ما هي إدارة المخزون والمشتريات؟ وكيف يمكن القيام بها بسهولة؟

هل تعرف بدقة عدد المنتجات الموجودة في مستودعك؟ هل غالبًا ما تتخذ قرارات الشراء بناءً على افتراضك "أعتقد أن الكمية ستكون كافية"؟ إذا كان الأمر كذلك، فأنت لست وحدك. لا تزال العديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم تُدير مخزونها وعمليات الشراء باستخدام جداول بيانات إكسل أو الورق. مع نمو الشركات، تبدأ هذه الطريقة في إثارة المشاكل: يظهر منتج ما على أنه "متوفر" في النظام بينما هو غير موجود على الرف، وتُقدم الطلبات متأخرة، وأحيانًا يتم شراء كميات من البضائع تفوق الحاجة، مما يُبقي الأموال راكدة في المستودع. في هذه المقالة، نشرح بأسلوب مبسط مفهومي إدارة المخزون وإدارة المشتريات، وكيف يُمكن التحكم بهما بسهولة باستخدام أساليب بسيطة، وكيف يُمكن لـ Entranet مساعدتك في هذه العملية.

ما هي إدارة المخزون وإدارة المشتريات؟

إدارة المخزون تعني توفير الكمية المناسبة من البضائع - سواءً كانت سلعًا جاهزة للبيع أو مواد خام للإنتاج - في الوقت المناسب. والهدف بسيط: تجنب تكديس المخزون الزائد وتجميد الأموال في المستودع، وتجنب نفاد المخزون وفقدان العملاء. أما إدارة المشتريات، فهي عملية شراء المواد اللازمة من المورد المناسب، بالسعر المناسب، وفي الوقت المناسب لتحقيق هذا التوازن. في الواقع، هما وجهان لعملة واحدة: أحدهما يُدير ما هو موجود، والآخر يُجدد ما هو ناقص في الوقت المناسب.

لماذا تعتبر إدارة المخزون السليمة مهمة للغاية؟

إذا كان لديك مخزون من المنتجات يفوق حاجتك، فهذا يعني أن أموالك راكدة، ولا يمكنك استثمارها في مكان آخر. أما إذا كان مخزونك منخفضًا، فلن يجد العملاء المنتجات التي يبحثون عنها، وسيتجهون إلى المنافسين. إن إدارة هاتين الحالتين معًا بشكل صحيح باستخدام الجداول والسجلات اليدوية أمر بالغ الصعوبة، لأن البيانات غير محدثة، وتفتقر أقسام المبيعات والمستودعات والمحاسبة إلى معلومات دقيقة، مما يؤدي إلى تأخير اتخاذ القرارات. تؤثر إدارة المخزون السليمة بشكل مباشر على أموالك ورضا عملائك.

أكثر المشاكل شيوعاً التي تواجهها الشركات أثناء عملية الشراء

لا يقتصر الشراء على مجرد "تقديم طلب شراء"؛ بل يشمل خطوات عديدة، منها خلق الطلب، ومقارنة العروض، والحصول على الموافقة، ومتابعة الموردين. ومن أبرز المشاكل التي تواجهها الشركات في هذه العملية ما يلي:

• التأخيرات الناجمة عن معالجة الطلبات والموافقات عبر البريد الإلكتروني أو الورق.
• عدم القدرة على مقارنة العروض من مختلف الموردين بسهولة.
• يتم تقديم طلبات زائدة أو ناقصة بسبب وجود اختلافات بين معلومات الشراء ومعلومات المخزون.
• ليس من الممكن تتبع الموردين الذين يلتزمون بالتسليم في الوقت المحدد والذين يتأخرون باستمرار.

ينشأ العديد من هذه المشاكل من حقيقة أن عملية الشراء لا تتوافق مع معلومات المخزون والمعلومات المالية داخل نفس النظام.

أربع طرق بسيطة لتبسيط تتبع المخزون

لا حاجة لمعادلات معقدة لتحقيق التوازن بين المخزون الزائد والناقص. إليك أربع طرق سهلة التطبيق شائعة الاستخدام في الشركات:

طريقة الحد الأدنى والحد الأقصى (الصندوق المزدوج): تقوم بتحديد حد أدنى وحد أقصى لكل منتج. بمجرد أن تنخفض كمية المنتج عن الحد الأدنى، يتم إنشاء طلب شراء تلقائيًا. هذا يغنيك عن التحقق المستمر من نفاد المنتج.

