The Quotations application is a software that allows users to prepare quotations for products or services, send them to customers, and track the status of quotations. This application is designed to simplify the process of creating, editing, sending, and managing quotations.

The Offers application allows users to quickly and professionally prepare offers for products or services, communicate them to customers, and streamline the process by tracking the status of each offer.

• It enables users to quickly create and customize quotes.
• It presents proposals in a professional manner.
• It allows offers to be delivered directly to customers through the application.
• It simplifies tracking the status of offers (approved, rejected, pending).
• It saves time and boosts efficiency by speeding up the offer preparation process.
• It ensures all quotes are neatly stored and easily accessible.
• It provides the ability to collect and analyze customer feedback.
• It allows performance analysis by generating statistics and reports on offers.

It is the home page of the Offers application.

Bids are divided into eight categories: Open Bids, Closed Bids, Uncertain, Won, Lost, Cancelled Bids, All Bids, and Deleted Bids.

Open Offers

This screen displays open offers. Stages are added to Open Offers through the settings, showing the status of each offer as Pending, In Process, Won, Lost, or Cancelled.

Open Offers including No , Supplier , Customer , Subject , Prepared by , Stage / Status , Source, Registration Date , Offer Date, Update Date , Delivery Date, Last date for submission of offer, Stage Remaining Days, Offer Remaining Days, Quantity and Price information are listed in a table.

Closed Bids

On the Closed Bids screen, No , Supplier , Customer , Subject , Prepared by , Stage / Status, Source , Registration Date , Offer Date , Update Date , Delivery Date , Last Date to Submit Offer , Closing Date, Cancellation Date , Stage Remaining Days, Offer Remaining Days, Amount, Price information is listed in table form.

Uncertain

On the Uncertain Offers screen, No , Supplier , Customer , Subject , Prepared by Source , Recording Date , Closing Date , Quantity , Price information is listed in a table.

Won

On the Won Offers screen, No , Supplier , Customer , Subject , Preparer , Source , Record Date , Closing Date , Quantity , Price information are listed in a table.

Lost

On the Lost Offers screen, No , Supplier , Customer , Subject , Preparer , Source , Record Date , Closing Date , Quantity , Price information are listed in a table.

Cancelled Offers

On the Canceled Offers screen, No , Supplier , Customer , Subject , Preparer , Source , Record Date , Cancellation Date , Quantity , Price information are listed in a table.

All Offers

All Offers screens include No , Supplier , Customer , Subject , Prepared by , Stage / Status, Source , Registration Date , Offer Date , Update Date , Delivery Date , Last Date to Submit Offer , Closing Date, Cancellation Date , Stage Remaining Days, Offer Remaining Days, Amount, Price information is listed in table form.

Deleted Offers

On the Deleted Offers screen, No , Supplier , Customer , Subject , Preparer , Source , Record Date , Delete Date , Quantity , Price information are listed in a table.

This screen displays the categories. Depending on the company’s preferences, the Offers application can be managed by category. Categories are defined in the settings menu.

On the categories screen, a table lists the following information: No, Supplier, Customer, Subject, Prepared by, Stage/Status, Source, Record Date, Quantity, and Price.

Templates are divided into two categories: Offer Templates and Group Templates.

Single Templates

The Offer Templates screen includes Subject / Description and Price information.

Group Templates

The Group Templates screen includes Subject / Description, Price information.

This is the screen where analyses are displayed.

On the analysis screen, Stages , Number of Products , Price , VAT , Total Amount information is listed in a table.

The settings document can be accessed via the relevant menu.
Please click for related content.

This is the screen where the offer record is defined.

To create a quote record, the following information is entered: Supplier, Customer, Quote No, Probability of Realization, Quote Category, Source, Quote Language, Subject, Description, Date Information, Delivery Features, Price Settings, Copyright Item Settings, Fields to be Displayed, Fixed Fields, and Feature Sets. Once all details are completed, the record is saved by clicking the Save button.

This is the screen where summary information about the offers is displayed.

The Summary screen displays Company Information, Offer Details, Description, Transaction Date Information, Offer Items, Current Account Status, Payment Plan, Conditions, Fixed Fields, and Basic Components Summary.

In the Operations menu, you can perform tasks such as Creating a Copy, Exporting to an Excel Template, Creating a Revision, Saving as a Template, Saving as a PDF, Deleting a Record, Closing an Offer, or Canceling an Offer.

