Dokümanlar uygulaması, kullanıcıların dijital belgeleri oluşturmasını, düzenlemesini, depolamasını ve paylaşmasını sağlayan bir uygulamadır. Bu tür uygulama,  metin belgeleri, elektronik tablolar, sunumlar ve diğer dijital içeriklerin yönetimini kolaylaştırır.

Dokümanlar uygulamasının amacı, belge yönetimini daha verimli hale getirmek, işbirliği ve erişim kolaylığı sağlamak ve belgelerin güvenli bir şekilde saklanmasını temin etmektir. Kullanıcılar, belgelerini herhangi bir cihazdan kolayca erişebilir ve diğer kullanıcılarla paylaşabilir.

• Birden fazla kullanıcının aynı belge üzerinde eşzamanlı olarak çalışabilir.
• Belge erişim izinlerinin yönetilebilir. (okuma, yazma, paylaşma yetkileri).
• Belgelerin önceki versiyonlarına erişim imkanı sağlar.
• Belgelerin klasörler ve etiketler yardımıyla düzenlenebilir. 
• Belge arama ve filtreleme özellikleri ile hızlı erişim sunar. 
• Diğer uygulamalarla entegrasyon (e-posta, takvim, proje yönetim araçları) sağlanır. 

Dokümanlar uygulamasının giriş ekranıdır. 

Gelen evrakların görüntülendiği ekrandır. Gelen Evraklar; Tüm Gelen Evrak, Yeni Kayıt olmak üzere ikiye ayrılır. 
Yeni Kayıt grup ismi olarak kullanılmıştır. Gelen evraklar için farklı grup tanımları olması durumunda menüde başlıkları listeleniyor olacaktır.

Evraklara grup, gruplara kategoriler eklenerek yönetilebilir. 

Tüm Gelen Evrak

Tüm Gelen Evrak bilgileri ekranında Doküman bilgisi, Durum, Oluşturma Bilgileri, İşlemle bilgileri tablo halinde listelenir.İşlemler alanından İlgili Doküman eklenebilir, Mail gönderilebilir, İndime ve Düzenleme işlemi yapılır. 

Yeni Evrak 

Yeni Evrak bilgileri ekranında Doküman bilgisi, Durum, Oluşturma Bilgileri, İşlemle bilgileri tablo halinde listelenir. İşlemler alanından İlgili Doküman eklenebilir, Mail gönderilebilir, İndime ve Düzenleme işlemi yapılır. 

Giden evrakların görüntülendiği ekrandır.
Giden Evraklara gruplar, gruplara kategoriler eklenerek yönetilebilir. 

Giden Evrak bilgileri ekranında Doküman bilgisi, Durum, Oluşturma Bilgileri, İşlemler bilgileri tablo halinde listelenir.İşlemler alanından İlgili Doküman eklenebilir, Mail gönderilebilir, İndirme ve Düzenleme işlemi yapılır. 

Ortak Dokümanların görüntülendiği ekrandır.
Ortak Dokümanlara gruplar, gruplara kategoriler eklenerek yönetilebilir. 

Ortak Dokümanlar ekranında Doküman bilgisi, Durum, Oluşturma Bilgileri, İşlemler bilgileri tablo halinde listelenir. İşlemler alanından İlgili Doküman eklenebilir, Mail gönderilebilir, İndime ve Düzenleme işlemi yapılır. 

Silinmiş evrakların görüntülendiği ekrandır. 

Silinmiş Evraklar ekranında  Doküman Bilgisi, Durum, Oluşturma Bilgileri, Silme bilgileri, İşlemler tablo halinde listelenir.İşlemler alanından İlgili Doküman eklenebilir, Mail gönderilebilir, İndime ve Düzenleme işlemi yapılır. 

Analizler; Analizler; Kurumlar,Gelen Evrak Dağıtım, Giden Evrak Koordinasyonu, Durumlar olmak üzere dörde ayrılır. 

