غالباً ما لا يكمن التحدي الأكبر الذي يواجه فرق المبيعات في عملية البيع نفسها، بل في المهام المصاحبة لها. يتم إعداد عرض، وإرساله عبر البريد الإلكتروني، ثم يرد العميل. بعد ذلك، تُدخل المعلومات نفسها مرة أخرى، ويُقدم الطلب، وتُنقل المعلومات إلى قسم المحاسبة. بعد فترة، تبدأ الأسئلة بالظهور داخل الفريق: "لأي عرض كان هذا البيع؟"، "من أين جاء هذا السعر؟"، "لماذا تختلف الفاتورة؟"
المشكلة هنا ليست في أداء المبيعات، بل في التقدم المجزأ لعملية البيع.
في نظام إنترانت، لا تُعامل عملية تقديم العروض وإصدار الفواتير كخطوات منفصلة، بل كمراحل متصلة ضمن عملية البيع نفسها . هذا المنظور هو ما يُحدث الفرق الحقيقي في تسريع عملية البيع.
كيف تبدأ عملية البيع على الشبكة الداخلية؟
في نظام إنترانت، لا تبدأ عملية البيع بشاشة عرض فارغة، بل تبدأ بإنشاء بيانات العميل أو فرصة البيع في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM). قبل إعداد العرض، يتأكد مندوب المبيعات من وجود معلومات العميل الأساسية في النظام، مثل معلومات الشركة، واسم جهة الاتصال، والاجتماعات السابقة، والمنتجات التي تهم العميل، وكلها جزء من شاشة البيع.
في هذه المرحلة، لا يعني إعداد عرض تقديمي إنشاء مستند من الصفر. ينتقل مندوب المبيعات إلى شاشة العرض التقديمي المرتبطة بسجل عميل موجود. تشكل هذه الشاشة أساس الخطوات المتبقية من عملية البيع.
ما هي التغييرات التي تطرأ خلال عملية إعداد المقترح؟
عند إعداد عرض سعر على نظام إنترانت، لا يحتاج مندوب المبيعات إلى التعامل مع حساب الأسعار أو تجميع الجداول. يتم تعريف المنتجات والخدمات في النظام، وتُطبق أسعار الوحدات وقواعد الخصم والضرائب تلقائيًا. هذا يضمن إعداد عرض السعر بسرعة وبهيكل موحد.
يكمن الاختلاف الرئيسي هنا في أن عرض السعر المُنشأ على الشبكة الداخلية ليس وثيقة مؤقتة. فهو بمثابة السجل الأولي لعملية بيع سيتم تحويلها لاحقًا إلى طلب شراء وفاتورة. لذا، فإن كل خيار يتم اتخاذه أثناء إعداد عرض السعر يؤثر بشكل مباشر على الخطوات اللاحقة من العملية.
كيف يمكنني تتبع عملية البيع بعد تقديم العرض؟
عند إرسال عرض سعر إلى العميل، لا يُترك الأمر لذاكرة مندوب المبيعات، بل تُتابع حالة العرض عبر نظام الشبكة الداخلية. ومن الواضح أيّ العروض أُرسلت، وأيّها بانتظار الموافقة، وأيّها لم تتلقَّ ردًا لفترة طويلة.
يُغني هذا النظام مندوبي المبيعات عن البحث في رسائل البريد الإلكتروني لمعرفة "إلى من أرسلنا العرض؟". ويقوم النظام تلقائيًا بتمييز العروض التي تتطلب متابعة. وتعتمد عملية البيع على الوضع الفعلي داخل النظام، وليس على ملاحظات شخصية.
ماذا يحدث إذا تم قبول العرض؟
عندما يقبل العميل العرض، لا تبدأ عملية إنشاء مستند جديد في الشبكة الداخلية. بل يُحوّل العرض نفسه إلى طلب داخل النظام. ولا تُعاد إدخال بيانات المنتجات والأسعار ومعلومات العميل؛ إذ يستمر الطلب بنفس المعلومات التي استُخدمت لإنشاء العرض.
