Connaissez-vous précisément le nombre de produits en stock dans votre entrepôt ? Vous arrive-t-il de passer commande en vous disant : « J’imagine qu’il y en aura assez » ? Si c’est le cas, vous n’êtes pas seul. De nombreuses PME gèrent encore leurs stocks et leurs achats à l’aide de tableurs Excel ou de documents papier. À mesure que l’entreprise se développe, cette méthode devient problématique : un produit apparaît comme « en stock » dans le système alors qu’il n’est pas en rayon, les commandes sont passées en retard et il arrive que l’on achète plus de marchandises que nécessaire, immobilisant ainsi de l’argent dans l’entrepôt. Dans cet article, nous expliquons simplement ce que sont la gestion des stocks et la gestion des achats, comment les maîtriser facilement grâce à des méthodes simples et comment Entranet peut vous accompagner dans ce processus.
Que sont la gestion des stocks et la gestion des achats ?
La gestion des stocks consiste à disposer de la quantité adéquate de marchandises – qu'il s'agisse de produits prêts à la vente ou de matières premières pour la production – au moment opportun. L'objectif est simple : éviter les surstocks et l'immobilisation de capitaux, ainsi que les ruptures de stock et la perte de clients. La gestion des achats, quant à elle, consiste à se procurer les matières premières nécessaires auprès du fournisseur adéquat, au juste prix et au moment opportun pour atteindre cet équilibre. En réalité, ces deux aspects sont indissociables : l'un gère les stocks disponibles, l'autre assure le réapprovisionnement en temps voulu.
Pourquoi une bonne gestion des stocks est-elle si importante ?
Si votre entrepôt contient plus de produits que nécessaire, votre argent est immobilisé ; vous ne pouvez pas l'investir ailleurs. À l'inverse, un stock insuffisant empêche vos clients de trouver les produits qu'ils recherchent et les incite à se tourner vers la concurrence. Gérer simultanément ces deux situations avec des tableaux et des registres manuels est complexe, car les données ne sont pas à jour, les services des ventes, de l'entrepôt et de la comptabilité disposent de chiffres différents, ce qui ralentit la prise de décision. Une gestion efficace des stocks a un impact direct sur votre rentabilité et la satisfaction de vos clients.
Les problèmes les plus courants rencontrés par les entreprises lors du processus d'achat
L’achat ne se résume pas à « passer une commande » ; il comprend de nombreuses étapes, notamment la création de la demande, la comparaison des offres, l’obtention d’une approbation et le suivi auprès des fournisseurs. Les problèmes les plus courants rencontrés par les entreprises dans ce processus sont les suivants :
- Retards dus au traitement des demandes et des approbations par courriel ou sur papier.
- L'impossibilité de comparer facilement les offres de différents fournisseurs.
- Les commandes excédentaires ou insuffisantes sont dues à des écarts entre les informations d'achat et les informations relatives aux stocks.
- Il est impossible de savoir quels fournisseurs livrent à temps et lesquels sont systématiquement en retard.
Bon nombre de ces problèmes proviennent du fait que le processus d'achat ne correspond pas aux informations relatives aux stocks et aux données financières au sein d'un même système.
4 façons simples de simplifier le suivi des stocks
Il n'est pas nécessaire d'utiliser des formules complexes pour trouver le juste équilibre entre excédent et pénurie de stocks. Voici quatre méthodes simples à mettre en œuvre et couramment utilisées par les entreprises :
Méthode des quantités minimales et maximales (double limite) : vous définissez une limite inférieure et une limite supérieure pour chaque produit. Dès que la quantité disponible passe sous la limite inférieure, une demande de commande est automatiquement créée. Vous n’avez ainsi plus besoin de vérifier constamment la disponibilité des produits.
L'approvisionnement juste-à-temps (JAT) consiste à obtenir les matières premières exactement comme vous en avez besoin, au moment où vous en avez besoin. Cela permet de réduire les stocks excédentaires et les coûts de stockage inutiles ; toutefois, cela exige une relation de confiance avec votre fournisseur concernant le respect des délais de livraison.
Analyse ABC : Vous classez vos produits en trois groupes selon leur importance : les produits les plus vendus et les plus rentables (groupe A) font l’objet d’un suivi rigoureux, les produits de milieu de gamme (groupe B) sont suivis normalement, et vous êtes plus flexible avec les produits à faible rotation (groupe C). Cela vous permet de consacrer votre temps aux produits les plus importants.
Suivi de la rotation des stocks : Permet d’identifier les produits qui se vendent rapidement et ceux qui se vendent lentement. Au lieu de réapprovisionner un produit à faible rotation, vous pouvez investir cet argent dans un produit à forte rotation.
Les avantages de la consolidation des stocks et des achats dans un système unique
Le fait de pouvoir accéder aux informations relatives aux stocks et aux achats en un seul endroit et en temps réel apporte des avantages concrets à votre entreprise :
- Commande programmée : la commande est automatiquement activée lorsque le stock est réellement bas, évitant ainsi les achats inutiles.
- Maîtrise des coûts : les offres des fournisseurs et les prix historiques sont comparés sur un seul écran, ce qui facilite la prise de décision optimale.
- Processus d'approbation transparent : chaque étape, de la demande à la commande, est visible, et il est clair qui l'a approuvée et quand.