Kurumlar 

Kurumlar ekranında  Kurum Adı, Gelen Evrak, Giden Evrak, Ortak Doküman bilgileri tablo halinde listelenir.

Gelen Evrak Dağıtım

Gelen Evrak Dağıtım ekranında Personel Adı, Sorumlu, Dağıtım bilgileri tablo halinde listelenir.

Giden Evrak Koordinasyonu

Giden Evrak Koordinasyonu ekranında Personel Adı, Hazırlayan, Koordinasyon bilgileri tablo halinde listelenir. 

Durumlar

Durumlar ekranında Durum Adı, Gelen Evrak, Giden Evrak, Ortak Dokümanlar bilgileri tablo halinde listelenir.

Raporlar; Günlük Evraklar, Haftalık Evraklar olmak üzere ikiye ayrılır.

Günlük Evraklar 

Günlük gelen evrakların görüntülendiği ekrandır.

Günlük Evraklar ekranında İşletme Kayıt No, Konu, Kurum Adı, Evrak Üzerindeki Tarih, Evrak Transfer Yöntemi, Durum, E-Mail Gönderimi, Oluşturma Bilgileri yer alır. 

Haftalık Evraklar 

Haftalık işleme alınmış evrakların görüntülendiği ekrandır.

Haftalık Evraklar ekranında İşletme Kayıt No, Konu, Kurum Adı, Evrak Üzerindeki Tarih, Evrak Transfer Yöntemi, Durum, E-Mail Gönderimi, Oluşturma bilgileri yer alır. 

Evrak gelen ya da evrak gönderilen kurumların listelendiği ve tanımlandığı ekrandır.

Yeni Ekle tuşuna basarak müşteri eklenir.

Müşteri eklemek için Firma Adı, Telefon Numarası, Firmanın Kısa Adı, Firmanın E Mail Adresi, Veri Dairesi, Vergi No, Adres, Ülke, İl, Posta Kodu bilgileri girlir. 

Müşterilerden Ekle tuşuna basarak müşterilerden eklenir. 

Müşteri ekledikten sonra kutucuklar seçilerek kurum eklenir.

Araçlar ekranından Benzer kurum taraması yapılır. 

İlgili menü üzerinden ayarlar dokümanına erişilebilir.
İlgili içerik için lütfen tıklayınız.

Yeni evrak kaydının tanımlandığı ekrandır. 

İşletme bilgileri; İşletme Kaydı No, İşletme Kayıt Tarihi, Dağıtım bilgileri girilir. Evrak Bilgisi; Grup, Kategori, Konu, Durum, Evrak Transfer Yönetimi, Kurum bilgileri girlilir. 

Evrak üzerindeki Tarih, Evrak Üzerindeki Sayı,Doküman No, Termin Tarihi bilgileri girlir. Doküman seçilir. Açıklama bilgileri girilir. Tüm İşlemler tamamlandıktan sonra Kaydet tuşuna basarak kaydedilir.

Genel bilgilerin düzenlendiği ekrandır.

Evrak kaydı eklemek için İletişim Bilgileri, Evrak Bilgisi, Kurum Adı, Personel Adı, Dosya eklenerek doküman bilgileri düzenlenir. Revizyon Oluştur tuşuna basarak yüklenen dokümanın revizyonu oluşur. Tüm İşlemler tamamlandıktan sonra Kaydet tuşuna basarak kaydedilir. Kaydet ve E-mail Gönder tuşuna basarak kaydederek mail gönderebilir. 

Doküman metninin düzenlendiği ekrandır. 

Doküman ile ilgili detaylı metin eklenerek düzenlenebilir. Tüm İşlemler tamamlandıktan sonra Kaydet tuşuna basarak kaydedilir.

İlgili dokümanların listelendiği ekrandır. 

İlgili dokümanlar ekranında Doküman bilgisi, Durum, Oluşturma Bilgileri, İşlemler bilgileri yer alır. İşlemler alanından görüntüle ve düzenleme işlemleri yapılır. İlgili Doküman Ekle tuşuna basarak ilgili doküman seçilerek eklenir. 

