إدارة بيانات الموظفين باستخدام وحدة الموارد البشرية في الشبكة الداخلية

من أين تأتي أهمية البيانات في مجال الموارد البشرية؟

تُنتج فرق الموارد البشرية بيانات في كل مرحلة من مراحل دورة حياة الموظف، بدءًا من التعيين وحتى المغادرة: معلومات شخصية، وتفاصيل العقود، وسجل الإجازات، وتقييمات الأداء. عندما تُخزّن هذه البيانات في ملفات متفرقة أو برامج منفصلة، تصبح قديمة، مما يُصعّب على فريق الموارد البشرية اتخاذ قرارات دقيقة وفي الوقت المناسب. لذا، تُعدّ الإدارة الدقيقة والمنظمة لبيانات الموظفين أمرًا بالغ الأهمية لحسن سير عمليات الموارد البشرية.

أين يقع قسم الموارد البشرية في الشبكة الداخلية؟

صُممت وحدة الموارد البشرية في Entranet لدمج بيانات الموظفين مع عمليات الأعمال الأخرى (المحاسبة، إدارة المشاريع، الاتصالات) على نفس المنصة؛ حيث تُدار بيانات الموارد البشرية كجزء لا يتجزأ من سير العمل الشامل، وليس في قاعدة بيانات منفصلة. Entranet منصة برمجية عمرها 22 عامًا، تعتمد على بنية تطبيقاتية تُمكّن الشركات من إدارة جميع عملياتها التجارية على منصة واحدة تضم أكثر من 300 تطبيق، وتعمل على منتجات رائدة في هذا المجال مثل Aidango وTitarus وTrizbi وComwize وFlaterp وPenamo وKorivus.

الإدارة المركزية لسجلات الموظفين

تجمع الوحدة المعلومات الأساسية لكل موظف في ملف رقمي واحد، مما يلغي الحاجة إلى الرجوع إلى ملفات أو أفراد مختلفين عند الحاجة إلى المعلومات.

توضيح الهيكل التنظيمي

عندما يتم تحديد الأقسام والأدوار وقنوات الإبلاغ في النظام، يصبح المخطط التنظيمي للشركة محدثًا وقابلًا للعرض من مصدر واحد؛ وهذا يضمن الوضوح بشأن من يقدم التقارير لمن أثناء التعيينات الجديدة والتناوب الداخلي.

المراقبة المنتظمة لمعلومات الإجازات والغياب.

يتم إنشاء طلبات الإجازة والموافقة عليها وخصمها تلقائيًا من الرصيد رقميًا؛ كما يتم الاحتفاظ بسجلات الغياب في نفس النظام، مما يلغي الحاجة إلى التسوية اليدوية في نهاية العام.

تتبع المنصب وتاريخ العمل

يتم تسجيل ترقيات الموظف وتناوباته وتغييرات وظيفته داخل الشركة في جدول زمني؛ ويمكن استخدام هذا السجل كمرجع للتخطيط الوظيفي وقرارات التوظيف الداخلية.

توفير البنية التحتية لعمليات الأداء

يمكن استخدام بيانات الموظفين (الحضور، الإجازات، تاريخ العمل) كمدخلات لعملية تقييم الأداء؛ للحصول على دليل خطوة بخطوة حول كيفية تنفيذ ذلك، راجع المقالة "كيفية تتبع أداء الموظفين باستخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات؟".

إعداد التقارير وشفافية الموارد البشرية

يتيح جمع البيانات المركزي إمكانية إعداد تقارير في الوقت الفعلي عن مؤشرات مثل معدلات الغياب على مستوى الأقسام، واتجاهات استخدام الإجازات، أو معدلات دوران الموظفين؛ ويمكن لمديري الموارد البشرية الاطلاع على التقارير الجاهزة بدلاً من تجميعها في برنامج Excel.

نهج الأمن والتفويض

نظراً لأن بيانات الموظفين تحتوي على معلومات حساسة، فإن الوصول إليها مقيد من خلال التفويض القائم على الأدوار؛ إذ لا يمكن لمدير القسم رؤية سوى بيانات فريقه الخاص، بينما يمكن لمدير الموارد البشرية الوصول إلى البيانات على مستوى الشركة.

تقليل عبء العمل اليومي للموارد البشرية

بسبب انخفاض المهام المتكررة مثل إدخال البيانات يدويًا والبحث في الملفات، يمكن لفريق الموارد البشرية تخصيص المزيد من الوقت لمجالات مثل التوظيف ومشاركة الموظفين بدلاً من المهام التشغيلية؛ للاطلاع على قائمة كاملة بهذه المزايا، راجع مقالة مزايا استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات في الموارد البشرية.

تُسهّل إدارة بيانات الموظفين في موقع واحد مُحدّث وآمن العمليات اليومية لفريق الموارد البشرية، وتُمكّن الشركة من اتخاذ قرارات أكثر دقة بشأن مواردها البشرية. وتلبي وحدة الموارد البشرية في الشبكة الداخلية هذه الحاجة على نفس المنصة التي تُستخدم في عمليات الشركة الأخرى.

الأسئلة الشائعة

ما هي البيانات التي تديرها وحدة الموارد البشرية في الشبكة الداخلية؟

يدير هذا النظام البيانات في مركز واحد يوفر البنية التحتية لسجلات الموظفين، والهيكل التنظيمي، ومعلومات الإجازات والغياب، وتاريخ الوظيفة/المهمة، وعمليات الأداء.

هل توفر هذه الوحدة إمكانية إعداد التقارير؟

نعم، فهو يوفر تقارير ورؤية للموارد البشرية بناءً على بيانات الموظفين التي تم جمعها.

كيف يمكن ضمان أمن بيانات الموظفين؟

تُدير ضوابط التفويض والوصول من يمكنه الوصول إلى أي بيانات.

هل أنت مستعد لجمع بيانات موظفيك على منصة واحدة؟ جرّب Entranet مجاناً، بدون الحاجة إلى بطاقة ائتمان .

صفحات ذات صلة:حلول الموارد البشرية · ما هو نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) في الموارد البشرية؟ · كيفية تتبع أداء الموظفين باستخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)؟ · مزايا استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) في الموارد البشرية