KOBİ’lerin en büyük sıkıntısı genelde “iş yok” değildir. İş vardır; hatta çoğu zaman fazla iş vardır. Sıkıntı, iş büyürken düzenin aynı hızda büyümemesidir. Bir süre sonra satış, teklif, stok, cari, fatura, tahsilat, satın alma… Hepsi ayrı ayrı takip edilmeye başlanır. Excel dosyaları çoğalır, WhatsApp konuşmaları “kayıt” yerine geçer, e-postalar yapılacaklar listesi olur. İşler yürür gibi görünür ama yönetim tarafında herkesin içinde aynı gerginlik vardır: “Bir şeyler kaçıyor.”
Entranet, bu noktada “şirketi yeniden kurun” yaklaşımıyla gelmez. Var olan işleyişi alır, toparlar, aynı bilgiyi herkesin aynı yerden görmesini sağlar. Günün sonunda hedef şudur: İnsanların birbirine sormadan da işi yürütebildiği, yöneticinin rapor beklemeden şirketin durumunu anlayabildiği bir düzen kurmak.
Bu yazıda Entranet’in KOBİ’ler için neden işe yaradığını, “özellik listesi” gibi değil; gerçek hayatta neyi nasıl kolaylaştırdığı üzerinden anlatacağım.
KOBİ’lerde işler neden bir noktadan sonra tıkanır?
İşin başında her şey basittir. Ürün azdır, müşteri sayısı sınırlıdır, ekip küçüktür. Birinin bilgisayarı ana merkez olur; bir Excel dosyası “sistem” gibi çalışır. Bu düzen, ölçek küçükken idare eder.
Sonra şirket büyür. Aynı müşteriyle birden fazla kişi konuşmaya başlar. Teklif sayısı artar. Ürün çeşitlenir. İki depo olur, üç satış kanalı olur. Her yeni ihtiyaç, yeni bir dosya veya yeni bir “geçici çözüm” üretir. Bu çözümler bir süre sonra birbirini bozar:
- Aynı bilgi birden fazla yerde tutulduğu için hangisinin doğru olduğu bilinmez.
- Bir iş bir kez değil, iki-üç kez yapılır (teklif yaz, sisteme geçir, fatura kes, stoktan düş…).
- İşler kişilere bağımlı hâle gelir. Bir çalışan ayrıldığında bilgi de gider.
- “İşi takip etmek” işin kendisinden daha çok zaman alır.
Bu tıkanma, çoğu KOBİ’de aynı şekilde görünür: yoğunluk artar, stres artar, hata artar. Entranet’in yaptığı şey tam burada değer üretir: parçalı işleri tek bir çizgiye sokmak.
Entranet’i KOBİ açısından düşünmenin doğru yolu
Entranet’i “sadece ERP” diye düşünmek KOBİ için bazen yanlış beklenti yaratır. Çünkü KOBİ’nin temel ihtiyacı çoğu zaman devasa bir kurumsal sistem değil; dağınıklığın toparlanmasıdır. Entranet’in kıymeti, çok sayıda modülü tek bir platform içinde birleştirebilmesinde ve bu modüllerin birbirini beslemesinde.
Sistemi şöyle hayal et:
Satış tarafında bir işlem yapıldığında bunun stok ve cari üzerindeki etkisi otomatik olarak görünür hâle geliyor. Satın alma tarafında atılan bir adım depo tarafını etkiliyor. Finans tarafı “sonradan girilen” bir kayıt olmaktan çıkıp işin doğal devamı oluyor. İşin ritmi hızlandığında bile ipler kopmuyor.
Entranet ile satış süreci nasıl daha yönetilebilir hâle gelir?
KOBİ’lerde satış genellikle “iyi giden günlere” dayanır. Satışçı güçlüdür, müşteriyle ilişki iyidir, iş yürür. Ama şirket büyüdüğünde şu sorunlar başlar:
- Hangi müşteriye ne teklif verildiği net değildir.
- Görüşmeler kişilerin mesaj kutusunda kalır.
- Takip yapılmadığı için fırsatlar soğur.
- Müşteri aradığında “en son ne konuşmuştuk?” sorusu çıkar.
Entranet’in satış tarafında sağladığı en büyük avantaj, satış sürecini “kişisel takip” olmaktan çıkarmasıdır. Müşteriyle ilgili bilgilerin, tekliflerin, satış adımlarının daha düzenli tutulması; müşteri geçmişinin herkes tarafından görülebilmesi; satışın süreklilik kazanması… Bunlar pratikte şunu sağlar: Satış iyi gittiğinde de kötü gittiğinde de yönetim elinde veri olur.
Satış süreci oturduğunda, teklif hazırlama ve takip işi “akılda tutulan” bir şey olmaktan çıkar. Bu, KOBİ’lerde direkt rahatlama getirir.
Finans ve Muhasebe: Nakit Akışını Kaybetmeyin
Birçok işletmede teklif ayrı yerde hazırlanır, sipariş ayrı yerde takip edilir, fatura başka bir sistemde kesilir. Bu kopukluk, hatayı da beraberinde getirir: yanlış fiyat, yanlış miktar, yanlış stok, yanlış vade…
Entranet’te ideal senaryo şudur: Tekliften başlayan süreç, siparişe ve faturaya daha kontrollü şekilde taşınır. Aynı verinin tekrar tekrar girilmesi azalır. İnsan hatası azaldıkça müşteriyle yaşanan sürtüşme de azalır.