Using the transfer menu, offers can be converted to Proforma, Order, Delivery Note, or Invoice.

You can update the offer stage to Pending, Won, Lost, or Canceled through the Stages menu.

The Proposal Document is prepared.

On the editing screen, you can modify the following information: Supplier, Customer, Offer No, Probability of Realization, Offer Category, Source, Channel, Offer Language, Subject, Offer Preparer, Description, Date Information, Delivery Features, Price Settings, Offer Item Settings, Fields to Be Displayed, Fixed Fields, and Feature Sets.

This is the screen where the offer items are displayed.

On the offer items screen, Product Code, Product Name, and Product Code/Name information are listed. A product can be added by clicking the 'Add New' button, while products can be quickly added using the 'Quick Add' button. In the Operations menu, tasks such as Add New Group, Copy Group, Transfer to Excel, Re-Update Item Prices, and Add Bulk Products can be performed.

This is the screen where Single Groups are displayed.

In the single groups screen, Group Name, Test Parameter, Parameter, Unit Price, Quantity, Total Amount information is listed.

On the Discounts screen, Customer Discount and Invoice Sub-Discount settings are made and saved.

Parameter settings are made and saved on the Parameters screen.

Rule settings are made and saved on the rules screen.

This is the screen where the stage dates are set.

Stage, Date, Stage Change Date information is updated on the Stage Dates screen. The Date , Transaction Performer , and Transaction Date information is included in the Transaction Records table.

Fixed Fields are divided into five categories: Salutation/Presentation, Payment Plan, Terms, and Fixed Field. These fields can be customized according to the company’s preferences in the Settings menu.

Title and Presentation Text information is edited on the Salutation/Presentation, Payment Plan, Terms, Fixed Field screens.

The Feature Set Data screen displays Enterprise websites.

The Offer Files are displayed.

The Offer File screen includes details such as Order, Page Definition, Page Title, and Edit information. A new Offer File can be added by clicking the 'Add New' button. In the top menu, you can preview the file, load Default Pages, and create the document.

This is the screen where revisions are displayed.

On the Revisions screen, No , Proposal No , Subject / Description , Revision Made by / Date, Price information is included.

This screen displays the metadata fields, which can be imported using Excel.

Metadata fields Keyword and Value information is entered. After all operations are completed, it is saved by pressing the Save button.

Settings are customized by selecting the settings to be used according to the company's preference from the General Settings menu.

The application color is saved by selecting the preferred option.

Payment Plan Settings include:

• Default Payment Plan
• Discount Deduction Amount for Term Payments
• Discount Type for Deductions

Offer Details Features:

• The day is set for the offer.
• Stages can be defined using the Stage Feature.
• Status stages can be added via the Status Property.
• Dates can be entered according to the stage.
• Delivery specifications are displayed.
• Product images are shown.
• Total weights and volumes are displayed.
• Quantity details are provided.
• The current balance is shown.
• Expense analysis can be performed using the General Expense feature.
• Rules can be set for uniqueness.
• Suppliers are identified using the Supplier feature.
• Offers can be generated through the Business Partner.
• The Indicator Feature can be utilized.
• Offer files are added through the Offer File option.
• Analysis is conducted using the Analysis Feature.
• Related persons are identified via the Related Person Feature.
• Relationships between applications are established using resources from the Orders application.
• A distinguishing feature for projects is added through the Project Code.
• Feature Sets are available for customization.

Metadata Settings

• Metadata can be applied in quote forms.
• Metadata can be used for individual items.
• Item parameters can be saved as metadata.

Product Parameters

• Products are categorized using product parameters in quote items.

How to Use the Offer

• Offers can be separated by company.
• Offers are organized by sales representatives, ensuring each representative can only view the offers for their assigned customers.
• The Customer Representatives feature is available.
• Offers can be defined separately for each branch.
• Customers eligible for bidding can be filtered based on the following: those marked as "Offerable," those marked as "No bid," or all customers.
• Restrictions can be set in the "Limits and Blocking" menu in the Clients application.
• Blocked customers can be displayed.
• Offers can be sorted by Offer No, Subject, Offer Date, Customer, or Price.

Advanced Bidding Features

• The group feature can be used for quote items. Group colors can be set via the "Group Color Settings" page in the side menu.
• Within groups, "Rules" can be set as mandatory.

This is the screen where the language options settings are displayed.

Multilingual support can be selected as Enabled or Disabled.