- Rapports en temps réel : des informations telles que la valeur des stocks, les performances des fournisseurs et le taux de rotation sont toujours affichées à l’écran.
Comment Entranet simplifie-t-il la gestion des stocks et des achats ?
Suite Cloud Entranet, processus de gestion des stocks et d'achat Elle intègre toutes les étapes sur une plateforme unique ; vous n’avez pas besoin d’utiliser de programmes distincts. Solution de gestion des stocks et des achats d’Entranet. Elle offre les services suivants :
Fiches de stock : Vous créez des fiches pour différents types de produits tels que les produits finis, les produits semi-finis et les matières premières, et vous suivez les quantités bloquées grâce à ces fiches.
Définition illimitée des entrepôts et adressage des rayonnages : vous pouvez définir autant d’entrepôts que vous le souhaitez, enregistrer sur quel rayon se trouve chaque produit et effectuer rapidement des inventaires à l’aide de codes-barres.
Formulaires de transfert et bons de livraison : Enregistre les transferts de produits et les processus d’expédition entre les entrepôts, et vous permet de consulter les expéditions ouvertes et fermées dans une seule liste.
Formulaires de comptage d'inventaire : Vous pouvez transférer manuellement ou via Excel les résultats d'inventaire dans le système, ajouter automatiquement les résultats au stock et consulter le rapport de différence de prix.
Rapport sur la valeur des stocks : visualisez instantanément la valeur monétaire actuelle de vos stocks en fonction des quantités achetées et vendues.
Gestion des bons de commande : vous pouvez gérer toutes les étapes, de la création d’une demande d’achat et la comparaison des offres à la confirmation et à l’envoi de la commande, le tout depuis un seul écran.
Gestion des relations fournisseurs : vous évaluez les fournisseurs potentiels selon vos critères définis et fixez des limites et des restrictions pour chaque fournisseur.
Gestion intégrée de la production à l'entrepôt : les entrepôts de matières premières, d'emballage, de produits semi-finis et de produits finis sont suivis séparément ; vous pouvez bloquer les matériaux nécessaires à un ordre de production.
Accès mobile : même lorsque vous n’êtes pas au bureau, vous pouvez instantanément suivre et gérer vos stocks et vos processus d’achat depuis votre téléphone ou votre tablette.
Pourquoi un intranet pour les PME ?
Les principales préoccupations des petites et moyennes entreprises (PME) sont souvent le coût et la complexité. La solution Entranet pour les PME… Cela vous facilitera la tâche dans ces deux domaines :
- Tarification avantageuse et flexible : vous ne payez que pour les applications dont vous avez besoin et vous pouvez faire évoluer le système au fur et à mesure que votre entreprise se développe.
- Aucune installation requise : comme il s'agit d'une solution basée sur le cloud, il n'y a aucun coût de serveur, de matériel ou de maintenance.
- Plus de 300 applications : outre la gestion des stocks et les achats, vous pouvez également répondre à vos besoins en matière de comptabilité, de ressources humaines, de CRM et de commerce électronique depuis la même plateforme.
- Mises à jour et assistance automatiques : les mises à jour et les mesures de sécurité sont effectuées automatiquement pour vous.
- Sécurité des données : Vos données restent sécurisées grâce au chiffrement et à des sauvegardes régulières.
- Essai gratuit sans carte de crédit : vous pouvez commencer à utiliser le système quelques minutes après votre inscription.
Un exemple concret : aimer les bijoux
Vous pouvez constater que ce que nous avons décrit n'est pas qu'une simple théorie, d'après les propos d'une entreprise qui utilise réellement Entranet : Lovering Jewelry . Le directeur général Yalçın Ulçay résume l'expérience Entranet comme suit :
« Grâce à Entranet, nous pouvons facilement et concrètement suivre tous les processus métier, tels que la gestion de la relation client, la gestion des stocks, les ressources humaines et la comptabilité, à partir d'une interface unique. De plus, nous pouvons gérer le système en ligne depuis nos téléphones et tablettes, même en dehors du bureau. »
Voilà la preuve concrète à quel point la gestion des stocks et des achats peut être simplifiée grâce à un système adapté.
Conclusion : Commencez dès aujourd’hui à simplifier la gestion de vos stocks et de vos achats.
La gestion des stocks et des achats a un impact direct sur votre rentabilité, quelle que soit la taille de votre entreprise. Gérer ce processus avec des tableurs Excel et des méthodes dispersées devient de plus en plus complexe à mesure que votre activité se développe. Centraliser l'ensemble du processus sur une plateforme unique – des fiches de stock aux bons de commande, en passant par le suivi des entrepôts et l'évaluation des fournisseurs – vous garantit des commandes passées en temps voulu, des coûts réduits et des clients satisfaits.
Vous pouvez commencer à essayer gratuitement dès maintenant la solution de gestion des stocks et des achats d'Entranet ; vous pouvez commencer à l'utiliser en quelques minutes sans avoir besoin de vos informations de carte de crédit.
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Pour plus d'informations sur les détails techniques des opérations d'entrepôt, vous pouvez également consulter notre article « Qu'est-ce qu'un système de gestion d'entrepôt (WMS) ? Quels sont ses avantages ? » dans la catégorie Utilisation de l'intranet.
