Le plus grand défi pour les équipes commerciales n'est souvent pas la vente elle-même, mais les tâches qui l'entourent. Une proposition est préparée, envoyée par courriel, et le client répond. Ensuite, les mêmes informations sont saisies à nouveau, une commande est passée et les informations sont transmises à la comptabilité. Au bout d'un certain temps, des questions commencent à circuler au sein de l'équipe : « À quelle proposition correspond cette vente ? », « D'où vient ce prix ? », « Pourquoi la facture est-elle différente ? »
Le problème ici n'est pas la performance des ventes, mais la progression fragmentée du processus de vente.
Dans Entranet, le processus allant du devis à la facturation est considéré non pas comme une succession d'étapes déconnectées, mais comme un ensemble continu d'étapes d'un même processus de vente . Cette approche permet d'accélérer considérablement le processus de vente.
Comment le processus de vente débute-t-il sur l'intranet ?
Dans Entranet, le processus de vente ne débute pas avec une page d'offre vierge. Il commence avec le client ou l'opportunité commerciale créée dans le CRM. Avant de préparer une offre, le commercial constate que les informations client essentielles sont déjà enregistrées dans le système : informations sur l'entreprise, personne de contact, rendez-vous précédents et produits d'intérêt.
À ce stade, préparer une proposition ne signifie pas créer un document de A à Z. Le commercial accède à un écran de proposition associé à la fiche client existante. Cet écran servira de base aux étapes suivantes du processus de vente.
Quels sont les changements survenant lors du processus de préparation de la proposition ?
Lors de l'établissement d'un devis sur l'Intranet, le commercial n'a pas à calculer les prix ni à compiler de tableaux. Les produits et services sont définis dans le système. Les prix unitaires, les règles de remise et les taxes sont appliqués automatiquement. Le devis est ainsi établi plus rapidement et sa structure est standardisée.
La principale différence réside dans le fait qu'un devis établi sur l'entranet n'est pas un document temporaire. Ce devis constitue l'enregistrement initial d'une vente qui sera ultérieurement transformée en commande et en facture. Par conséquent, chaque choix effectué lors de son élaboration influe directement sur les étapes suivantes du processus.
Comment puis-je suivre la vente après avoir soumis une offre ?
Lorsqu'une proposition est envoyée à un client, le processus n'est pas laissé à la seule mémoire du commercial. Son statut est suivi sur le système entranet. Il est ainsi clairement visible quelles propositions ont été envoyées, lesquelles sont en attente d'approbation ou lesquelles sont restées sans réponse pendant une période prolongée.
Cela évite aux commerciaux de devoir parcourir leurs e-mails pour savoir à qui ils ont envoyé l'offre. Les offres nécessitant un suivi sont automatiquement identifiées par le système. Le processus de vente repose sur la situation réelle enregistrée dans le système, et non sur des notes personnelles.
Que se passe-t-il si l'offre est acceptée ?
Lorsqu'un client accepte l'offre, aucun nouveau document n'est créé dans l'intranet. L'offre est automatiquement convertie en commande au sein du système. Les produits, les prix et les informations client n'ont pas besoin d'être ressaisis ; la commande est traitée avec les mêmes informations que celles utilisées pour créer l'offre.
Cette transition permet d'éviter les incohérences fréquentes dans le processus de vente. Les problèmes tels que le changement de prix annoncé ou les articles manquants sont éliminés à ce stade. Pour le vendeur, cela se traduit par un processus plus rapide, tandis que pour le client, cela contribue à maintenir la confiance.
Comment passer de la commande à la facture ?
Une fois la commande créée, elle n'est pas transmise au service comptable par e-mail ou partage de fichiers. Elle est directement enregistrée dans le système. Lors de l'émission de la facture, les informations relatives à la commande sont automatiquement transférées vers l'interface de facturation. Les produits, les montants, les taxes et les conditions de paiement sont déjà renseignés.
Le service comptable n'a plus besoin de demander séparément les détails de la vente. Le commercial ne perd plus de temps à expliquer : « À quelle offre correspond cette vente ? » Les équipes commerciales et financières collaborent en utilisant les mêmes données.
Cette intégration permet non seulement de réduire les erreurs de facturation, mais aussi d'accélérer le processus de recouvrement.
Pourquoi le processus de vente automatisé donne-t-il des résultats plus rapides ?
Le ralentissement des ventes n'est souvent pas dû à l'indécision du client. Ce sont les délais liés aux processus, aux révisions et aux opérations manuelles qui retardent la conclusion de la vente. L'intranet élimine ces délais en garantissant un flux de travail unique et fluide, du devis à la facturation.
L'offre est préparée rapidement et, si des modifications sont nécessaires, elles sont mises à jour à partir de cette même offre. Le processus ne s'arrête pas après l'approbation : la commande et la facturation sont traitées sans délai. Le commercial consacre son temps à communiquer avec le client, et non à la préparation des documents.
Cela contribue directement à conclure les ventes plus rapidement.
Pour qui l'entrenet donne-t-il du sens à ce processus ?
Pour les entreprises qui élaborent quotidiennement de nombreuses propositions, échangent constamment des informations entre les équipes commerciales et comptables et gèrent des processus entre Excel et la messagerie électronique, cette structure fait toute la différence. L'intranet systématise le processus de vente au sein de ces entreprises, en abandonnant les méthodes individuelles.
L’objectif n’est pas seulement de numériser le processus, mais aussi de clarifier son fonctionnement.
Conclusion
Les devis, les commandes et les factures ne sont pas des processus indépendants. Ce sont différentes étapes d'une même vente. Lorsque ces étapes sont réalisées dans des systèmes distincts, le processus de vente est ralenti et complexifié.
Sur un intranet, le processus de vente se déroule au sein d'un seul et même endroit. Les informations ne sont pas copiées, le processus n'est pas interrompu et le commercial n'a pas à effectuer de longs allers-retours.
Ce qui accélère la conclusion d'une vente, ce n'est pas l'envoi de plus d'e-mails, mais la suppression des étapes inutiles du processus de vente. Entranet aborde l'ensemble du processus, du devis à la facturation, sous cet angle.