The available languages are Turkish, English, French, or Arabic.

The default language is selected and saved.

This is the screen where the discount settings are displayed.

It ensures that product discounts are valid in offers by applying item-level discounts.

When adding a new product using Brand Discount, it allows the use of any applicable brand-specific discounts for that product. (This is also an item-level discount.)

By applying customer product/service discounts, it automatically retrieves the discount amount based on the product type (product or service) when a new product is added. (This is an item-level discount.)

Customer product/service discounts are applied to ensure that any customer-specific discounts are valid in offers.

By using business partner discounts, it ensures that discounts defined for business partners (such as dealers, services, or suppliers) are valid in offers.

Under-invoice discounts can be specified using the under-invoice discount feature.

Discounts can also be applied to the shipping fee, ensuring that both business partner and invoice discounts are applied to shipping.

The 'Use Total Discount' feature allows multiple discounts to be combined and applied to the bid amount (e.g., 50% + 20% = 70% total discount). If this option is not selected, discounts are applied sequentially (e.g., 50% followed by 20%, resulting in a 60% discount).

Aşama Tanımları

Teklif aşamaları için tanımlar oluşturulur. Bu aşama tanımları teklifin hangi aşamada olduğunu göstererek proje takibini kolaylaştırır.

Beklemede aşamasında teklif kapatılabilir / iptal edilebilir.

İşlemde aşamasında teklif siparişe aktarılamaz.

Kazanıldı aşamasında teklif kapatılabilir / iptal edilebilir.

Kaybedildi aşamasında teklif kapatılabilir / iptal edilebilir.

İptal Edildi aşamasıdır. 

Aşama Tanımları ekranında Renk, Aşama Adı ve özellikler listelenir.

Yeni Aşama Ekle tuşuna basarak aşama eklenir.

Aşama tanımı eklemek için Aşama Bilgisi ve Aşama Seçenekleri bilgileri girilir. Tüm İşlemler tamamlandıktan sonra Kaydet tuşuna basarak kaydedilir. 

Durum Tanımları

Aşamalar altında durum tanımları oluşturulabilir.

Proje aşamalarının kolaylıkla hangi durumda olduğu görülür. Aşamanın üstüne başara düzenleme yapılabilir. 

Yeni Durum Ekle tuşuna basarak durum eklenir.

Durum eklemek için  Genel Bilgiler sayfası açılır. Aşama, Durum Başlığı, Açıklama, Sıra bilgileri eklenerek yeni durum tanımlanır.Tüm işlemler tamamlandıktan sonra Kaydet tuşuna basarak kaydedilir.

Ödeme Şekilleri

Ödeme Şekilleri ekranında No,Ödeme Şekli bilgileri yer alır.

Yeni Ekle tuşuna basarak Ödeme Şekli eklenir. 

Ödeme Şekli eklemek için Başlık ve Sıra bilgisi girilir. Tüm işlemler tamamlandıktan sonra Kaydet tuşuna basarak kaydedilir.

Teslimat Şekilleri

Teslimat Şekilleri ekranında No, Teslimat Şekli bilgileri yer alır.

Yeni Ekle tuşuna basarak Teslimat Şekli eklenir. 

Teslimat Şekli eklemek için Başlık ve Sıra bilgisi girilir. Tüm işlemler tamamlandıktan sonra Kaydet tuşuna basarak kaydedilir.

Teslimat Yerleri

Teslimat Yerleri ekranında No, Teslimat Yeri bilgileri yer alır.

Yeni Ekle tuşuna basarak Teslimat Yeri eklenir. 

Teslimat Yeri eklemek için Başlık ve Sıra bilgisi girilir. Tüm işlemler tamamlandıktan sonra Kaydet tuşuna basarak kaydedilir.

Teklif Konu Başlıkları

Teklif Konu Başlıkları ekranında No, Teslimat Yeri bilgileri yer alır.

Yeni Ekle tuşuna basarak teklif konu başlığı eklenir. 

Teklif Konu Başlıkları eklemek için Başlık ve Sıra bilgisi girilir. Tüm işlemler tamamlandıktan sonra Kaydet tuşuna basarak kaydedilir.

Sabit Alanlar

tekliflere eklenmesini istenilen sabit alanlar oluşturulabilir; örneğin "Ödeme Planı" veya "Şartlar" gibi. Bu alanlara yazılan metinleri, her bir teklifin detayında o teklife göre değiştirmek mümkündür.