يعني نظام التوريد في الوقت المناسب (JIT) الحصول على المواد المطلوبة بالضبط، وفي الوقت المناسب. وهذا يقلل من المخزون الزائد وتكاليف التخزين غير الضرورية؛ إلا أنه يتطلب علاقة ثقة مع المورد فيما يتعلق بالتسليم في الوقت المحدد.

تحليل ABC: تقوم بتصنيف منتجاتك إلى ثلاث مجموعات بناءً على أهميتها: المنتجات الأكثر مبيعًا والأكثر قيمة (المجموعة أ) تخضع لمراقبة دقيقة، والمنتجات متوسطة المستوى (المجموعة ب) تخضع لمراقبة عادية، أما المنتجات الأقل مبيعًا (المجموعة ج) فتتمتع بمرونة أكبر. يتيح لك هذا تخصيص وقتك للمنتجات الأكثر أهمية.

تتبع دوران المخزون: يتيح لك معرفة المنتجات سريعة البيع والمنتجات بطيئة البيع. بدلاً من إعادة طلب منتج بطيء البيع، يمكنك تخصيص الأموال لمنتج سريع البيع.

فوائد دمج المخزون والمشتريات في نظام واحد

إن إمكانية الوصول إلى معلومات المخزون والمشتريات في مكان واحد، وفي الوقت الفعلي، توفر فوائد ملموسة لعملك:

• الطلب في الوقت المناسب: يتم تفعيل الطلب تلقائيًا عندما يكون المخزون منخفضًا بالفعل، مما يمنع عمليات الشراء غير الضرورية.
• التحكم في التكاليف: تتم مقارنة عروض الموردين والأسعار التاريخية على شاشة واحدة، مما يسهل اتخاذ القرار الأفضل.
• عملية موافقة شفافة: كل خطوة من الطلب إلى الأمر مرئية، ومن الواضح من وافق عليها ومتى.
• التقارير في الوقت الفعلي: تتوفر معلومات مثل قيمة المخزون وأداء الموردين ومعدل دوران المخزون دائمًا على شاشتك.

كيف يُسهّل نظام Entranet إدارة المخزون والمشتريات؟

مجموعة إنترانت السحابية،   عملية المخزون والشراء   يدمج هذا النظام جميع الخطوات في منصة واحدة؛ فلا حاجة لاستخدام برامج منفصلة. إنه حل إدارة المخزون والمشتريات من إنترانت.   وهو يقدم ما يلي:

بطاقات المخزون: يمكنك إنشاء بطاقات لأنواع مختلفة من المنتجات مثل السلع التامة الصنع، والمنتجات شبه المصنعة، والمواد الخام، وتتبع الكميات المحجوزة من خلال هذه البطاقات.

تعريف المستودعات وعنونة الرفوف غير المحدودة: يمكنك تعريف عدد غير محدود من المستودعات، وتسجيل الرف الذي يوجد عليه كل منتج، وإجراء عمليات جرد المخزون بسرعة باستخدام الرموز الشريطية.

نماذج التحويل وأوامر الشحن: تسجل عمليات نقل المنتجات والشحن بين المستودعات، وتتيح لك عرض الشحنات المفتوحة والمغلقة في قائمة واحدة.

نماذج جرد المخزون: يمكنك نقل نتائج المخزون إلى النظام يدويًا أو عبر برنامج Excel، وإضافة النتائج تلقائيًا إلى المخزون، ومراجعة تقرير فرق السعر.

تقرير قيمة المخزون: اطلع على الفور على القيمة النقدية الحالية لمخزونك بناءً على كميات الشراء والبيع.

إدارة أوامر الشراء: يمكنك إدارة جميع الخطوات بدءًا من إنشاء طلب شراء ومقارنة العروض وحتى تأكيد الطلب وإرساله، كل ذلك من شاشة واحدة.

إدارة علاقات الموردين: تقوم بتقييم الموردين المحتملين وفقًا لمعاييرك المحددة وتضع حدودًا وقيودًا لكل مورد.

