Die größte Herausforderung für Vertriebsteams ist oft nicht der Verkauf selbst, sondern die damit verbundenen Aufgaben. Ein Angebot wird erstellt, per E-Mail versendet, und der Kunde antwortet. Dann werden dieselben Informationen erneut erfasst, eine Bestellung aufgegeben und die Daten an die Buchhaltung weitergeleitet. Nach einiger Zeit kursieren im Team Fragen wie: „Zu welchem Angebot gehörte dieser Verkauf?“, „Woher kommt dieser Preis?“, „Warum weicht die Rechnung ab?“
Das Problem liegt hier nicht in der Verkaufsleistung, sondern im fragmentierten Ablauf des Verkaufsprozesses.
Bei Entranet werden die Prozesse von der Angebotserstellung bis zur Rechnungsstellung nicht als voneinander getrennte Schritte, sondern als kontinuierliche Phasen desselben Verkaufsprozesses betrachtet. Diese Sichtweise ist der entscheidende Faktor für die Beschleunigung des Verkaufsprozesses.
Wie beginnt der Verkaufsprozess auf Entranet?
In Entranet beginnt der Verkaufsprozess nicht mit einem leeren Angebotsfenster. Er startet mit dem im CRM angelegten Kunden oder der Verkaufschance. Bevor der Vertriebsmitarbeiter ein Angebot erstellt, sieht er, dass die grundlegenden Kundeninformationen bereits im System vorhanden sind. Unternehmensinformationen, Ansprechpartner, frühere Meetings und relevante Produkte sind alle Teil des Verkaufsfensters.
An diesem Punkt bedeutet die Angebotserstellung nicht, ein Dokument von Grund auf neu zu erstellen. Der Vertriebsmitarbeiter navigiert zu einer Angebotsansicht, die mit einem bestehenden Kundendatensatz verknüpft ist. Diese Ansicht bildet die Grundlage für die weiteren Schritte des Verkaufsprozesses.
Welche Änderungen ergeben sich während des Angebotsvorbereitungsprozesses?
Bei der Angebotserstellung mit Entranet entfällt für den Vertriebsmitarbeiter die manuelle Preisberechnung und Tabellenerstellung. Produkte und Dienstleistungen sind im System definiert. Einzelpreise, Rabattregeln und Steuern werden automatisch angewendet. Dadurch wird eine schnellere Angebotserstellung und eine standardisierte Struktur gewährleistet.
Der entscheidende Unterschied besteht darin, dass ein im Intranet erstelltes Angebot kein temporäres Dokument ist. Es stellt den ersten Nachweis eines Verkaufs dar, der später in eine Bestellung und eine Rechnung umgewandelt wird. Daher hat jede Entscheidung, die bei der Angebotserstellung getroffen wird, direkten Einfluss auf die nachfolgenden Prozessschritte.
Wie kann ich den Verkauf nachverfolgen, nachdem ein Angebot abgegeben wurde?
Wenn ein Angebot an einen Kunden versendet wird, ist der Prozess nicht dem Gedächtnis des Vertriebsmitarbeiters überlassen. Der Status des Angebots wird im Intranetsystem verfolgt. Es ist klar ersichtlich, welche Angebote versendet wurden, welche auf Genehmigung warten oder welche seit längerer Zeit unbeantwortet geblieben sind.
Dadurch entfällt für Vertriebsmitarbeiter die Suche nach E-Mails mit der Frage: „An wen haben wir das Angebot geschickt?“. Angebote, die eine Nachverfolgung erfordern, werden vom System automatisch markiert. Der Verkaufsprozess basiert auf der tatsächlichen Situation im System, nicht auf persönlichen Notizen.
Was passiert, wenn das Angebot angenommen wird?