Burada kazanılan şey “otomasyon” kelimesinden daha basittir: işin akışı kesilmez. KOBİ’lerde büyük değer budur.
Stok ve depo tarafında Entranet’in fark yarattığı yer
Stok sorunları KOBİ’lerin kârlılığını sessizce yer. “Stok tutmuyor” cümlesi basit görünür ama arkasında çok pahalı şeyler vardır:
- Yanlış stok yüzünden kaçan satış
- Fazla stok yüzünden bağlanan para
- Sayım farkları yüzünden kaybolan güven
- Depo–satış kavgası (“Ben verdim”, “hayır eksik verdin”)
Entranet ile stok hareketlerini daha düzenli takip edebildiğinde şu değişir: Stok, depoda “varmış gibi” değil, gerçekten var olduğu hâliyle görünür. Ürün giriş-çıkışları kayıt altına alındıkça sayım sürprizleri azalır. Depo bir “kara kutu” olmaktan çıkar.
Depo sayımı, sadece “yıl sonu eziyeti” olmaktan çıkar; şirketin sağlığını gösteren bir kontrol noktası hâline gelir.
Satın alma süreçlerini yönetin
KOBİ’lerde satın alma çoğu zaman acildir. Bir şey biter, birisi fark eder, hemen alınır. Bu yöntem kısa vadede hızlıdır ama uzun vadede maliyetlidir: yanlış alım, pahalı alım, gereksiz stok.
Entranet’in satın alma tarafındaki temel katkısı, satın alma kararlarını daha planlı hâle getirebilmesidir. Ürün ihtiyacını, stok durumunu ve talep akışını daha net görmek; satın almayı “fark edince” değil “gerektiği gibi” yapmak demektir.
Plan arttıkça stres azalır. Bu kadar basit.
Cari hesap ve tahsilat tarafında netlik
KOBİ’lerde tahsilat iyi yönetilmediğinde şirket “kârlı görünüp” nakitsiz kalabilir. Cari hesaplar güncel değilse, kimden ne alınacağı, kime ne ödeneceği bulanıklaşır. Bu da hem finans hem ilişkiler tarafında sıkıntı çıkarır.
Entranet, cari hesap takibini işin içine daha doğru yerleştirdiğinde, tahsilat “sonradan hatırlanan” bir konu olmaktan çıkar. Borç-alacak görünür olur, vade yaklaşırken sürpriz yaşanmaz.
KOBİ’nin rahat nefes alması çoğu zaman burada başlar: nakdi bilmek, riski bilmek, sınırı bilmek.
Finans ve raporlama: “Bir tablo gönder” dönemini kapatmak
Yöneticiysen muhtemelen şunu yaşamışsındır: “Bana satış raporunu atar mısın?”, “Stok durumunu çıkarır mısın?”, “Bu ay ne kadar tahsilat var?”
Bu soruların cevabı her seferinde birinden bir şey istemeyi gerektiriyorsa, iş zaten yavaştır.
Entranet’in güçlü tarafı, raporu “birinden istemeyi” gereksiz hâle getirmesidir. Yönetici, temel göstergeleri daha hızlı görebildiğinde iki şey olur: karar hızlanır, tartışma azalır. Çünkü herkes aynı veriye bakar.
İnsan Kaynakları ve ekip içi düzen
KOBİ’lerde İK süreçleri çoğu zaman parça parçadır: izin takibi bir yerde, masraf formu başka yerde, duyurular WhatsApp’ta… Entranet’in bu alanlardaki yaklaşımı, ekibin iç düzenini daha sakin hâle getirmektir.
İzinler, talepler, masraflar, duyurular gibi konular netleştiğinde ekip içi sürtüşme azalır. “Ben söylemiştim”, “bana gelmedi”, “kim onayladı” gibi cümleler daha az duyulur.
Intranet ile içeride iletişimi toparlamak
Büyüyen şirketlerde iletişim dağılır. Herkes bir şeyler konuşur ama ortak bir “şirket hafızası” oluşmaz. Duyuru kaybolur, prosedür unutulur, yeni gelen personel her şeyi sorarak öğrenir.
Intranet yaklaşımı burada işe yarar: şirket içi bilginin tek yerde durması, ekiplerin aynı yerden güncel bilgilere ulaşabilmesi, duyuruların kayıt altında kalması… Küçük şeyler gibi görünür ama düzen hissini ciddi biçimde güçlendirir.
Entranet kimlere daha çok uyar?
Entranet özellikle şu profillerde güçlü sonuç verir:
- Excel’le yürütüp artık yetişemeyen işletmeler
- Satış, stok ve cari tarafında tutarsızlık yaşayan şirketler
- Aynı işi tekrar tekrar yapmaktan yorulan ekipler
- Yönetici olarak net rapor görmek isteyen ama rapor peşinde koşmak istemeyenler
- Büyümeyi hedefleyen, büyürken düzeni kaybetmek istemeyen KOBİ’ler
Son söz: KOBİ’nin ihtiyacı “büyük sistem” değil, netlik
Entranet’in KOBİ’ler için asıl vaadi “harika özellikler” değil. Netlik.
Şirket içinde bilgi dolaşmasın, bir yerde dursun. İş tekrar edilmesin, akış otursun. Yönetici tahminle değil veriye bakarak karar versin.
Bir KOBİ’nin gün sonunda istediği şey budur:
Daha az karmaşa, daha az stres, daha çok kontrol.
