Die Personalverwaltung wird zunehmend komplexer, unabhängig von der Unternehmensgröße. Mit steigender Mitarbeiterzahl verstreuen sich Personalinformationen über verschiedene Dateien, Tabellen oder E-Mails. Dies führt zu erheblicher Unsicherheit im Tagesgeschäft und bei Managemententscheidungen. Der erste Schritt zu einer effizienten Personalstruktur ist die zentrale, übersichtliche und jederzeit zugängliche Verwaltung der Personaldaten.
Das Entranet-Personalmodul bietet eine Struktur, die diesem Bedarf direkt gerecht wird. Das Modul ist nicht nur ein Speicherort für Personalinformationen, sondern versteht sich als Arbeitsbereich, der die täglichen Abläufe im Personalwesen unterstützt, organisiert und vereinfacht.
Woher kommt die Bedeutung von Daten im Personalwesen?
Personalabteilungen beschränken sich nicht nur auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung oder die Urlaubsverwaltung. Das Verständnis der Organisationsstruktur, die Personalplanung, die Beurteilung der Arbeitsbelastung der Teams und die Erfassung der Mitarbeiterfluktuation gehören zu den Kernaufgaben der Personalabteilung. All diese Aufgaben setzen genaue und aktuelle Personaldaten voraus.
Wenn Personalinformationen verstreut sind, wird es schwierig, selbst einfache Fragen klar zu beantworten. Das Personalmanagement reagiert nur noch, wenn Fragen wie die Anzahl der Mitarbeitenden in den einzelnen Abteilungen, ihre Betriebszugehörigkeit, Urlaubszeiten und auslaufende Verträge ungeklärt sind. Entranet beseitigt diese Unsicherheit durch die zentrale Speicherung von Personaldaten.
Wo befindet sich das Entranet-Personalmodul?
Das Entranet-Personalmodul wurde speziell für die täglichen HR-Prozesse von Unternehmen entwickelt. Ziel ist es nicht, die HR-Prozesse zu verkomplizieren, sondern sie zu vereinfachen und transparenter zu gestalten. Daher passt sich das Modul der bestehenden Organisationsstruktur des Unternehmens an.
Personalakten, Abteilungen, Positionen und Organisationsstruktur sind miteinander verknüpft. Das System zeigt klar an, in welcher Einheit, Funktion und wie lange ein Mitarbeiter beschäftigt war. Diese Struktur ermöglicht es der Personalabteilung, sowohl vergangene als auch aktuelle Situationen gleichzeitig zu beurteilen.
Zentrale Verwaltung der Personalakten
Eine der größten Stärken des Entranet-Personalmoduls ist das detaillierte Personalprofil, das für jeden Mitarbeiter erstellt wird. Dieses Profil bewertet den Mitarbeiter anhand grundlegender Informationen sowie seiner Position, Abteilung und seines Platzes im Unternehmen.
Da die Mitarbeiterdaten nicht auf verschiedene Dateien verteilt sind, ist der Zugriff auf die Informationen schnell. Aktualisierungen werden automatisch im gesamten System übernommen. Dies spart den Personalabteilungen viel Zeit und beseitigt Dateninkonsistenzen.
Klärung der Organisationsstruktur
Viele Unternehmen verfügen entweder über kein Organigramm oder über ein veraltetes. Ein Intranet ermöglicht es, die Organisationsstruktur im System aktuell zu halten. Abteilungen, Untereinheiten und Positionen sind klar definiert.
Die Personalabteilung kann die aktuelle Organisationsstruktur des Unternehmens auf einen Blick erfassen. Wenn eine neue Stelle frei wird oder ein Mitarbeiter seine Rolle wechselt, wird diese Änderung im System erfasst. Dies trägt zur Bewahrung des organisatorischen Gedächtnisses bei.
Regelmäßige Überwachung der Urlaubs- und Abwesenheitsinformationen.