Wenn ein Kunde das Angebot annimmt, wird in Entranet kein neues Dokument erstellt. Das Angebot wird im System in eine Bestellung umgewandelt. Produkte, Preise und Kundendaten müssen nicht erneut eingegeben werden; die Bestellung wird mit denselben Informationen fortgesetzt, die zur Erstellung des Angebots verwendet wurden.
Dieser Übergang verhindert Unstimmigkeiten, die im Verkaufsprozess häufig auftreten. Probleme wie Preisänderungen im Angebot oder fehlende Artikel werden in dieser Phase vermieden. Für den Vertriebsmitarbeiter bedeutet dies einen schnelleren Ablauf, für den Kunden stärkt es das Vertrauen.
Wie wandle ich von einer Bestellung in eine Rechnung um?
Sobald eine Bestellung erstellt wurde, wird der Prozess nicht per E-Mail oder Dateifreigabe an die Buchhaltung weitergeleitet. Die Bestellung ist bereits im System erfasst. Bei der Rechnungsstellung werden die Bestelldaten automatisch in das Rechnungsformular übernommen. Produkte, Beträge, Steuern und Zahlungsbedingungen sind bereits hinterlegt.
Die Buchhaltung muss die Verkaufsdetails nicht separat anfordern. Der Vertriebsmitarbeiter muss nicht mehr erklären: „Für welches Angebot war dieser Verkauf?“ Vertrieb und Finanzabteilung arbeiten gemeinsam mit denselben Daten.
Diese Integration reduziert nicht nur Abrechnungsfehler, sondern beschleunigt auch den Inkassoprozess.
Warum führt der automatisierte Verkaufsprozess zu schnelleren Ergebnissen?
Der Grund für Umsatzrückgänge liegt oft nicht in der Unentschlossenheit der Kunden. Verzögerungen im Prozess, Überarbeitungen und manuelle Eingriffe verzögern den Verkaufsabschluss. Entranet beseitigt diese Verzögerungen durch einen durchgängigen, nahtlosen Workflow von der Angebotserstellung bis zur Rechnungsstellung.
Das Angebot wird schnell erstellt, und falls Änderungen nötig sind, werden diese direkt im selben Angebot aktualisiert. Der Prozess endet nicht mit der Genehmigung; Bestellung und Rechnungsstellung erfolgen unverzüglich. Der Vertriebsmitarbeiter konzentriert sich auf die Kommunikation mit dem Kunden, nicht auf die Dokumentenerstellung.
Dies trägt unmittelbar dazu bei, dass Verkäufe schneller abgeschlossen werden.
Für wen macht das Entranet diesen Prozess sinnvoll?
Für Unternehmen, die täglich zahlreiche Angebote erstellen, ständig Informationen zwischen Vertrieb und Buchhaltung austauschen und Prozesse zwischen Excel und E-Mail abwickeln, ist diese Struktur von entscheidender Bedeutung. Entranet systematisiert den Vertriebsprozess in diesen Unternehmen und löst sich von individuellen Vorgehensweisen.
Ziel ist es hier nicht nur, den Prozess zu digitalisieren, sondern auch zu verdeutlichen, wie der Verkaufsprozess funktioniert.
Abschluss
Angebote, Bestellungen und Rechnungen sind keine unabhängigen Prozesse. Sie stellen unterschiedliche Schritte im selben Verkaufsprozess dar. Werden diese Schritte in separaten Systemen ausgeführt, verlangsamt sich der Verkaufsprozess und wird komplizierter.
Im Intranet läuft der Verkaufsprozess an einem zentralen Ort ab. Informationen werden nicht kopiert, der Prozess wird nicht unterbrochen, und der Vertriebsmitarbeiter muss den Prozess nicht ständig hin und her transportieren.
Was einen schnelleren Verkaufsabschluss ermöglicht, ist nicht das Versenden von mehr E-Mails, sondern die Eliminierung unnötiger Schritte im Verkaufsprozess. Entranet verfolgt diesen Ansatz im gesamten Prozess, vom Angebot bis zur Rechnungsstellung.
