Das größte Problem für KMU ist in der Regel nicht der „Arbeitsmangel“. Arbeit gibt es genug; oft sogar zu viel. Das Problem ist, dass mit dem Wachstum des Unternehmens das System nicht im gleichen Maße mitwächst. Nach einer Weile werden Vertrieb, Angebote, Lagerbestand, Forderungen, Rechnungen, Zahlungseingänge, Einkäufe usw. alles separat erfasst. Excel-Dateien vervielfachen sich, WhatsApp-Konversationen ersetzen die Buchhaltung, und E-Mails werden zu To-do-Listen. Scheinbar läuft alles reibungslos, doch im Management spürt jeder die gleiche Anspannung: „Irgendetwas geht verloren.“
Entranet verfolgt keinen Ansatz der kompletten Unternehmensumstrukturierung. Es optimiert die bestehenden Prozesse und stellt sicher, dass alle Beteiligten dieselben Informationen zentral einsehen können. Ziel ist es, ein System zu schaffen, in dem die Zusammenarbeit reibungslos funktioniert und Führungskräfte den Unternehmensstatus ohne Wartezeiten auf Berichte erfassen können.
In diesem Artikel werde ich erläutern, warum Entranet für KMU funktioniert, und zwar nicht anhand einer "Funktionsliste", sondern indem ich den Fokus darauf lege, wie es die Dinge im wirklichen Leben vereinfacht.
Warum geraten Prozesse in KMU an einem bestimmten Punkt ins Stocken?
Am Anfang ist alles einfach. Es gibt wenige Produkte, eine begrenzte Anzahl an Kunden und ein kleines Team. Der Computer einer einzelnen Person dient als zentrale Schaltstelle; eine Excel-Datei fungiert als „System“. Diese Vorgehensweise funktioniert, solange der Umfang klein ist.
Dann wächst das Unternehmen. Mehrere Mitarbeiter sprechen mit demselben Kunden. Die Anzahl der Angebote steigt. Das Produktsortiment diversifiziert sich. Es gibt zwei Lager, drei Vertriebskanäle. Jeder neue Bedarf erzeugt eine neue Datei oder eine neue „provisorische Lösung“. Nach einer Weile stoßen diese Lösungen an ihre Grenzen:
- Da die gleichen Informationen an mehreren Stellen gespeichert sind, ist es unmöglich zu wissen, welche die richtige ist.
- Eine Aufgabe wird nicht nur einmal, sondern zwei- oder dreimal erledigt (Angebot schreiben, ins System eingeben, Rechnung ausstellen, vom Lagerbestand abziehen…).
- Unternehmen werden von Einzelpersonen abhängig. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, geht auch sein Wissen verloren.
- Die Nachbereitung der Arbeit nimmt mehr Zeit in Anspruch als die Arbeit selbst.
Dieser Engpass tritt in den meisten KMU ähnlich auf: erhöhte Arbeitsbelastung, erhöhter Stress, mehr Fehler. Hier setzt der Mehrwert eines Entranets an: Es führt fragmentierte Aufgaben in einen einzigen Prozess zusammen.
Die richtige Herangehensweise an das Thema Entranet aus der Perspektive von KMUs.
Entranet lediglich als ERP-System zu betrachten, kann bei KMU mitunter falsche Erwartungen wecken. Denn was KMU im Grunde benötigen, ist oft kein riesiges Konzernsystem, sondern vielmehr die Konsolidierung fragmentierter Systeme. Der Wert von Entranet liegt in seiner Fähigkeit, zahlreiche Module in einer einzigen Plattform zu integrieren und diese Module gegenseitig zu ergänzen.
Stellen Sie sich das System folgendermaßen vor:
Sobald eine Transaktion im Vertrieb erfolgt, werden ihre Auswirkungen auf Lagerbestand und Forderungen automatisch sichtbar. Ein Schritt im Einkauf wirkt sich auf das Lager aus. Im Finanzwesen wird er nicht länger als nachträglich hinzugefügter Eintrag erfasst, sondern als natürliche Fortsetzung des Prozesses. Selbst bei steigendem Arbeitstempo bleiben die Zusammenhänge erhalten.
Wie kann der Verkaufsprozess mithilfe eines Intranets besser handhabbar gemacht werden?