Die Urlaubsverwaltung zählt zu den zeitaufwändigsten Aufgaben im Personalwesen. Bei der manuellen Erfassung von Urlaubsdaten – wer wann Urlaub genommen hat, wie viele Urlaubstage noch übrig sind und welche Termine sich überschneiden – steigt die Fehlerquote.
Das Entranet-Personalmodul ermöglicht die systematische Pflege von Urlaubsdaten. Urlaubsarten werden definiert, vergangene Urlaubsdaten gespeichert und können für jeden Mitarbeiter einzeln nachverfolgt werden.
Positions- und Berufsverlauf verfolgen
Der Werdegang eines Mitarbeiters innerhalb eines Unternehmens beschränkt sich nicht allein auf seine aktuelle Position. Die von ihm bekleideten Positionen, die Zeitpunkte seiner Positionswechsel und die Abteilungen, in denen er gearbeitet hat, liefern aus personalwirtschaftlicher Sicht wertvolle Informationen.
Entranet bewahrt diese Historie, ohne dass sie verloren geht. Positionswechsel und Abteilungsversetzungen werden erfasst. Dies bildet eine solide Grundlage für die Karriereplanung und Leistungsbeurteilung.
Bereitstellung der Infrastruktur für Leistungsprozesse
Leistungsbeurteilungen sind nur dann aussagekräftig, wenn sie auf präzisen Personalinformationen basieren. Anstatt Leistungsprozesse direkt zu steuern, schafft das Entranet-Personalmodul die notwendige Infrastruktur für deren effektives Funktionieren.
Beurteilungen sind fairer und einheitlicher, wenn die Position, die Betriebszugehörigkeit und die Stellung eines Mitarbeiters im Unternehmen klar definiert sind. Personalabteilungen können Beurteilungsprozesse auf systeminterne Informationen anstatt auf persönliche Erinnerungen stützen.
Berichterstattung und Transparenz der Personalabteilung
Für Personalmanager und das obere Management ist ein klares Bild wichtig. Antworten auf Fragen wie die Anzahl der Mitarbeiter, deren Verteilung auf die Abteilungen und die Ausgewogenheit der Organisationsstruktur beeinflussen den Entscheidungsprozess unmittelbar.
Das Entranet-Personalmodul sorgt für diese Transparenz. Berichtsprozesse werden mühelos, da Personaldaten übersichtlich organisiert sind. Im Personalwesen geht es nicht nur um die Datenerfassung, sondern auch um deren Interpretation.
Sicherheits- und Autorisierungsansatz
Mitarbeiterdaten gehören zu den sensibelsten Informationen für Unternehmen. Entranet bietet hierfür eine kontrollierte Struktur. Jeder Benutzer hat nur Zugriff auf die Informationen, die ihm zugewiesen sind. Dies schützt die Privatsphäre und verhindert Dateninkonsistenzen.
Reduzierung der täglichen HR-Arbeitsbelastung
Manuelle Personalprozesse können mit der Zeit zu einer erheblichen betrieblichen Belastung werden. Die Suche nach Informationen, die Aktualisierung von Dateien oder der Abruf älterer Datensätze binden wertvolle Zeit der Personalabteilungen.
Das Entranet-Personalmodul reduziert diesen Aufwand. Der Zugriff auf Personalinformationen, die Einsicht in Urlaubsdaten oder die Untersuchung der Organisationsstruktur ist mit wenigen Schritten möglich. Dadurch kann sich die Personalabteilung auf strategischere Themen konzentrieren.
Abschluss
Nachhaltiges Personalmanagement basiert auf präzisen Daten. HR-Prozesse werden geschwächt, wenn Personalinformationen verstreut, veraltet oder schwer zugänglich sind.
Das Entranet-Personalmodul zentralisiert Personaldaten und macht das Personalmanagement dadurch organisierter, transparenter und besser kontrollierbar. Diese Struktur unterstützt nicht nur die heutigen Bedürfnisse, sondern auch das zukünftige Wachstum des Unternehmens.
