة الداخلية؟
صُممت وحدة إدارة الموارد البشرية في الشبكة الداخلية مع مراعاة العمليات اليومية للموارد البشرية في الشركات. والهدف ليس تعقيد إجراءات الموارد البشرية، بل تبسيطها وجعلها أكثر وضوحًا. ولذلك، تعمل الوحدة بطريقة تتكيف مع الهيكل التنظيمي الحالي للشركة.
تتداخل سجلات الموظفين والأقسام والمناصب والهيكل التنظيمي فيما بينها. ويُظهر النظام بوضوح الوحدة والدور ومدة خدمة الموظف. ويتيح هذا الهيكل لإدارة الموارد البشرية تقييم الأوضاع السابقة والحالية في آنٍ واحد.
الإدارة المركزية لسجلات الموظفين
من أبرز مزايا وحدة الموارد البشرية في نظام إنترانت هو الملف التعريفي المفصل لكل موظف. يُقيّم هذا الملف الموظف بناءً على معلوماته الأساسية، بالإضافة إلى منصبه وقسمه وموقعه داخل المؤسسة.
بما أن معلومات الموظفين غير موزعة على ملفات متعددة، فإن الوصول إليها سريع. وعند إجراء أي تحديث، يُطبّق على النظام بأكمله. وهذا يوفر وقتاً ثميناً لفرق الموارد البشرية ويقضي على تناقضات المعلومات.
توضيح الهيكل التنظيمي
تفتقر العديد من الشركات إما إلى هيكل تنظيمي أو لديها هيكل تنظيمي قديم. تتيح الشبكة الداخلية الحفاظ على الهيكل التنظيمي فعالاً داخل النظام، حيث يتم تحديد الأقسام والوحدات الفرعية والمناصب بوضوح.
يستطيع قسم الموارد البشرية الاطلاع على الهيكل التنظيمي الحالي للشركة بنظرة سريعة. فعندما يُعلن عن وظيفة جديدة أو يُغيّر أحد الموظفين دوره، يُسجّل هذا التغيير في النظام، مما يُسهم في الحفاظ على الذاكرة التنظيمية.
المراقبة المنتظمة لمعلومات الإجازات والغياب.
تُعدّ إدارة الإجازات من أكثر المهام استهلاكاً للوقت في مجال الموارد البشرية. وعند تتبع من أخذ إجازة ومتى، وعدد أيام الإجازة المتبقية، والتواريخ المتداخلة، باستخدام الطرق اليدوية، يزداد هامش الخطأ.
تُمكّن وحدة الموارد البشرية في الشبكة الداخلية من الصيانة المنهجية لسجلات الإجازات. يتم تحديد أنواع الإجازات، وتخزين سجلات الإجازات السابقة، وتصبح قابلة للتتبع على أساس كل موظف على حدة.
تتبع المنصب وتاريخ العمل
لا تقتصر مسيرة الموظف داخل الشركة على منصبه الحالي فحسب، بل إن الأدوار التي شغلها، وتواريخ تغييره للمناصب، والأقسام التي عمل بها، كلها توفر معلومات قيّمة من منظور الموارد البشرية.
يحفظ نظام إنترانت هذا السجل دون فقدانه. ويتم تسجيل تغييرات المناصب وعمليات نقل الأقسام. وهذا يوفر أساسًا متينًا لكل من عمليات التخطيط الوظيفي وتقييم الأداء.
توفير البنية التحتية لعمليات الأداء
لا تصبح تقييمات الأداء ذات جدوى إلا إذا استندت إلى معلومات دقيقة عن الموظفين. وبدلاً من إدارة عمليات الأداء بشكل مباشر، تقوم وحدة الموارد البشرية في الشبكة الداخلية بإنشاء البنية التحتية اللازمة لضمان فعالية هذه العمليات.
تكون التقييمات أكثر عدلاً واتساقاً عندما يكون منصب الموظف ومدة خدمته ومكانته داخل المؤسسة محددة بوضوح. ويمكن لإدارات الموارد البشرية أن تعتمد في عمليات التقييم على المعلومات الموجودة في النظام بدلاً من الاعتماد على الذاكرة الشخصية.
إعداد التقارير وشفافية الموارد البشرية
بالنسبة لمديري الموارد البشرية والإدارة العليا، يُعدّ امتلاك صورة واضحة أمراً بالغ الأهمية. فالإجابات على أسئلة مثل عدد الموظفين، وكيفية توزيعهم بين الأقسام، وما إذا كان الهيكل التنظيمي متوازناً، تؤثر بشكل مباشر على عملية صنع القرار.
توفر وحدة الموارد البشرية في الشبكة الداخلية هذه الرؤية الشاملة. تصبح عمليات إعداد التقارير سهلة بفضل تنظيم بيانات الموظفين. يهتم قسم الموارد البشرية بتحليل البيانات، وليس مجرد جمعها.
نهج الأمن والتفويض
تُعدّ بيانات الموظفين من أكثر المعلومات حساسيةً بالنسبة للشركات. يوفر نظام الإنترانت بنيةً مُحكمةً في هذا الصدد، حيث لا يُمكن لأي مستخدم الوصول إلا إلى المعلومات المصرح له بها. هذا يحمي الخصوصية ويمنع تضارب البيانات.
تقليل عبء العمل اليومي للموارد البشرية
قد تُصبح عمليات الموارد البشرية اليدوية عبئاً تشغيلياً كبيراً مع مرور الوقت. فالبحث عن المعلومات، وتحديث الملفات، أو استرجاع السجلات السابقة، كلها أمور تستنزف وقت فرق الموارد البشرية.
تُخفف وحدة الموارد البشرية في الشبكة الداخلية من هذا العبء. إذ يُصبح الوصول إلى معلومات الموظفين، والاطلاع على سجلات الإجازات، أو دراسة الهيكل التنظيمي ممكنًا ببضع خطوات فقط. وهذا يُتيح لقسم الموارد البشرية التركيز على قضايا أكثر استراتيجية.
خاتمة
لا تصبح إدارة الموارد البشرية مستدامة إلا إذا بُنيت على بيانات دقيقة. وتضعف عمليات الموارد البشرية عندما تكون معلومات الموظفين متناثرة أو قديمة أو يصعب الوصول إليها.
تعمل وحدة الموارد البشرية في الشبكة الداخلية على مركزة بيانات الموظفين، مما يجعل إدارة الموارد البشرية أكثر تنظيماً وشفافية وقابلية للتحكم. يدعم هذا الهيكل ليس فقط احتياجات اليوم، بل أيضاً النمو المستقبلي للشركة.