يمنع هذا الانتقال حدوث التناقضات التي غالباً ما تطرأ على عملية البيع. ففي هذه المرحلة، تُحلّ مشاكل مثل تغيّر السعر المذكور في العرض عند إتمام الطلب، أو نقص بعض المنتجات. بالنسبة لمندوب المبيعات، يعني هذا عملية أسرع، بينما يُسهم في تعزيز ثقة العميل.
كيف يمكنني الانتقال من مرحلة الطلب إلى مرحلة الفاتورة؟
بمجرد إنشاء الطلب، لا يتم نقل العملية إلى قسم المحاسبة عبر البريد الإلكتروني أو مشاركة الملفات، فالطلب موجود بالفعل في النظام. عند إصدار الفاتورة، تُنقل معلومات الطلب تلقائيًا إلى شاشة إصدار الفواتير، حيث تكون المنتجات والمبالغ والضرائب وشروط الدفع جاهزة.
لا يحتاج قسم المحاسبة إلى طلب تفاصيل البيع بشكل منفصل. ولا يضيع مندوب المبيعات وقته في شرح "لأي عرض كان هذا البيع؟"، إذ يعمل فريقا المبيعات والمالية معًا باستخدام البيانات نفسها.
لا يقتصر هذا التكامل على تقليل أخطاء الفوترة فحسب، بل يعمل أيضًا على تسريع عملية التحصيل.
لماذا تحقق عملية البيع الآلية نتائج أسرع؟
غالباً لا يعود تباطؤ المبيعات إلى تردد العملاء، بل إلى التأخيرات في الإجراءات، والتعديلات، والعمليات اليدوية التي تؤخر إتمام عملية البيع. يُزيل نظام إنترانت هذه التأخيرات من خلال ضمان سير العملية برمتها، بدءاً من عرض الأسعار وحتى إصدار الفاتورة، بسلاسة وانسيابية.
يتم إعداد العرض بسرعة، وفي حال الحاجة إلى تعديلات، يتم تحديثها باستخدام العرض نفسه. لا تتوقف العملية بعد الموافقة؛ إذ تتم خطوات الطلب وإصدار الفواتير دون تأخير. يكرس مندوب المبيعات وقته للتواصل مع العميل، وليس لإعداد المستندات.
يساهم هذا بشكل مباشر في إتمام عمليات البيع بسرعة أكبر.
لمن تجعل الشبكة الداخلية هذه العملية ذات معنى؟
بالنسبة للشركات التي تُعدّ عروضًا عديدة يوميًا، وتتبادل المعلومات باستمرار بين فريقي المبيعات والمحاسبة، وتُدير العمليات بين برنامج إكسل والبريد الإلكتروني، يُحدث هذا الهيكل فرقًا جوهريًا. يُنظّم نظام الإنترانت عملية المبيعات في هذه الشركات، مُستغنيًا عن الأساليب الشخصية.
الهدف هنا ليس مجرد رقمنة العملية، بل توضيح كيفية عمل عملية البيع.
خاتمة
لا تُعدّ عروض الأسعار والطلبات والفواتير عمليات مستقلة، بل هي خطوات مختلفة ضمن عملية البيع نفسها. وعندما تُنفّذ هذه الخطوات في أنظمة منفصلة، تتباطأ عملية البيع وتصبح أكثر تعقيداً.
في الشبكة الداخلية، تتم عملية البيع في مكان واحد. لا يتم نسخ المعلومات، ولا يتم مقاطعة العملية، ولا يضطر مندوب المبيعات إلى نقل العملية ذهابًا وإيابًا.
إن ما يُسرّع إتمام عملية البيع ليس إرسال المزيد من الرسائل الإلكترونية، بل التخلص من الخطوات غير الضرورية في عملية البيع. وتعتمد شركة إنترانت هذا المنظور في تعاملها مع العملية برمتها، من عرض الأسعار إلى الفاتورة.