Sabit Alanlar ekranında No, Alan Etiketi, Alan Başlığı bilgileri yer alır. 

Yeni Ekle tuşuna basarak sabit alan eklenir. 

Yeni Alan eklemek için Alan Etiketi, Sıra, Alan Başlığı, Alan Metni bilgileri girilir. Tüm işlemler tamamlandıktan sonra Kaydet tuşuna basarak kaydedilir.

Özellik Setleri

Özellik Setleri ekranında Sıra, Başlık bilgileri yer alır. 

Yeni Ekle tuşuna basarak özellik setleri eklenir. 

Özellik Seti eklemek için Başlık, Etiket, Sıra bilgisi girilir. 

Hitap / Sunuş

Hitap/Sunuş ekranında Başlık, Sunuş Metni bilgileri girilir. Tüm işlemler tamamlandıktan sonra Kaydet tuşuna basarak kaydedilir.

Parametreler

 Parametreleri ekranında No, Parametre Adı, Anahtar Kelime, Veri Türü bilgileri tablo halinde listelenir.

Yeni Ekle tuşuna basarak parametre eklenir. 

Parametre eklemek için Parametre Adı, Anahtar Kelime, Sıra Veri Türü (veti türü kendi içinde 6 maddeye ayrılır.) bilgileri girilir.

Veri Türü; Tam Satırlı Metin, Çok Satırlı Metin , Çoktan Seçmeli Metin (radio), İşaret Kutusu (checkbox), Açılır Menü (combo), Konum bilgileri girilir.Tüm işlemler tamamlandıktan sonra Kaydet tuşuna basarak kaydedilir.

Grup Parametreleri

Grup  Parametreleri ekranında Sıra, Parametre Adı, Parametre Detayı, Düzenle bilgileri yer alır. 

Yeni Ekle tuşuna basarak parametre eklenir. 

Grup Parametresi eklemek için Parametre Adı, Anahtar Kelime, Sıra, Sıra Veri Türü (veti türü kendi içinde 6 maddeye ayrılır.) bilgileri girilir.

Veri Türü; Tam Satırlı Metin, Çok Satırlı Metin , Çoktan Seçmeli Metin (radio), İşaret Kutusu (checkbox), Açılır Menü (combo), Konum bilgileri girilir.Tüm işlemler tamamlandıktan sonra Kaydet tuşuna basarak kaydedilir.

Resim Boyut Ayarları

Resim Boyutları;  Tırnak Resim, Orta Resim ve Büyük Resim olmak üzere üçe ayrılır. Boyut ayarları yapılarak kaydedilir.

Teklif Kategorileri

Teklif Kategorileri ekranında Sıra, Başlık, Düzenle bilgileri yer alır. 

Yeni Ekle tuşuna basarak Teklif Kategorisi eklenir. 

Teklif Kategorisi eklemek için Başlık ve Sıra bilgisi girilir. Tüm işlemler tamamlandıktan sonra Kaydet tuşuna basarak kaydedilir.

Kaybetme Nedeni

Kaybetme Nedeni ekranında Sıra, Başlık, Düzenle bilgileri yer alır. 

Yeni Ekle tuşuna basarak Kaybetme Nedeni eklenir. 

Kaybetme Nedeni eklemek için Başlık ve Sıra bilgisi girilir. Tüm işlemler tamamlandıktan sonra Kaydet tuşuna basarak kaydedilir.

Sipariş Kaynakları

Kaynak tanımları görüntülenir ve düzenlenir. 

Yeni Ekle tuşuna basarak Sipariş kaynağı eklenir. 

Kaynak Tanımı eklemek için Başlık, Etiket, Kaynak Tipi bilhileri girilir. Tüm işlemler tamamlandıktan sonra Kaydet tuşuna basarak kaydedilir.

Group Settings are divided into five groups: Group Color Settings, Quote Item Column Settings, Rules, and Rule Types.

Group Color Settings

Group color setting is made. A row is added by pressing the Add New Row button . Color is added to the added row and saved.

Quotation Item Column Settings

Order, Column Heading, Column Definition, Width (cm) , Alignment information is included. Width (cm) and Alignment settings are made and saved.

Rules

The Rules list screen includes Order and Title information.

Click the Add New button to add a rule.

To add a rule, enter the Rule/Option Name, Type, Rule Type, and Order information.

Rule Types

The Rule Type screen includes Order, Title, Edit information.