Ek dosyaların görüntülendiği ekrandır. 

Ek dosyalar ekranında Doküman bilgisi, Durum, Oluşturma Bilgileri, İşlemler bilgileri yer alır. İşlemler alanından doküman görüntülenebilir, indirilebilir ve düzenelenebilir. 
Yeni Doküman Ekle tuşuna basarak Dosya seçilir. Yükle tuşuna basarak seçilen dosya yüklenir. 

Dokümanlarda yapılan revizelerin görüntülendiği ekrandır. 

Revizyon oluşturmak için genel Bilgiler ekranından yeni dosya seçilerek dosya yüklenir. Revizyon oluştur tuşuna basılır.  Revizyon öncesi eklenen dokümanlar bu sayfada listelenir.

Genel Ayarlar menüsünden firmanın tercihine göre kullanacağı ayarlar seçilerek ayarlar özelleştirilir. 

Giden Evrak

-Giden Evrak özelliği kullanarak giden evraklar  kayıt altına alınabilir.

-Grup Özelliği Kullanarak giden evraklar gruplandırılır.

-Kategori Özelliği Kullanarak gruplar kategorilendirilir.

-İlgili / Sorumlu Firma Özelliği Kullanarak firma ile ilişkilendirilir.

Ortak Dokümanlar

-Ortak Dokümanlar özelliği kullanarak ortak dokümanlar listelenir.

-Grup Özelliği Kullan ortak dokümanlar gruplandırılır.

-Kategori Özelliği Kullanarak gruplar kategorilendirilir.

Zorunlu Doküman Bilgileri; Gelen Evrak, İşletme Kayıt No, İşletme Kayıt Tarihi, Konu, Durum, Evrak Üzerindeki Tarih, Evrak Üzerindeki Sayı / Doküman No, Termin Tarihi, Personel, Kurum, Giden Evrak, İşletme Kayıt No, Konu, Durum, Evrak Üzerindeki Tarih, Termin Tarihi, Personel, Kurum, Ortak Dokümanlar, İşletme, Kayıt No, Konu, Durum, Evrak Üzerindeki Tarih, Termin Tarihi firmanın tercihine göre seçilir.

Doküman yönetimi kolaylaştırmak için gruplandırma yapılır. Grupların eklendiği ekrandır. 

Gruplar ekranında Başlık, Kullanım Alanı ve Tarih bilgileri yer alır. Düzenleme çubuğuna basarak Genel Bilgiler ve  Yetkili Kullanıcılar düzenlenir. Yetkili Kullanıcı eklenir. 

Yeni Grup Ekle tuşuna basarak grup eklenir.

Yeni Grup eklemek için Başlık, Anahtar, Sıra, Kullanım Alanı, Notlar bilgisi girilir. Tüm İşlemler tamamlandıktan sonra Kaydet tuşuna basarak kaydedilir. 

Doküman yönetimi kolaylaştırmak için eklenen gruplara kategori tanımlanır. 

Kategoriler ekranında Başlık, Tarih bilgileir yer alır. Yeni Kategori Ekle tuşuna basarak Kategori eklenir.

Yeni Kategori eklemek için Kullanım Alanı, Grup, Üst Kategorisi seçilir. Başlık, Anahtar, Sıra, Notlar  bilgileri girilir. Tüm İşlemler tamamlandıktan sonra Kaydet tuşuna basarak kaydedilir.

Doküman konu tanımlarının görüntülendiği ekrandır. 

Doküman Konu Tanımları ekranında Başlık ve Sıra bilgileri tablo halinde listelenir.

Yeni Ekle tuşuna basarak doküman konu tanımı eklenir.

Doküman Konu tanımı eklemek için Başlık ve Sıra bilgisi girilir. Tüm İşlemler tamamlandıktan sonra Kaydet tuşuna basarak kaydedilir. 

Evrak Geliş yöntemlerinin görüntülendiği ekranıdr. 