الإدارة المتكاملة من الإنتاج إلى المستودع: يتم تتبع مستودع المواد الخام، ومستودع التعبئة والتغليف، ومستودع المنتجات نصف المصنعة، ومستودع المنتجات النهائية بشكل منفصل؛ يمكنك حظر المواد المطلوبة لأمر الإنتاج.

الوصول عبر الهاتف المحمول: حتى عندما لا تكون في المكتب، يمكنك تتبع وإدارة مخزونك وعمليات الشراء على الفور من هاتفك أو جهازك اللوحي.

لماذا تُعدّ شبكة الإنترانت خيارًا مناسبًا للشركات الصغيرة والمتوسطة؟

غالباً ما تتمثل أكبر مخاوف الشركات الصغيرة والمتوسطة في التكلفة والتعقيد. يقدم إنترانت حلولاً للشركات الصغيرة والمتوسطة...   سيجعل هذا عملك أسهل في كلا المجالين:

• أسعار مرنة وفعالة من حيث التكلفة: أنت تدفع فقط مقابل التطبيقات التي تحتاجها، وتقوم بتوسيع النظام مع نمو أعمالك.
• لا يتطلب إعدادًا: نظرًا لأنه قائم على السحابة، فلا توجد تكاليف للخوادم أو الأجهزة أو الصيانة.
• أكثر من 300 تطبيق: بالإضافة إلى إدارة المخزون والمشتريات، يمكنك أيضًا تلبية احتياجاتك في المحاسبة والموارد البشرية وإدارة علاقات العملاء والتجارة الإلكترونية من نفس المنصة.
• التحديثات والدعم التلقائيان: يتم تنفيذ التحديثات وإجراءات الأمان تلقائيًا نيابةً عنك.
• أمان البيانات: تظل بياناتك آمنة بفضل التشفير والنسخ الاحتياطية المنتظمة.
• تجربة مجانية بدون بطاقة ائتمان: يمكنك البدء في استخدام النظام في غضون دقائق من التسجيل.

مثال واقعي: مجوهرات الخواتم

يمكنك أن ترى أن ما وصفناه ليس مجرد نظرية، وذلك من خلال كلمات شركة تستخدم بالفعل شبكة إنترانت: مجوهرات لوفيرينج .   يلخص المدير العام يالتشين أولتشاي تجربة إنترانت على النحو التالي:

"بفضل نظام إنترانت، يمكننا بسهولة وفعالية تتبع جميع العمليات التجارية مثل إدارة علاقات العملاء، وإدارة المخزون، والموارد البشرية، والمحاسبة من نقطة واحدة. علاوة على ذلك، يمكننا إدارة النظام بسهولة عبر الإنترنت من هواتفنا وأجهزتنا اللوحية، حتى عندما نكون خارج المكتب."

هذا دليل حقيقي على مدى سهولة تبسيط إدارة المخزون والمشتريات باستخدام النظام المناسب.

الخلاصة: ابدأ بتبسيط إدارة المخزون والمشتريات اليوم.

تؤثر إدارة المخزون والمشتريات بشكل مباشر على ربحيتك، بغض النظر عن حجم عملك. وتزداد صعوبة إدارة هذه العملية باستخدام جداول بيانات إكسل والأساليب المتفرقة مع نمو أعمالك. لذا، فإن توحيد العملية بأكملها على منصة واحدة - بدءًا من بطاقات المخزون وأوامر الشراء وصولًا إلى تتبع المستودعات وتقييم الموردين - يضمن طلبات في الوقت المناسب، وتكاليف أقل، ورضا العملاء.

يمكنك البدء بتجربة حل إدارة المخزون والمشتريات من Entranet مجاناً الآن؛ يمكنك البدء باستخدامه في غضون دقائق دون الحاجة إلى معلومات بطاقة الائتمان.

جربه مجاناً:   https://www.entranet.com/tr/ucretsiz-dene

استكشف حلولنا لإدارة المخزون والمشتريات:   https://www.entranet.com/tr/cozumler/stok-satin-alma

للحصول على مزيد من المعلومات حول التفاصيل الفنية لعمليات المستودعات، يمكنك أيضًا مراجعة مقالتنا "ما هو نظام إدارة المستودعات (WMS)؟ ما هي مزاياه؟" في فئة استخدام الشبكة الداخلية.