Pourquoi les entreprises qui continuent d'utiliser Excel pour le suivi des ventes prennent-elles du retard ?
La gestion efficace des opportunités de vente, des prospects et des négociations en cours est essentielle à la croissance de toute entreprise. Pourtant, nombreuses sont celles qui continuent de suivre leurs ventes à l'aide d'Excel ou d'autres tableurs.
Les tableurs semblent au premier abord pratiques et accessibles. Cependant, à mesure que le volume d'activité augmente, que les équipes s'agrandissent et que les points de contact avec les clients se diversifient, ces méthodes finissent par entraîner une perte de contrôle plutôt que d'en procurer .
Dans cet article :
- Les limites du suivi des ventes et des clients avec les tableurs,
- L'impact réel de la transition vers le CRM sur les entreprises,
- Qu’est-ce qui a changé dans les entreprises qui utilisent un CRM ?
- Et nous discutons du rôle que joue l'Intranet CRM dans cette transformation.
La principale raison de l'utilisation croissante du CRM dans les entreprises
Le taux d'adoption des systèmes CRM a connu une croissance rapide ces dernières années. Il ne s'agit pas seulement d'une tendance technologique ; cela est dû à une évolution des pratiques commerciales .
Aujourd'hui:
- Les clients potentiels proviennent de multiples canaux.
- Les cycles de vente s'allongent.
- La concurrence s'intensifie,
- Il devient crucial d'obtenir un résultat rapide.
Dans ce contexte, la gestion des relations clients à l'aide de tableurs représente un risque important pour les entreprises. Les systèmes CRM, en revanche, centralisent les données clients, rendant les processus de vente visibles et gérables.
Principaux problèmes que le suivi des ventes par tableur engendre pour les entreprises.
Excel et les outils similaires sont conçus pour stocker des données. Cependant, la gestion des ventes et de la relation client exige bien plus que le simple stockage de données ; elle nécessite le suivi, la coordination, l’automatisation et l’analyse .
Les problèmes courants rencontrés par les entreprises qui utilisent des tableurs sont les suivants :
1) Incohérence des données et perte de contrôle
Le travail à plusieurs sur la même feuille de calcul peut rapidement entraîner :
- Différentes versions de fichiers,
- Documents obsolètes,
- Données clients récurrentes
Pourquoi cela se produit-il ?
Cela rend difficile pour les équipes commerciales l'accès à des « informations précises ».
Par conséquent, les discussions avec le client se déroulent sur la base d'informations incomplètes ou inexactes.
Dans Entranet CRM, toutes les informations client sont conservées dans un emplacement central unique , mises à jour et accessibles à tous.
2) Processus de suivi manuels et opportunités manquées
Tableurs :
- Il ne crée pas de rappel après la réunion.
- Elle ne déclenche pas automatiquement de suivi après l'offre,
- Cela ne signale pas des opportunités de vente retardées.
Le suivi dépend entièrement de la discipline personnelle du représentant commercial. À mesure que le volume des ventes augmente, cette discipline s'affaiblit naturellement et les opportunités s'échappent discrètement .
L'Intranet CRM automatise le processus de suivi grâce à des tâches et des rappels, évitant ainsi les opportunités de vente manquées.
3) Le processus de vente n'est pas visible.
Les ventes ne se résument pas à une simple liste de clients.
La vente est un processus qui comporte des étapes, un processus qui progresse ou qui s'enlise.
Les tableurs facilitent ce processus :
- Il ne peut pas être présenté visuellement,
- Il est impossible de déterminer clairement à quel stade la perte s'est produite.
- Il ne peut pas identifier les goulots d'étranglement de manière immédiate.
Le CRM intranet permet aux responsables de suivre le pipeline des ventes par étapes, ce qui leur permet de suivre le processus en temps réel et d'intervenir si nécessaire.
4) Signaler les retards et les décisions intuitives
La production de rapports dans des tableurs implique principalement :
- À la fin du mois,
- Par des procédés manuels,
- Cela se fait rétrospectivement.
Cependant, ce dont on a besoin en matière de gestion des ventes, c'est :
- État actuel des ventes,
- Opportunités permanentes,
- Il s'agit de données de performance représentatives.
Avec Entranet CRM, les rapports sont mis à jour en temps réel. Les responsables prennent des décisions basées sur des données actualisées , et non sur leur intuition.
5) Séparation du processus de vente des opérations et des finances.
Dans les entreprises qui utilisent des tableurs :
- Ventes,
- Commande,
- Facture,
- Collection
Il est souvent exécuté via différents fichiers ou systèmes.
Cette déconnexion :
- Pour la saisie répétée de données,
- Aux erreurs,
- Problèmes opérationnels après-vente
Cela conduit à
Entranet CRM intègre le processus de vente avec les modules de commande, de facturation et de finance sur une plateforme unique .
Comment le passage à un CRM va-t-il transformer les entreprises ?
Dans les entreprises qui utilisent un CRM, la gestion des ventes devient non seulement plus organisée, mais aussi plus mesurable, plus rapide et plus fiable .
Les entreprises qui passent à un système CRM bénéficient généralement des avantages suivants :
- Collecte centralisée des données clients.
- Suivi systématique des opportunités de vente
- Réduction des pertes de temps grâce à l'automatisation.
- Renforcer la coordination entre les équipes
- Mesurer clairement les performances des ventes.
Cette transformation permet aux équipes commerciales non seulement de respecter les délais, mais aussi de gérer les ventes de manière plus éclairée .
Comment le CRM intranet soutient-il cette transformation ?
Entranet CRM gère non seulement les relations clients, mais aussi l'intégralité du processus de vente de bout en bout :
- Gestion des prospects et des opportunités
- pipeline des ventes
- Création de propositions
- Processus de commande et de facturation
- Suivi et rapports financiers
Toutes ces étapes se déroulent au sein d'un seul système. Une fois la vente conclue, le processus n'est pas fragmenté entre d'autres fichiers ou systèmes.
Grâce à cette structure :
- Les équipes commerciales et financières analysent les mêmes données.
- Le risque de perte d'informations et d'erreurs est réduit.
- L'efficacité opérationnelle augmente.
Défis et attentes réalistes lors de la transition vers un système CRM.
La transition vers un système CRM ne se limite pas à l'installation d'un logiciel ; c'est un changement dans les pratiques commerciales .
Les entreprises rencontrent généralement les difficultés suivantes au cours de ce processus :
- Transfert des données existantes vers le système,
- Les employés doivent s'adapter au nouveau système.
- Standardisation des processus.
Pour une transition réussie, le CRM doit :
- En commençant par une petite portée,
- Impliquer l'équipe commerciale dans le processus étape par étape,
- La positionner comme « la seule véritable source »
C'est d'une importance capitale.
Grâce à sa structure modulaire, l'Intranet CRM rend cette transition contrôlée et gérable.
Conclusion : Le suivi des ventes avec Excel est possible, mais non durable.
Les tableurs peuvent s'avérer pratiques à court terme. Cependant, à mesure que le volume des ventes, la taille des équipes et la complexité opérationnelle augmentent, cette méthode devient :
- Perte de visibilité,
- En raison du manque de suivi,
- Occasions manquées
Pourquoi cela se produit-il ?
Le CRM, en revanche, relie la gestion des ventes au système , et non aux individus.