Evrak Geliş Yöntemleri ekranında Başlık ve Sıra bilgileri tablo halinde listelenir.

Yeni Ekle tuşuna basarak Evrak Geliş Yöntemi girilir. 

Evrak Geliş Yönetimi eklemek için Başlık ve sıra bilgisi bilgileri girilir.Tüm işlemler tamamlandıktan sonra Kaydet tuşuna basarak kaydedilir. 

Doküman durumlarının tanımlandığı ekrandır. 

Durum tanımları ekranında Başlık, Renk, Sıra bilgileri tablo halinde listelenir.Durum tanımlarındaki renk özelliği durumları birbirinden ayırt etme özelliğine sahiptir. 

Yeni Ekle tuşuna basarak durum tanımı eklenir.

Duurm Tanımı eklemek için Başlık, Renk, Sıra bilgileri girilir. Tüm işlemler tamamlandıktan sonra Kaydet tuşuna basarak kaydedilir.

Doküman Metin şablonlarının oluşturulduğu ekrandır. 

Doküman Metin Şablonları ekranında Başlık ve Sıra bilgisi alır. 

Yeni Ekle tuşuna basarak metin şablonu eklenir.

Doküman Şablonu eklemek için Başlık, Sıra, Metin bilgisi girilir.  Tüm işlemler tamamlandıktan sonra Kaydet tuşuna basarak kaydedilir.

Döküm tiplerinin görüntülendiği ekrandır. 

Doküman tipleri ekranında Başlık ve Uzantı bilgileri tablo halinde listelenir.

Yeni Doküman Tipi Ekle tuşuna basarak doküman tipi eklenir.

Doküman Tipi eklemek için Başlık, Sıra, Uzantı bilgileri girilir. Dosya seçilerek yüklenir. Tüm İşlemler tamamlandıktan sonra Kaydet tuşuna basarak kaydedilir.

Müşteri Kategori eşleştirme ekranıdır. 

Bu ekranda Gelen Evrak, Giden Evrak ve Ortak Dokümanları Müşteri Kategori eşleştirmesi yapılarak müşteri kategorileri güncellenebilir. 

Otomatik Numaralandırma ile dokümanlarda her yeni kayıtta kayıt numarasının otomatik olarak atanması sağlanır.

Ön Ek ve Son Ek alanlarını isteğe göre doldurun veya boş bırakın.

Otomatik Artacak Sayı alanına başlangıç değeri verin. Örneğin 1000 verirseniz takip eden sayılar 1000, 1001, 1002... şeklinde gidecektir.

Değer girildiğinde sağ tarafta bilgi amaçlı önizleme gösterilir.

E-mail Form Ayarları ekranında Mail Formu, Form Anahtarı, Mail Hesabı bilgileri tablo halinde listelenir.

Mail formu üstüne basarak düzenleme yapılır.

E-mail Form düzenleme ekranında Mail Hesabı, Mail Şablonu, Kopya Alıcılar, Gizli Kopya Alıcılar bilgileri düzenlenir. Tüm İşlemler tamamlandıktan sonra Kaydet tuşuna basarak kaydedilir. 

Yetkili kullanıcıların görüntülendiği ekrandır. 

Kullanıcı adına tıklanarak açılan ekrandan gelen, giden evraklar ve ortak dokümanlara tanımlı grup ve kategoriler için Ekle, Düzenleme, İndirme, Yazdırma ve Silme yetkileri tanımlanır.

Yetkili Kullanıcılar ekranında kullanıcılara ihtiyaç duyulan yetkiler verilerek kaydedilir.

Filtreleme ayarları, bir sistemde veya uygulamada  belirli kriterlere göre verileri sınıflandırmak için kullanılır. Bu ayarlar, kullanıcıya yalnızca ilgili veya uygun içerikleri sunmaya yardımcı olur. 

Filtreleme ayarları ekranında Dosya Tipi, Tarih Filtresi, Tarih Aralığı, Durum, Evrak Transfer Yönetimi, Dağıtım alanları seçilerek filtreleme yapılır.