In KMU basieren die Umsätze in der Regel auf „guten Zeiten“. Der Vertriebsmitarbeiter ist kompetent, die Kundenbeziehung ist gut und die Geschäfte laufen reibungslos. Doch mit dem Wachstum des Unternehmens beginnen folgende Probleme:
- Es ist unklar, welches Angebot welchem Kunden unterbreitet wurde.
- Die Konversationen bleiben in den Postfächern der Empfänger erhalten.
- Chancen verstreichen, weil man sie nicht weiterverfolgt.
- Wenn ein Kunde anruft, lautet die Frage meist: „Worüber haben wir zuletzt gesprochen?“
Der größte Vorteil von Entranet im Vertrieb liegt darin, dass die manuelle Nachverfolgung des Verkaufsprozesses entfällt. Es ermöglicht eine strukturiertere Verwaltung von Kundendaten, Angeboten und Vertriebsschritten, macht die Kundenhistorie für alle einsehbar und gewährleistet die Kontinuität des Vertriebs. Konkret bedeutet dies, dass dem Management alle relevanten Daten zur Verfügung stehen, unabhängig davon, ob die Verkäufe gut oder schlecht laufen.
Sobald der Verkaufsprozess etabliert ist, entfällt die Aufgabe, Angebote vorzubereiten und nachzuverfolgen, und muss nicht mehr „darüber nachdenken“. Dies bringt KMU unmittelbare Entlastung.
Finanz- und Rechnungswesen: So vermeiden Sie Liquiditätsverluste
In vielen Unternehmen werden Angebote an einem Ort erstellt, Bestellungen an einem anderen erfasst und Rechnungen über ein weiteres System ausgestellt. Diese mangelnde Trennung führt zu Fehlern: falscher Preis, falsche Menge, falscher Lagerbestand, falsche Zahlungsbedingungen…
Das ideale Szenario für ein Intranet sieht folgendermaßen aus: Der gesamte Prozess, vom Angebot bis zur Bestellung und Rechnung, wird kontrollierter abgewickelt. Die Notwendigkeit, dieselben Daten wiederholt einzugeben, wird reduziert. Mit sinkenden menschlichen Fehlern verringert sich auch die Kundenzufriedenheit.
Der hier erzielte Gewinn ist einfacher als das Wort „Automatisierung“ vermuten lässt: Der Arbeitsablauf wird nicht unterbrochen. Dies ist für KMU von großem Wert.
Entranet macht einen Unterschied im Bereich Lagerhaltung und Lagerverwaltung.
Lagerprobleme untergraben stillschweigend die Rentabilität von KMU. Die Aussage „nicht genügend Lagerbestand haben“ klingt einfach, verbirgt aber sehr kostspielige Folgen:
- Umsatzeinbußen aufgrund falscher Lagerbestände.
- Durch überschüssige Lagerbestände ist Kapital gebunden.
- Das Vertrauen ging aufgrund von Unstimmigkeiten bei den Zählungen verloren.
- Streit bei Lagerverkäufen („Ich habe es dir gegeben“, „Nein, du hast mir weniger gegeben“)
Durch ein Intranet werden die Warenbewegungen besser organisiert, was folgende Veränderung zur Folge hat: Der Lagerbestand wird nicht mehr nur so dargestellt, wie er im Lager „scheint“, sondern so, wie er tatsächlich ist. Da Wareneingänge und -ausgänge erfasst werden, sind Bestandszählungen weniger überraschend. Das Lager ist keine „Black Box“ mehr.
Die Inventur ist nicht länger nur eine „Pflichtaufgabe zum Jahresende“, sondern ein Kontrollpunkt, der den Gesundheitszustand des Unternehmens offenbart.
Einkaufsprozesse verwalten.
In KMU sind Einkäufe oft dringlich. Ein Artikel geht aus, jemand bemerkt es, und er wird sofort gekauft. Diese Methode ist kurzfristig schnell, aber langfristig kostspielig: Fehlkäufe, überteuerte Einkäufe, unnötige Lagerbestände.
Der entscheidende Beitrag von Entranet für den Einkauf liegt in der Fähigkeit, Einkaufsentscheidungen besser zu planen. Ein klareres Verständnis von Produktbedarf, Lagerbeständen und Nachfragefluss ermöglicht es, Einkäufe bedarfsgerecht und nicht erst dann zu tätigen, wenn ein Bedarf festgestellt wird.
Je mehr Pläne man hat, desto geringer ist der Stress. So einfach ist das.
Klarheit im Bereich des Girokontos und des Forderungsmanagements.
In kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) kann ein mangelhaftes Forderungsmanagement dazu führen, dass ein Unternehmen zwar profitabel erscheint, aber dennoch in finanzielle Schwierigkeiten gerät. Sind die Kontoauszüge veraltet, ist unklar, wer wem was schuldet. Dies führt zu Problemen sowohl im finanziellen Bereich als auch in den Geschäftsbeziehungen.
Wenn Entranet die Kontoverfolgung effektiver integriert, wird das Inkasso nicht länger zu einer Angelegenheit des „Nachwirkens“. Schulden und Forderungen werden sichtbar, und es gibt keine Überraschungen mehr, wenn sich der Fälligkeitstermin nähert.
Für KMU beginnt der ersehnte Freiraum oft hier: zu wissen, wie man den Cashflow steuert, die Risiken zu kennen und die Grenzen zu kennen.
Finanzen und Berichterstattung: Abschluss des Zeitraums „Abgabe einer Erklärung“
Wenn Sie eine Führungskraft sind, kennen Sie wahrscheinlich Anfragen wie: „Können Sie mir den Verkaufsbericht schicken?“, „Können Sie den Lagerbestand überprüfen?“, „Wie viel haben Sie diesen Monat eingenommen?“
Wenn man zur Beantwortung dieser Fragen jedes Mal jemanden um etwas bitten muss, ist der Prozess bereits langsam.
Die Stärke eines Intranets liegt darin, dass es das Anfordern von Berichten überflüssig macht. Wenn Führungskräfte wichtige Kennzahlen schneller einsehen können, ergeben sich zwei Vorteile: Entscheidungen werden schneller getroffen und Diskussionen nehmen ab. Denn alle haben Zugriff auf dieselben Daten.
Personalwesen und Teamorganisation
In KMU sind HR-Prozesse oft fragmentiert: Urlaubsverwaltung an einem Ort, Spesenabrechnungen an einem anderen, Ankündigungen über WhatsApp… Entranets Ansatz in diesen Bereichen besteht darin, die interne Organisation des Teams zu optimieren.
Wenn Sachverhalte wie Berechtigungen, Anfragen, Ausgaben und Ankündigungen geklärt sind, verringern sich interne Teamkonflikte. Sätze wie „Ich hab’s dir ja gesagt“, „Ich hab’s nicht erhalten“ und „Wer hat das genehmigt?“ sind seltener zu hören.
Zur Verbesserung der internen Kommunikation über das Intranet.
In wachsenden Unternehmen fragmentiert sich die Kommunikation. Jeder redet über irgendetwas, aber ein gemeinsames „Unternehmensgedächtnis“ entsteht nicht. Ankündigungen gehen verloren, Abläufe werden vergessen, und neue Mitarbeiter lernen alles durch Nachfragen.
Hier erweist sich der Intranet-Ansatz als äußerst nützlich: Interne Unternehmensinformationen werden an einem Ort gebündelt, Teams können auf aktuelle Informationen aus derselben Quelle zugreifen, Ankündigungen werden protokolliert… Das mag wie Kleinigkeit erscheinen, stärkt aber das Gefühl von Ordnung erheblich.
Für wen ist ein Intranet am besten geeignet?
Entranet liefert besonders gute Ergebnisse für die folgenden Profile:
- Unternehmen, die ihre Geschäfte mit Excel führen und nicht mehr mithalten können.
- Unternehmen, bei denen Unstimmigkeiten bei Umsatz, Lagerbestand und Girokonten auftreten.
- Teams, die es satt haben, immer wieder die gleiche Arbeit zu verrichten.
- Manager, die klare Berichte sehen wollen, aber nicht hinterherlaufen möchten.
- KMU, die Wachstum anstreben, aber dabei ihre Struktur nicht verlieren wollen.
Zusammenfassend lässt sich sagen: Was KMU brauchen, ist Klarheit, kein „großes System“.
Das Hauptversprechen von Entranet für KMU sind nicht "tolle Funktionen", sondern Klarheit.
Informationen sollten nicht unkontrolliert im Unternehmen zirkulieren, sondern zentral verwaltet werden. Doppelte Arbeitsschritte sollten vermieden und die Arbeitsabläufe klar definiert sein. Führungskräfte sollten Entscheidungen auf Basis von Daten und nicht auf Vermutungen treffen.
Das ist es, was sich ein KMU letztendlich wünscht:
Weniger Chaos, weniger Stress, mehr Kontrolle.