Click the Add New button to add a Rule Type.

To add a Rule Type, enter the Title and Order information.

File Settings are divided into three: File Settings, Excel Settings, PDF Settings.

File Settings

On the File Settings screen , Order, Page Description , Page Title, Contains edit information.

The page is added by pressing the Add New button.

To add a page, enter the Page Description, Page Title Color, and Order information.

Excel Settings

Excel Header and Footer settings are made on the Excel Settings screen.

PDF Settings

PDF Header settings are made on the PDF Settings screen.

Product Settings; Product Restrictions, Product Application Settings, Application Products information is listed.

Product Restrictions

General settings are made and saved.

Product Application Settings

Product application settings are made and saved.

Application Products

Additional features that can be applied to products when ordering are defined on this screen.

Click the Add New button to add a Location Product Application .

To add a Location Product Application , Application Name, Label, Description, Order information is entered. After all operations are completed, it is saved by pressing the Save button.

Signature Fields are divided into two as Turkish and English. Fields are saved by filling them in.

Default Metadata Definitions are divided into two: Offer General Metadata and Offer Item Metadata.

Offer General Metadata

On the Offer General Metadata screen, Keyword and Options information is entered.

Offer Item Metadata

On the Offer Item Metadata screen, Keyword and Options information is entered.

Excel Templates

The Excel Templates screen contains the Template Name and Default information.

The Excel template is added by clicking the Add New button.

To add an Excel Template, enter the Title and Description information. Select the file and upload it.

Automatic Numbering allows a certain field to automatically increase with each new record.

Fill in the Prefix and Suffix fields as desired or leave them blank.

Give a starting value to the Auto-Increment Number field. For example, if you give 1000, the following numbers will go as 1000, 1001, 1002...

When a value is entered, a preview is displayed on the right for information purposes.

Having certain authorities in the company is an important element that increases organizational efficiency and workflow. Authorization ensures a clear distribution of tasks and responsibilities.

On the Authorized Users screen, users are given the required authorizations and saved.

Kişisel Ayarlar, kullanıcının bir yazılım veya platform üzerindeki deneyimini özelleştirmesine olanak tanıyan bir modüldür. Bu tür bir uygulama, kullanıcının kendi tercihlerine göre çeşitli ayarları yapılandırabilmesini sağlar. 

 Teklifler uygulamasını özelleştirmek için Listeleme Ayarları ve Sütunlar ayarları yapılır. 

Listeleme Ayarları

Detay Gösterim Yöntemi;  Sekme veya Popup seçilir. 

Varsayılan Takvim Filtresi; Günlük, Haftalık, Aylık, Senelik veya Tümü olarak seçilir. 

Varsayılan Tarih Filtresi; Teklif Tarihi, Kayıt Tarihi,Güncelleme Tarihi, Teslimat Tarihi veya Teklifin Vereceği Son Tarih seçilir. 

Sayfalamada Kayıt Sayısı; 25, 50, 100, 250 veya 500 olarak seçilir. 

Sütunlar 

No

Müşteri

Konu

Hazırlayan

Aşama / Durum

Kaynak

Aşama Kalan Gün

Teklif Kalan Gün

Miktar

Fiyat

Kayıt Tarihi

Teklif Tarihi

Güncelleme Tarihi

Teslimat Tarihi

Teklifin Verileceği Son Tarih

Kapatma Tarihi

İptal Tarihi

Silinme Tarihi

Yukarıda listenenen sutün maddeleri tercihe göre seçilerek kaydedilir. 

Filtreleme ayarları, bir sistemde veya uygulamada  belirli kriterlere göre verileri sınıflandırmak için kullanılır. Bu ayarlar, kullanıcıya yalnızca ilgili veya uygun içerikleri sunmaya yardımcı olur. 

Filtreleme ayarları ekranında Tarih Aralığı, Meta Data Anahtarı, Gerçekleşme Olasılığı, Müşteri Temsilcisi, Satış Temsilcisi, Teklifi Hazırlayan, Teklif Kategorisi, Müşteri Grubu, Müşteri Grubu, Müşteri Kategorisi, Parametre, Seçenekler, Aşama, Kaynak, Kanal, Konu alanları seçilerek filtreleme yapılır.

Sıralama; Teklif No, Konu, Teklif Tarihi, Düzenleme Tarihi, Düzenleme Tarihi, Müşteri veya Fiyat alanları seçilerek filtreleme yapılır.