Woher kommt die Bedeutung von Daten im Personalwesen?
Personalabteilungen generieren in jeder Phase des Mitarbeiterlebenszyklus – von der Einstellung bis zum Ausscheiden – Daten: persönliche Informationen, Vertragsdetails, Urlaubsverlauf und Leistungsbeurteilungen. Werden diese Daten in verstreuten Dateien oder unzusammenhängenden Programmen gespeichert, veralten sie und erschweren es der Personalabteilung, präzise und zeitnahe Entscheidungen zu treffen. Die genaue und strukturierte Verwaltung von Personaldaten ist daher entscheidend für das reibungslose Funktionieren der HR-Prozesse.
Wo befindet sich das Entranet-Personalmodul?
Das Entranet-Personalmodul integriert Personaldaten mit anderen Geschäftsprozessen (Buchhaltung, Projektmanagement, Kommunikation) auf derselben Plattform. Die HR-Daten werden nicht in einer isolierten Datenbank verwaltet, sondern als Teil des gesamten Geschäftsablaufs. Entranet ist eine 22 Jahre alte Softwareplattform mit anwendungsbasierter Architektur, die es Unternehmen ermöglicht, all ihre Geschäftsprozesse auf einer einzigen Plattform mit über 300 Anwendungen zu verwalten. Sie läuft auf branchenführenden Produkten wie Aidango, Titarus, Trizbi, Comwize, Flaterp, Penamo und Korivus.
Zentrale Verwaltung der Personalakten
Das Modul sammelt alle wichtigen Informationen zu jedem Mitarbeiter in einer einzigen digitalen Datei, sodass es nicht mehr nötig ist, verschiedene Dateien oder Personen zu konsultieren, wenn Informationen benötigt werden.
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Datenkategorie |
Umfang |
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Identitäts- und Kontaktinformationen |
Grundlegende persönliche Informationen wie Name, Nachname, Kontaktdaten und Notfallkontaktnummer. |
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Beschäftigungsinformationen |
Informationen einschließlich Startdatum, Vertragsart, Abteilung und Position. |
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Dokumentenarchiv |
Digitale Kopien von Verträgen, Zertifikaten und anderen persönlichen Dokumenten. |
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Urlaub und Abwesenheit |
Verbrauchter/verbleibender Urlaubsanspruch und Abwesenheitsaufzeichnungen. |
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Leistungshistorie |
Noten und Lernziele aus früheren Bewertungszeiträumen. |
Klärung der Organisationsstruktur
Wenn Abteilungen, Rollen und Berichtswege im System definiert sind, ist das Organigramm des Unternehmens stets aktuell und aus einer einzigen Quelle einsehbar; dies gewährleistet Klarheit darüber, wer wem bei Neueinstellungen und internen Versetzungen unterstellt ist.
Regelmäßige Überwachung der Urlaubs- und Abwesenheitsinformationen.
Urlaubsanträge werden digital erstellt, genehmigt und automatisch vom Guthaben abgezogen; Abwesenheitsdaten werden ebenfalls im selben System geführt, wodurch eine manuelle Abstimmung am Jahresende entfällt.
Positions- und Berufsverlauf verfolgen
Beförderungen, Rotationen und Stellenwechsel eines Mitarbeiters innerhalb des Unternehmens werden in einer Zeitleiste erfasst; diese Historie kann als Referenz für die Karriereplanung und interne Personalentscheidungen genutzt werden.
Bereitstellung der Infrastruktur für Leistungsprozesse
Mitarbeiterdaten (Anwesenheit, Urlaub, Arbeitsverlauf) können als Grundlage für den Leistungsbeurteilungsprozess verwendet werden; eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Umsetzung finden Sie im Artikel „Wie man die Mitarbeiterleistung mit einem ERP-System verfolgt“.
Berichterstattung und Transparenz der Personalabteilung
Die zentrale Datenerfassung ermöglicht die Echtzeit-Berichterstattung über Indikatoren wie abteilungsbezogene Fehlzeitenquoten, Trends bei der Urlaubsnutzung oder Mitarbeiterfluktuationsraten; Personalmanager können auf vorgefertigte Berichte zurückgreifen, anstatt diese in Excel zusammenzustellen.
Sicherheits- und Autorisierungsansatz
Da Mitarbeiterdaten sensible Informationen enthalten, ist der Zugriff durch rollenbasierte Autorisierung eingeschränkt; ein Abteilungsleiter kann nur die Daten seines eigenen Teams einsehen, während ein Personalmanager Zugriff auf unternehmensweite Daten hat.
Reduzierung der täglichen HR-Arbeitsbelastung
Da sich wiederholende Aufgaben wie die manuelle Dateneingabe und die Dateisuche reduzieren, kann sich das HR-Team mehr Zeit für Bereiche wie Rekrutierung und Mitarbeiterbindung anstatt für operative Aufgaben nehmen; eine vollständige Liste dieser Vorteile finden Sie im Artikel Vorteile des Einsatzes von ERP im Personalwesen.
Die zentrale, stets aktuelle und sichere Verwaltung von Personaldaten vereinfacht die täglichen Abläufe des HR-Teams und ermöglicht dem Unternehmen fundiertere Personalentscheidungen. Das Entranet-Personalmodul erfüllt diese Anforderung auf derselben Plattform wie die übrigen Unternehmensprozesse.
Häufig gestellte Fragen
Welche Daten verwaltet das Entranet HR-Modul?
Es verwaltet Daten in einem einzigen Zentrum, das die Infrastruktur für Personalakten, Organisationsstruktur, Urlaubs- und Abwesenheitsinformationen, Positions-/Aufgabenhistorie und Leistungsprozesse bereitstellt.
Bietet dieses Modul eine Berichtsfunktion?
Ja, es bietet Berichtsfunktionen und Transparenz im Personalwesen auf Basis der gesammelten Mitarbeiterdaten.
Wie kann die Sicherheit von Mitarbeiterdaten gewährleistet werden?
Autorisierungs- und Zugriffskontrollen regeln, welcher Benutzer auf welche Daten zugreifen kann.
Sind Sie bereit, Ihre Mitarbeiterdaten auf einer einzigen Plattform zu erfassen? Testen Sie Entranet kostenlos, keine Kreditkarte erforderlich .
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